Plantilla de formulario de solicitud de cambio

Ningún plan es perfecto. Las circunstancias y las prioridades cambian con el tiempo y eso está bien. Sin embargo, sin una planificación adecuada, los cambios en el proyecto pueden conducir a una grave corrupción del alcance (scope creep) y potencialmente descarrilar todo el cronograma del proyecto.

Si bien no es posible predecir el futuro, puedes planificar cómo adaptar tu plan del proyecto cuando sea necesario. De esa manera, serás capaz de abordar el cambio con la tranquilidad de saber que cuentas con un proceso para llevarlo a cabo.

Ahí es donde entra en juego la plantilla de formulario de solicitud de cambio.

¿Qué es un formulario de solicitud de cambio?

Es un conjunto estructurado de preguntas que las partes interesadas deben completar si desean realizar cambios en el plan de un proyecto. Con estos formularios, obtendrás suficiente información para determinar si la modificación es necesaria, incluido el motivo del cambio, su prioridad y la fecha de implementación solicitada.

Un formulario de solicitud de cambio es parte de un proceso de control de cambios más amplio, que establece los pasos que debes seguir para clasificar e incorporar solicitudes de cambio en tu proyecto. Este proceso ayuda a reducir la corrupción del alcance, pero es lo suficientemente flexible para incorporar entregables nuevos y de alta prioridad. Por ejemplo, quizá debas evaluar los costos, los riesgos y las repercusiones en la calidad del proyecto antes de decidir aprobar e implementar una solicitud de cambio.

¿Qué es una plantilla de formulario de solicitud de cambio?

Esta plantilla es más que un simple formulario; es un flujo de trabajo reutilizable que te ayuda a transformar los envíos de formularios en tareas concretas. Al proporcionar un formulario con preguntas específicas a las partes interesadas, te aseguras de obtener todos los datos que necesitas para tomar una decisión informada sobre la implementación del cambio. Cuando se envía el formulario de solicitud, se crea automáticamente una tarea en una plataforma de gestión de proyectos que guía al equipo a través de un proceso de control de cambios predefinido para evaluar e implementar solicitudes de cambio.

Piensa en este ejemplo. Una de las partes interesadas quiere aumentar el tamaño del texto para una nueva función web. En lugar de enviarte un email o un mensaje por Slack con la solicitud, completa el formulario, que incluye la importancia del cambio, su prioridad y las repercusiones. Luego, cuando lo envía, se crea automáticamente una tarea para documentar la solicitud, junto con tareas adicionales para evaluar el costo, los riesgos y las repercusiones en la calidad del cambio. Como resultado, el equipo conoce los pasos exactos que debe seguir para evaluar nuevas solicitudes de cambio.

Si creas una plantilla reutilizable para este flujo de trabajo, es más fácil establecer un proceso de control de cambios para cada nuevo proyecto. Todo lo que debes hacer es copiar la plantilla, completar los detalles específicos para tu proyecto y empezar a trabajar.

Beneficios de una plantilla de formulario de solicitud de cambio digital

Las plantillas estáticas, por ejemplo, en hojas de cálculo de Excel o documentos de Google, requieren mucho trabajo de mantenimiento. Debes asegurarte de que las partes interesadas tengan acceso al formulario, crear un proceso de envío, clasificar manualmente las solicitudes y encontrar una manera de documentar qué cambios se aprueban o rechazan. Demasiados clics y un exceso de aplicaciones.

Con una plantilla digital, todo ese trabajo está automatizado. Puedes completar el formulario, documentar solicitudes y crear pasos y acciones en el mismo lugar. En lugar de actualizar constantemente la documentación, puedes ver el progreso en tiempo real a medida que el equipo realiza los pasos para evaluar, aprobar e implementar cambios en el plan de tu proyecto.

Con una plantilla de formulario de solicitud de cambio digital, puedes:

• Generar tareas automáticamente cuando las partes interesadas completan el formulario de solicitud de cambio.

• Asegurarte de que tu equipo tenga suficiente información para evaluar las solicitudes de cambio.

• Ver el estado de todas las solicitudes de las partes interesadas en un solo lugar.

• Simplificar el proceso de solicitud de cambios para las partes interesadas.

• Garantizar que el equipo siga un proceso predefinido para evaluar e implementar cambios.

• Asegurarte de obtener las firmas de aprobación correctas antes de implementar los cambios.

• Ayudar a las partes interesadas a comprender cómo evalúas las solicitudes de cambio del proyecto.

• Adjuntar documentación de respaldo en las solicitudes, como capturas de pantalla o documentos.

¿Qué debes incluir en tu plantilla de formulario de solicitud de cambio?

Este tipo de plantilla tiene dos componentes importantes: el formulario en sí y la plantilla que utilizas para documentar y realizar un seguimiento de los envíos. Comencemos por el formulario.

Para crear tu formulario de solicitud de cambio, piensa en toda la información que el equipo necesita para evaluar cada solicitud. Por ejemplo, podrías incluir los siguientes campos:

• Nombre del proyecto

• Nombre del solicitante

• Descripción del cambio

• Razón para el cambio

• Prioridad

• Fecha de implementación solicitada

Una vez que hayas creado el formulario, es momento de avanzar a la plantilla. Esta debe incluir los diferentes campos del formulario, así podrás ver toda la información que completan las partes interesadas. Para el ejemplo anterior, la plantilla debe incluir columnas para registrar el solicitante, la descripción, el motivo, la prioridad y la fecha de implementación solicitada. También puedes crear campos personalizados para identificar el estado de cada solicitud, como “solicitado”, “en evaluación” y “aprobado”.

Ahora que tienes la base de tu plantilla, puedes configurar reglas automáticas. Esta es una función que te permite crear acciones y disparadores automáticos, es decir, “cuando sucede X, hacer Y”. Las posibilidades son infinitas. Por ejemplo, cuando se propone un cambio, puedes agregar automáticamente tareas adicionales para evaluar el costo, las repercusiones en la calidad y los riesgos de la solicitud.

Funciones integradas

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Generador de flujos de trabajo. Visualiza el flujo de trabajo del equipo y simplifica la colaboración entre los diferentes equipos con esta herramienta que te permite crear eficaces flujos de trabajo automatizados y visualizarlos con solo hacer clic y sin escribir código. Crea fácilmente procesos efectivos que conecten a los equipos en todos los niveles y pilares de tu organización. Además, optimiza las tareas y mantén a tus compañeros de equipo sincronizados al integrar tus aplicaciones de negocios preferidas, como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce y Zoom, directamente en los flujos de trabajo.

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Hubspot. Crea tareas de Asana automáticamente con los flujos de trabajo de HubSpot. Con los flujos de trabajo de HubSpot, puedes usar toda la información de los clientes que tienes en HubSpot CRM para crear procesos automatizados. Esta integración te permite transferir trabajos entre los equipos sin ningún inconveniente. Por ejemplo, cuando se cierran negociaciones o tickets en HubSpot.

• GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

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