Plantilla de lista de verificación para desvinculación de empleados

Los empleados van y vienen. ¿Pero estás preparado para ambas situaciones? Tendemos a estructurar los procesos de onboarding para ayudar a los nuevos empleados a empezar con el pie derecho, pero no siempre hacemos lo mismo para la salida de empleados. La desvinculación laboral, o el proceso de ayudar a los empleados a abandonar la empresa, es tan importante como la incorporación, pero suele pasarse por alto. La partida de un empleado inevitablemente tendrá un impacto en el equipo, los flujos de trabajo y los proyectos. Pero puedes facilitar esta transición y limitar las interrupciones con una plantilla de checklist para desvinculación de empleados que puedes reutilizar y diversos procesos.

¿También buscas una plantilla para procesos de incorporación? Encuéntrala aquí:

¿Qué es la desvinculación laboral?

La desvinculación de los empleados es el proceso de transición que ocurre cuando un empleado deja la empresa. Contar con un proceso de desvinculación estructurado y con una plantilla de checklist para desvinculación de empleados ayuda a captar todas las responsabilidades del empleado, de modo que los miembros restantes del equipo sepan exactamente qué tareas deben coordinar y asumir durante el período de transición. También ayuda a los gerentes de personal y al equipo de RR. HH. a cerrar cualquier cuestión pendiente (como la recepción de una carta de renuncia y la devolución de los bienes de la empresa).

La experiencia de desvinculación laboral dependerá de la cultura corporativa y de las necesidades específicas de la empresa, pero el proceso debe: 

• Preparar al equipo para la salida del empleado con las herramientas adecuadas de comunicación interna.

• Garantizar que se hayan hecho los anuncios necesarios.

• Ayudar al departamento de recursos humanos a reunir toda la documentación necesaria.

• Facilitar la transferencia del conocimiento para reunir conceptos, procesos y el trabajo en curso antes del último día del empleado.

• Contar con pasos para recibir laptops, tarjetas de identificación y cualquier otro material que sea propiedad de la empresa.

• Incluir una entrevista de salida para obtener comentarios y mejorar la experiencia laboral para los futuros empleados.

Independientemente de lo que incluyas, hay muchos pasos involucrados en la desvinculación de un empleado, incluso algunos detalles fundamentales que es fácil pasar por alto. Contar con una plantilla de checklist para desvinculación de empleados te ayudará a dar seguimiento a este proceso y garantizar que se realicen todas las acciones necesarias para cada empleado que se va. Cuando un empleado actual te notifica que va a dejar la empresa, solo tienes que duplicar la plantilla y comenzar el proceso.

¿Por qué una plantilla de checklist para desvinculación de empleados?

A veces, un buen checklist tradicional es la forma perfecta para mantenerse organizado. Pero en lugar de escribir esa lista o imprimir un documento guardado que es engorroso actualizar, puedes crear una plantilla online de checklist para la desvinculación de empleados. De este modo, no solo podrás controlar todo el proceso de desvinculación, sino que también te asegurarás de que se lleve a cabo siempre de manera uniforme en toda la empresa.

Gracias a la plantilla, no te saltarás ningún paso importante. Por ejemplo, sabes que tienes que enviar información a tu proveedor de seguro médico como parte del proceso de desvinculación de empleados. Si pasas por alto este paso, el empleado que se va quizás no pueda continuar con la cobertura de asistencia médica tras su partida; ciertamente no es la mejor manera de terminar la relación laboral. Al usar la misma lista de verificación para cada empleado (que copiaste de tu plantilla) te asegurarás de no pasar ningún paso por alto, por pequeño que sea, durante el proceso de desvinculación laboral.

6 pasos para crear una plantilla de checklist para desvinculación de empleados:

1. Revisa los materiales. Reúne todo lo que necesitas para realizar la correcta desvinculación de los empleados y revisa toda la información. Si ya tienes documentos, procesos o guías de desvinculación, asegúrate de incluirlos aquí. 

2. Consulta con los otros departamentos. Generalmente, el gerente del empleado y el departamento de recursos humanos se encargarán de supervisar el proceso de desvinculación, pero también es importante tener en cuenta las necesidades de los demás departamentos. ¿Qué necesita el departamento de TI? ¿Y el equipo de finanzas? De esta manera, conocerás los pasos importantes que podrías haber pasado por alto y que abarcan a toda la empresa, como la firma de un acuerdo de no divulgación.

3. Crea secciones para organizar las tareas de la plantilla de checklist para desvinculación de empleados. Las tareas exactas variarán según las necesidades específicas de tu empresa; sin embargo, deberías incluir información básica, como el nombre y el puesto del empleado, la documentación que se debe completar y los pasos que se deben llevar a cabo (por ejemplo, programar una entrevista de salida).

4. Conecta los documentos y la información relevantes. Además de coordinar los procesos, también puedes usar un software de gestión de proyectos para agregar los documentos directamente a la lista de verificación. Por ejemplo, puedes adjuntar formularios que se deben revisar y firmar con fechas de entrega asignadas para que todos estén informados. 

5. Guárdala en un espacio de fácil acceso. Para que la plantilla de checklist para desvinculación de empleados mejore la uniformidad en los procesos de la empresa, todos en la organización deben usarla. Una vez que hayas creado tu plantilla, guárdala en un espacio universal al que todos puedan acceder. 

6. Compártela. Comparte tu plantilla de checklist para desvinculación de empleados con cualquier persona que pueda necesitar desvincular a un empleado, como los gerentes, los líderes de equipos y los jefes de departamentos.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. 

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

Preguntas frecuentes