Plantilla para plan de acción

¿Qué es una plantilla de plan de acción?

Las plantillas paraplanes de acción agrupan todas las tareas que te permitirán alcanzar un objetivo específico. Se crean durante el proceso de planificación estratégica, y el equipo del proyecto las usa de la misma manera que a una lista de tareas pendientes, aunque un plan de acción es un poco más complejos. 

Una plantilla para plan de acción es la versión reutilizable de tus planes de acción. Esta plantilla reutilizable te ahorra el tiempo y el esfuerzo de tener que crear una nueva desde cero con cada nuevo proyecto. Y no son solo para gerentes de proyectos. Cada vez que un miembro de cualquier departamento crea un nuevo plan de acción, puede reutilizar la plantilla que creaste, lo que reduce el tiempo que tu organización dedica a prepararse para las sesiones de planificación estratégica. 

Las 5 partes de una plantilla para plan de acción

La parte más importante de cualquier plantilla de plan de acción es que es tuya, hecha a la medida para satisfacer tus necesidades, tu propia hoja de ruta. A continuación, te presentamos algunas mejores prácticas útiles para aprovechar al máximo tu plan de acción.

1. Establecer objetivos

Antes de comenzar tu trabajo, necesitas saber para qué estás trabajando. Organiza una sesión de lluvia de ideas o brainstorming para establecer objetivos y determinar cuáles serán los resultados de tu plan de acción. A la hora de establecer tus objetivos, asegúrate de que sean objetivos SMART:

• Específicos

• Medibles

• Alcanzables

• Realistas

• De duración limitada

Estos objetivos te servirán como punto de referencia al crear tu plantilla para plan de acción. Una vez establecidos, podrás consultar esos objetivos para asegurarte de que tus tareas se alineen con las iniciativas a largo plazo. Esto garantiza que tus acciones pendientes tengan un propósito y estén conectadas, eliminando los “pormenores del trabajo”, esas tareas innecesarias y que a menudo realizamos por duplicado.

2. Crear listas de tareas

Para crear un plan de acción eficaz, necesitas tareas que transformen tus objetivos en acciones pendientes. Organiza tu plantilla para plan de acción con una estructura jerárquica, donde colocarás tus objetivos en la parte superior y dejarás espacio debajo para todas las tareas relacionadas. Cuando uses tu plantilla para un nuevo proyecto, esta sección de la lista de tareas se convertirá efectivamente en tu lista de tareas pendientes. Asegúrate de que todas las partes interesadas del proyecto tengan acceso a la lista de tareas para que puedan hacer ajustes y dar seguimiento en tiempo real. Esto facilita la visualización del progreso y garantiza que el equipo se mantenga enfocado.

3. Revisar la asignación de recursos

Para cada plantilla de plan de acción, crea un espacio para la asignación de recursos. Esto cumple un doble propósito: mostrar a los equipos externos qué recursos necesitas para cada proyecto y determinar si tu plan de acción es viable. Por ejemplo, si al revisar la asignación de recursos determinas que no hay personal disponible para un próximo proyecto, entonces sabrás que debes poner el proyecto en espera. Si usas una herramienta de gestión de proyectos para crear tu plantilla para plan de acción, puedes automatizarla para que asigne miembros del equipo y agregue herramientas o integraciones que se actualicen con cada nuevo plan de acción.

4. Establecer los plazos e hitos

Todo plan de acción debe tener una duración limitada. Establece un cronograma o una fecha de inicio estimada en tu plantilla que luego puedas replicar para cada proyecto. Los hitos del proyecto también serán de utilidad, especialmente en una plantillas para plan de acción de mayor duración. Estos hitos separan los logros más importantes en el proceso hacia tu objetivo final. Por último, conecta herramientas de seguimiento a tu plantilla para que puedas ver el progreso de tu plan de acción y generar informes en base a las métricas en tiempo real. 

5. Revisar y actualizar

Después de haber usado la plantilla para plan de acción en varios proyectos, revísala. Fíjate qué elementos pueden optimizarse, si puedes crear un nuevo flujo de trabajo u omitir tareas innecesarias. Establece un recordatorio recurrente para actualizar tu plantilla a fin de asegurarte de que esté completamente personalizada de acuerdo a tus necesidades.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo vean fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Si logras conectar los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

Preguntas frecuentes