Plantilla para reuniones individuales

Los grandes gerentes fomentan una cultura de confianza en sus equipos. Pero para crear una cultura en la que todos los miembros del equipo se sientan cómodos abriéndose y compartiendo sus opiniones sin problemas, necesitas contar con un espacio seguro que fomente ese tipo de conversaciones. Las reuniones individuales son el mejor lugar para esto.

¿Qué son las reuniones individuales?

Una reunión individual es una reunión privada entre dos miembros del equipo, generalmente entre un gerente y su subordinado directo, donde se puede compartir actualizaciones sobre el estado de un proyecto, revisar los objetivos profesionales y compartir comentarios o preguntas.

Si aún no lo has hecho, programa reuniones individuales recurrentes con cada uno de tus subordinados directos para repasar lo que sucedió la semana pasada y lo que sucederá la próxima semana. Lo ideal es poder programar estas reuniones semanal o quincenalmente para que tus empleados sepan que tienen tiempo dedicado para estas reuniones en su calendario.

Pasamos tanto tiempo buscando personas con grandes talentos, que vale la pena ayudarlas a crecer y convertirse en su mejor versión.”

¿Qué es una plantilla para reuniones individuales?

Las reuniones individuales son fundamentales, pero sin una estructura y una agenda claras, estas reuniones a veces pueden parecer una pérdida de tiempo. Para asegurarte de que tú y tu subordinado directo aprovechen al máximo su tiempo juntos, necesitas contar con un espacio donde puedas compartir las agendas de reuniones y capturar las acciones pendientes.

Aquí es donde entra en juego la plantilla para reuniones individuales. Nuestra plantilla te facilita la configuración y el seguimiento de los temas que quieres tratar con cada uno de tus empleados, el seguimiento de las acciones pendientes que surgieron de la reunión y el seguimiento del desarrollo profesional a largo plazo o de los objetivos profesionales. Luego, puedes duplicar esta plantilla para crear un espacio individual y privado dedicado para cada subordinado directo.

Con las plantillas para reuniones individuales, puedes:

• Dar seguimiento a las acciones pendientes con responsables y fechas de entrega

• Dar seguimiento a los objetivos a largo plazo orientados al desarrollo profesional

• Intercambiar comentarios asincrónicos para ayudar a tus empleados a actuar más rápido en el trabajo

• Dar rápidamente a los empleados nuevos una base de operaciones

• Planificar con anticipación los puntos a tratar en la reunión

• Simplificar la colaboración, especialmente para equipos remotos

• Dar seguimiento a las preguntas que surgieron en la reunión

Consejos para usar un proyecto de reuniones individuales

Tu plantilla para reuniones individuales es solo el comienzo. Una vez que hayas actualizado la plantilla con las secciones y categorías que deseas tratar, duplica la plantilla para cada subordinado directo.

A continuación te mostramos cómo puedes usar tu proyecto de reuniones individuales:

• Agrega temas durante la semana y anima a tu empleado a hacer lo mismo. Esto puede ayudarlos a definir con anticipación la agenda de la próxima reunión individual y asegurarte de no pasar por alto ningún tema de alta prioridad. 

• Durante la reunión, recomendamos tener el proyecto abierto para hacer un seguimiento de los temas a tratar y capturar las acciones pendientes que surjan. Haz que tus reuniones semanales sean concretas, significativas y productivas tanto para ti como para tus subordinados directos.

• Construye una base de operaciones para las preguntas, objetivos y flujos de trabajo de tus subordinados directos. Tu proyecto individual debe ser un espacio privado para que tú y tus empleados colaboren. 

• Comparte actualizaciones de estado y obstáculos en tiempo real y de forma asíncrona. Esto puede ayudarte a dar seguimiento a las iniciativas de los empleados sin caer en la microgestión. Revisa lo que hizo tu empleado durante la semana anterior para ayudarlo a comprender dónde puede mejorar.

• Comparte comentarios constructivos con regularidad para evitar sorpresas durante las revisiones más importantes. Asegúrate de que tu empleado reciba suficientes comentarios, tanto positivos como constructivos, para que pueda crecer y mejorar en su rol.

• Usa tu proyecto para dar seguimiento a los objetivos a largo plazo orientados al desarrollo profesional. Esto no solo sirve como una forma de recordarte a ti y a tu subordinado directo cuáles son sus objetivos profesionales, sino que también sirve como una referencia para cuando se realizan las revisiones de desempeño.

• Guardar información de referencia, documentos y objetivos en un solo lugar.

¿Qué debo incluir en la plantilla para reuniones individuales?

La plantilla para reuniones individuales debe incluir:

• Una sección para los temas a tratar durante la reunión

• Una sección para las preguntas asincrónicas

• Una forma de capturar las acciones pendientes

• Una forma de dar seguimiento a los objetivos a largo plazo orientados al desarrollo profesional

• Un lugar para guardar recursos y referencias

Funciones integradas

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para poder alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo puedan ver fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Pero si conectas los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación, convirtiéndose así en material que puedes ver y buscar. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

• Loom. Los videos de Loom son útiles para agregar personalidad, contexto y claridad al resumen de tu proyecto. Puedes incorporar fácilmente los videos de Loom para explicar tu proyecto, definir las expectativas y destacar los hitos clave. Los mensajes por video de Loom realzan el trabajo y suman contexto para que tu equipo se adapte más rápido al ritmo del proyecto. Lo mejor de todo es que tu equipo puede mirar los videos sin abandonar Asana.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

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