¿Divides tu calendario en bloques de tiempo? Te contamos las razones por las que deberías empezar a hacerlo.

En la última semana, probablemente hayas redefinido la prioridad de tus tareas, reprogramado tu calendario y tal vez incluso te hayas quedado trabajando hasta tarde para concluir un trabajo. No estás solo. Según una investigación reciente, el 87 % de los trabajadores del conocimiento trabajan dos horas extras al día en comparación con 2019. Aun así, no logran cumplir con más del 25 % de sus plazos por semana. Todos los días, hacemos malabares para poder cumplir con todo el trabajo y, como resultado, experimentamos más caos que claridad.

Por suerte, existe una solución: el time blocking.

Con la técnica de time blocking, puedes recuperar el control de tu calendario para centrarte en lo que realmente importa. El time blocking puede ayudarte a alinear tu atención con tus intenciones para que siempre priorices el trabajo correcto en el momento adecuado. Gracias a las plantillas para gestión del tiempo, también puedes organizar tu tiempo personal: los descansos, los almuerzos y otras actividades importantes que a menudo se pasan por alto en un mundo laboral “siempre activo”.

¿Qué es el time blocking?

El time blocking es una estrategia de gestión del tiempo que te permite planificar cada momento de tu día. Con esta técnica, puedes dividir la semana laboral en pequeños bloques de tiempo para poder revisar los emails, trabajar en proyectos, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio.

Como la mayoría de las estrategias de gestión del tiempo, el time blocking es una forma de recuperar tu día y de poder comprender mejor dónde inviertes realmente tu tiempo. Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento sufrieron agotamiento al menos una vez en 2020. Además, el 32 % de esas personas citaron la incapacidad de cortar con el trabajo y desconectarse como el factor principal que contribuye al agotamiento. Al programar bloques de trabajo, no solo te aseguras de trabajar en tus tareas importantes, sino también de reservar tiempo para el descanso y el cuidado personal.

Cómo funciona el time blocking

Para implementar el time blocking, agrupa tareas que son similares y programa un bloque de tiempo para trabajar en esas tareas. Existen dos principios básicos del time blocking:

1. Planificar de forma visual los bloques de tiempo en tu calendario, para evitar la interrupción o superposición de trabajo.

2. Agrupar tareas similares en un único bloque de tiempo.

Por ejemplo, puedes empezar por crear un bloque de tiempo de una hora a partir de las 9 para responder tus emails. Luego, puedes agregar un bloque de tiempo de 10 a 11:30 h para trabajar en tu proyecto más importante del día, como por ejemplo, revisar y finalizar una presentación de salida al mercado. A las 11:30 puedes reservar otro bloque de tiempo de una hora para almorzar y así sucesivamente.

Organizar tu calendario en bloques de tiempo no solo te permite reservar tiempo para el trabajo crítico, como responder emails o finalizar tareas, también te ayuda a disminuir el cambio de contexto. ¿Con qué frecuencia revisas los emails entre tareas e intentas abordar un proyecto más grande en medio de otros trabajos? La técnica de time blocking te permite establecer tiempos específicos para poder trabajar en tareas importantes y centrarse de manera efectiva en tu trabajo de alto impacto.

Time blocking vs. timeboxing

El timeboxing es otra estrategia de gestión del tiempo muy útil, aunque tiene algunas diferencias conceptuales con el time blocking. A continuación te contamos cuáles:

• Con la técnica de time blocking, asignarás un bloque de tiempo para trabajar en un conjunto de tareas similares, como revisar los emails, hablar con un cliente o redactar un texto.

• Con la técnica de timeboxing, asignarás a cada tarea específica un bloque de tiempo individual con una hora de inicio y de finalización para poder exclusivamente centrarte en esa tarea.

Si observas un calendario de time blocking, encontrarás grandes bloques de tiempo dedicados a grupos de tareas similares. Por ejemplo, puedes tener un bloque de tiempo de 15 a 16:30 para “Revisar comentarios de diseño” en varios diseños que hayas creado. En un calendario de timeboxing, en cambio, cada tarea tiene reservado un bloque de tiempo específico. Por lo tanto, encontrarás un bloque de tiempo de 15:00 a 15:15 para “Revisar comentarios de diseño en la imagen del banner de Facebook” y otra bloque de tiempo de 15:15 a 15:30 para “Revisar la imagen de la página de inicio según los comentarios de diseño”, etc.

La técnica de timeboxing puede ser muy útil si necesitas finalizar el trabajo dentro de los plazos establecidos o si quieres controlar tu lado perfeccionista y aumentar la productividad.

Time blocking vs. agrupación de tareas

La agrupación de tareas es uno de los elementos principales del time blocking, ya que te permite trabajar en tareas similares en un mismo bloque de tiempo. Estas tareas a menudo toman mucho más tiempo del que imaginamos, ya que al ser tareas sencillas, no solemos hacer un seguimiento del tiempo que nos lleva poder finalizarlas. La agrupación de tareas puede ayudarte a reducir la cantidad de tiempo que dedicas a tareas aisladas y trabajos inesperados, y a gestionar tu tiempo y tu atención de forma más consciente.

Por ejemplo, supongamos que gestionas el calendario de contenido para redes sociales de tu empresa. Todos los lunes, debes clasificar las publicaciones de la semana, compartir un resumen de las publicaciones de la semana anterior y consultar con el equipo de diseño para asegurarte de que esté todo encaminado para la publicación de la próxima semana. Por lo general, estas tareas suelen estar distribuidas a lo largo del día y tiendes a realizarlas tan pronto como puedes.

Si agrupas estas tres tareas, podrás ser más productivo y podrás centrarte en completar tu trabajo del día. El último paso será planificar este trabajo en tu calendario, programando un bloque de tiempo.

Time blocking vs. seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo se refiere al proceso de controlar el tiempo que dedicas a los proyectos, generalmente con fines de facturación. Esta es más una función comercial que una estrategia de gestión del tiempo. Es muy usado en equipos y organizaciones, como agencias creativas, estudios de abogados y equipos con trabajadores independientes o contratados, que facturan sus servicios en función de las horas trabajadas. Si estás interesado en empezar a hacer un seguimiento del tiempo, existen muchas herramientas e integraciones que te ayudarán a adoptarlo.

El time blocking te puede ayudar a hacer un seguimiento del tiempo, ya que te brinda una idea clara de cuánto tiempo dedicaste a cada iniciativa. Solo tienes que asegurarte de cumplir con tus bloques de tiempo asignados o de actualizarlos si surgen cambios.

¿Quién debería probar la técnica de time blocking?

El time blocking no será una estrategia efectiva si tienes un calendario lleno de reuniones. Sin embargo, si sueles tener espacios de tiempo libre en tu calendario, puedes usar esta técnica para gestionar mejor tu tiempo y tu concentración. Como establece la Ley de Parkinson , “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”, por lo que el time blocking es una excelente técnica para recuperar el control de tu calendario y planificar el trabajo de forma consciente.

El time blocking es de gran utilidad si:

• Sueles realizar varias tareas a la vez

• Necesitas ayuda para concentrarte en una tarea y reducir las distracciones

• Quieres gestionar de manera más consciente el tiempo y la energía que dedicas al trabajo

• Necesitas comprender mejor en qué dedicas tu tiempo todos los días

• Tienes sobrecarga de trabajo

Al comenzar con la técnica de time blocking, imagina cada bloque como una etapa ininterrumpida de trabajo en la que puedes abordar proyectos críticos y centrarte en el trabajo profundo sin distracciones.

¿Qué es el trabajo profundo?

El término “trabajo profundo” fue acuñado por Cal Newport, uno de los defensores más importantes del time blocking de la actualidad. Aunque el time blocking ha sido una técnica popular entre muchos personajes famosos a lo largo de la historia, siendo Benjamin Franklin el primero en adoptarlo, Newport fue el primero en conectar el time blocking con el trabajo profundo en la era digital. Según Newport, el time blocking puede ayudarte a programar grandes bloques de tiempo libre de distracciones, en los que puedes dedicarte al trabajo profundo e ininterrumpido.

7 consejos para implementar la técnica de time blocking en tu calendario hoy mismo

El time blocking es una técnica sencilla. Sin embargo, puede ser difícil de implementar y de mantener de manera consistente. Estos siete consejos te ayudarán a organizar mejor tu calendario y a superar los obstáculos más comunes con los que podrías encontrarte en cada etapa del proceso.

1. Identifica en qué tareas necesitas trabajar durante el día

Como sucede con la mayoría de las estrategias de gestión del tiempo, el primer paso es identificar qué tareas debes realizar en un día o una semana en particular. Si aún no lo has hecho, prueba crear una lista de tareas pendientes con tu trabajo más importante. Es importante que la mantengas siempre actualizada.

Ten en cuenta que no solo necesitas saber en qué trabajar, también debes saber qué priorizar. Asegúrate de identificar cuáles son tus tareas más importantes para poder ejecutarlas ese día. Lo ideal es que busques una herramienta que te permita agregar detalles y contexto a tu trabajo, como la prioridad de una tarea específica, los colaboradores relevantes, documentos o archivos adjuntos importantes y mucho más.

Errores potenciales:

Incluso con el time blocking, habrá días en los que no podrás realizar todo tu trabajo. Si no sabes qué trabajo priorizar, no tendrás una idea clara de qué tareas debes terminar hoy y de cuáles puedes postergar hasta mañana.

2. Identifica tus horas de mayor productividad

Cuando creas un bloque de tiempo, estás programando un período de tiempo para centrarte en tu trabajo, ya sea responder emails, asistir a reuniones, finalizar tareas pendientes o cualquier otra actividad. Aunque el time blocking es una técnica muy útil por sí misma, puedes aumentar su eficacia si adaptas tus bloques de tiempo para trabajar en tus momentos más productivos del día.

Si aún no lo sabes, piensa en los momentos en los que te sientes más productivo. ¿Te sientes con más energía por la mañana? Si es así, considera programar el trabajo que requiera de mayor concentración y energía, ya sea trabajo profundo o reuniones, antes del almuerzo. ¿Sueles tener sueño a primera hora de la tarde? Entonces, programa tareas más pequeñas, como responder emails, para mantener la productividad. ¿Sientes que recuperas la energía hacia el final de la tarde? Entonces, planifica tus tareas más importantes para esa hora y asegúrate de minimizar las distracciones que podrían interrumpir tu flujo de trabajo.

Errores potenciales:

Después de usar esta técnica durante varios días, evalúa cómo te sientes al final de la jornada. ¿Te sientes agotado? Si es así, es posible que no hayas calculado correctamente tus momentos de mayor productividad. Intenta reprogramar los bloques de tiempo para ver si eso ayuda.

3. Si es posible, organiza las reuniones una tras otra

También se pueden programar reuniones teniendo en cuenta los momentos de mayor productividad. Posiblemente tengas reuniones dispersas a lo largo del día, lo que podría obstaculizar tu productividad. ¡En Asana lo llamamos una agenda tipo Gruyere! Las reuniones agendadas para diferentes momentos del día te impiden concentrarte por completo y dificultan tu organización diaria, dejándote poco tiempo para dedicarte al trabajo profundo o para disfrutar de los momentos de descanso sin ser interrumpido constantemente.

Al igual que con las tareas, también puedes planificar un bloque de tiempo para las reuniones. En lugar de tener reuniones dispersas a lo largo del día, intenta programar un bloque de tiempo para las reuniones, de modo que estén una a continuación de la otra, con algunos descansos entre medio para poder recargar energías. Esto te ayudará a tener más tiempo para el trabajo profundo. También puedes considerar en invertir en una herramienta que automatice este proceso por ti, como por ejemplo Clockwise.

Errores potenciales:

Habrá ocasiones en las que las reuniones se programarán fuera de tu bloque de tiempo reservado para las mismas. No te preocupes, el time blocking es una técnica que te ayuda a gestionar tu tiempo de manera más consciente, pero no hará que tus días estén siempre perfectamente planificados. Para tener éxito con el time blocking, intenta mantener horarios flexibles y adaptar tu calendario en caso de ser necesario.

4. Programa tus bloques de tiempo

Una vez que hayas identificado tus momentos de mayor productividad y hayas establecido un bloque de tiempo para tus reuniones, podrás planificar y configurar tus bloques de tiempo restantes. Piensa en las prioridades que tienes para el día y programa un tiempo para la concentración en tu calendario, para poder trabajar en cada grupo de tareas. Por supuesto, puedes realizar una misma tarea más de una vez al día. Por ejemplo, puedes programar dos o tres bloques de tiempo para revisar tu email y responder mensajes.

Errores potenciales:

Te recomendamos programar tus bloques de tiempo para tener una visión clara de las actividades y comprometerte con tu calendario. Sin embargo, si tienes un calendario con agenda completa, puede resultar difícil a los miembros del equipo programar reuniones improvisadas o comunicarse contigo para conversar sobre temas importantes.

Para evitar esto, sugerimos etiquetar cada bloque de tiempo en tu calendario. Por ejemplo, puedes nombrar “Tiempo para la concentración” al bloque de la mañana, “Tiempo personal” al bloque de la hora del almuerzo y agregar un bloque “No programar: bloque de trabajo” por la tarde para poder centrarte en el trabajo profundo. Al aclarar qué tipo de bloque has planificado, los miembros del equipo se sentirán más confiados para reprogramar nuevos bloques en caso de ser necesario.

5. Programa bloques para tu tiempo personal

El time blocking no se utiliza solamente para planificar tus tareas laborales, también es necesario programar los tiempos de descanso diarios. Al igual que con las actividades laborales, debes planificar bloques de tiempo para las actividades personales, para asegurarte de cumplirlas. Además de programar el almuerzo, establece bloques de descansos breves para las actividades personales o cualquier otra tarea diaria que debas realizar, como recoger a tus hijos del colegio o hacer ejercicio a primera hora de la tarde.

Errores potenciales:

No todos los bloques de tiempo personales necesitan un propósito específico. Considera programar un bloque de tiempo “abierto” para actividades personales, para poder decidir cuando llegue el momento si quieres dar un paseo, revisar las redes sociales, limpiar tu apartamento o llamar a tu mamá. Si no estableces un propósito concreto, podrás usar ese tiempo para hacer lo que te parezca más reconfortante. No hay respuestas incorrectas (no te preocupes, no se lo diremos a tu mamá).

5. Prepárate para recibir trabajos inesperados o lidiar con interrupciones imprevistas

El time blocking es ineficaz cuando no dejas ningún espacio para los imprevistos del día, como tareas inesperadas que deben realizarse lo antes posible o reuniones de último minuto que se programan durante un bloque importante de tiempo para la concentración. Desearás poder involucrarte en estas actividades pero no querrás que tu día se desorganice por completo.

Si estas situaciones surgen con frecuencia en el trabajo, sugerimos programar un bloque de tiempo “flexible” durante la tarde. De esa manera, tendrás un bloque de tiempo reservado para las tareas inesperadas. O, si surge algo que se superpone con alguno de tus bloques de tiempo matutinos, puede trasladar el trabajo interrumpido a este bloque de tiempo flexible.

Errores potenciales:

Asegúrate de que cualquier tarea que surja de imprevisto tenga prioridad sobre la tarea que estás trabajando actualmente. A menudo, las tareas inesperadas parecen ser urgentes, pero eso no significa necesariamente que sean más importantes que la tarea en la que estabas trabajando inicialmente. Recuerda siempre cuáles son tus prioridades laborales y reorganiza tu planificación en consecuencia.

6. Planifica para recuperar el tiempo perdido

Incluso un experto en time blocking perderá tiempo durante el día. Inevitablemente, tendrás que responder un email o un mensaje de Slack que parezca de alta prioridad. Posiblemente recibas una llamada telefónica que debas atender. Si trabajas desde casa, definitivamente te distraerás con las personas con las que convives, con un niño o una mascota. Eso es completamente normal, ¡y está bien!

Considera planificar determinados bloques de tiempo para el trabajo profundo. Podrás ser interrumpido mientras revisas tus emails o realizas tus tareas diarias, sin que esa distracción te ocasione retrasos importantes. Sin embargo, si programas un bloque de tiempo para centrarte en el trabajo profundo, prueba desactivar todas las notificaciones y usar el modo “No molestar”.

Errores potenciales:

Posiblemente tardes un tiempo en encontrar la mejor estrategia que te ayude a minimizar las distracciones. Continúa ajustando y reorganizando tus bloques de tiempo según sea necesario. Con el tiempo, seguramente descubras que pierdes cada vez menos tiempo con esta técnica de gestión del tiempo.

7. Haz los ajustes que consideres necesarios

Al igual que con cualquier estrategia de gestión del tiempo, debes modificar y ajustar tus bloques de tiempo hasta que estés satisfecho. No tendrás un día perfecto desde la primera vez que implementes el time blocking. Tómate tu tiempo y haz lo que te parezca correcto. Recuerda: esta estrategia solo es efectiva si cumple con tus objetivos y requisitos, así que optimiza lo que funciona bien y descarta cualquier estrategia que no te ayude a ser más productivo.

Errores potenciales:

Si el time blocking no es para ti, también está bien. Prueba otra técnica de gestión del tiempo, como el timeboxing, una estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos en la que le asignas a cada tarea una fecha de inicio y de finalización. Para obtener más información, lee nuestra guía de timeboxing.

Ejemplo de time blocking

Todos los calendarios son diferentes, incluso los calendarios organizados con la técnica de time blocking. Sin embargo, si aplicas las siete estrategias explicadas anteriormente, tu calendario debería verse de la siguiente manera:

Próximo paso: decidir qué hacer con todo tu tiempo extra

La técnica de time blocking puede ayudarte a gestionar tu tiempo de manera más consciente. Al programar bloques de tiempo específicos para realizar el trabajo de alto impacto, puedes centrarte en terminar trabajos (GTD) en lugar de perder tiempo y energía haciendo varias cosas a la vez o procrastinar. Sin embargo, como todas las estrategias de gestión del tiempo, el time blocking solamente es efectivo si tienes una idea clara de lo que debes hacer y para cuándo lo debes hacer.

Para obtener más consejos sobre cómo organizar y gestionar tu trabajo, consulta nuestro artículo y descubre cómo hacer una lista de tareas pendientes que realmente funcione.