Plantilla para plan de implementación

Digamos que quieres renovar tu baño. ¿Cómo lo abordarías? Probablemente no empezarías de inmediato sin un plan establecido; esa es la receta perfecta para obtener pisos inundados y una reparación costosa. En cambio, es probable que, antes de comenzar, pienses en todas las acciones que debes llevar a cabo para convertir tu antiguo baño en uno nuevo.

Los objetivos comerciales son muy parecidos a eso. Para alcanzarlos, necesitas una comprensión detallada de los pasos que te llevarán de principio a fin. Dependiendo de tu objetivo, planificar todos los pasos puede parecer una gran tarea. Ahí es donde entran en acción las plantillas para plan de implementación.

¿Qué es un plan de implementación?

El plan de implementación es una guía paso a paso que describe todos los pasos o acciones que tú y tu equipo deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo comercial: una idea con un resultado alcanzable. Estos planes te ayudan a determinar el qué y el cómo de tu objetivo para que puedas dividirlo en pasos prácticos y alcanzables. Además, los planes de implementación resaltan quién es responsable de cada tarea y cuándo debe entregarla, para que puedas estar seguro de que todos los miembros de tu equipo están en sintonía y son responsables.

Debes crear tu plan de implementación del proyecto durante la fase de planificación, antes de comenzar tu iniciativa (también conocido como el proyecto o plan de acción diseñado para lograr tu objetivo específico). Lee nuestro artículo para obtener más información sobre cómo crear un plan de implementación.

¿Qué es una plantilla para plan de implementación?

Una plantilla para plan de implementación es un recurso reutilizable que puedes usar como punto de partida para identificar qué pasos debes seguir para alcanzar tus objetivos. Las plantillas digitales para plan de implementación te ayudan a visualizar y dar seguimiento a cada paso que debes llevar a cabo para lograr tu objetivo, y como son reutilizables, puedes usarlas para trazar un proceso que te permita alcanzar objetivos similares en el futuro. Y eso significa menos tiempo dedicado a los pormenores del trabajo, algo que desde nuestro punto de vista siempre es beneficioso.

Cómo usar una plantilla para plan de implementación

Una vez que has creado tu plantilla para plan de implementación de referencia, usarla es fácil. Simplemente puedes duplicar la plantilla al comienzo de cada iniciativa y luego completar la información necesaria para lograr ese objetivo específico.

Para comenzar, echemos un vistazo a lo que debes incluir en tu plantilla básica para plan de implementación.

Qué incluir en una plantilla para plan de implementación

Tu plantilla para plan de implementación de referencia servirá como hoja de ruta para todos tus objetivos similares en el futuro. El hecho de que sea reutilizable es clave, así que piensa en cómo elaborar tu plantilla de referencia de una manera que se duplique fácilmente de una iniciativa a otra. Por lo general, esto significa incluir pasos o fases repetibles en tu plantilla de referencia que pueden adaptarse a diferentes iniciativas.

La forma más sencilla de hacerlo es separar la plantilla en fases (como investigación, planificación y ejecución). Una vez que hayas identificado las fases del proyecto, puedes agregar más detalles que utilizarás para dar seguimiento al progreso de tus objetivos específicos. 

A continuación, te presentamos información básica que puedes incluir en tu plantilla para plan de implementación:

• El encargado o propietario de cada tarea o elemento de acción.

• La fecha de inicio y la fecha límite de la acción.

• La duración de la acción.

• El estado de la acción.

• La prioridad de la acción.

• El progreso de la acción. 

Luego, una vez que hayas comenzado una iniciativa específica, puedes duplicar la plantilla y agregar información específica del objetivo. Además, puedes agregar dependencias a cualquier tarea que dependa una de otra para completarse y establecer hitos para marcar puntos específicos a lo largo del cronograma del objetivo (como cuando se completa una fase del objetivo). Con una plantilla para plan de implementación, lograrás tus objetivos en muy poco tiempo. 

Funciones integradas

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado. 

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Miro. Conecta Miro y Asana para optimizar los flujos de trabajo y ver el panorama completo de cada proyecto en un solo lugar. Integra los tableros de Miro en los briefs de los proyectos de Asana, así todos los miembros del equipo podrán interactuar, ver, comentar o editar directamente desde Asana. También puedes adjuntar un tablero de Miro nuevo o existente a cualquier tarea de Asana para invitar automáticamente a los colaboradores de la tarea a ver, comentar o editar el tablero.

Beneficios de una plantilla digital para plan de implementación

Las plantillas para planes de implementación estáticas, como las que se crean en Excel, son una forma útil de ver tu cronograma y tus tareas generales, pero carecen de la funcionalidad necesaria para alcanzar realmente tus objetivos. Por el contrario, las plantillas digitales para planes de implementación que se crean en una herramienta de gestión de proyectos te permiten dar seguimiento y gestionar todo, desde la comunicación hasta el progreso del objetivo y cualquier posible obstáculo, todo en un solo lugar.

A continuación, te presentamos algunos otros beneficios de usar una plantilla digital para plan de implementación: 

• Aumenta el éxito del objetivo dividiendo tu objetivo general en pasos prácticos y alcanzables al comienzo de la iniciativa. 

• Da seguimiento al progreso de los objetivos mediante diferentes formas de visualización, incluidos los tableros Kanban y los diagramas de Gantt.

• Supervisa y gestiona fácilmente cada fase de tu proyecto.

• Observa qué miembros del equipo son responsables de qué y para cuándo.

• Visualiza rápidamente cualquier hito próximo o vencido, para que puedas ajustar los cronogramas y trabajar en consecuencia. 

• Supervisa el progreso y el estado de cada elemento de acción o entregable.

• Colabora y comunícate fácilmente con tu equipo del proyecto, así como con las partes interesadas internas y externas. 

Preguntas frecuentes