Las comunicaciones asincrónicas no son lo que crees

Para muchos de nosotros, recibir un email a las 2:00 a. m. solía ser algo alarmante. Hoy en día, con los equipos de distintos departamentos en diferentes zonas horarias, se ha tornado, en cierto modo, algo normal. Suma todo esto al auge del trabajo remoto e híbrido y verás en qué medida las comunicaciones asincrónicas se han vuelto cruciales en nuestras vidas. Por lo general, este tipo de comunicaciones se producen cuando enviamos cualquier mensaje sin esperar una respuesta. Incluso también esos emails que enviamos fuera de hora a nuestros colegas, sabiendo que no responderán y que tampoco tienen por qué hacerlo.

El trabajo asincrónico ofrece a los miembros del equipo el tiempo y el espacio necesarios para centrarse en el trabajo calificado. Aunque el beneficio real de las comunicaciones asincrónicas se produce cuando optimizamos la colaboración para aprovechar el tiempo de trabajo al máximo. Con un sistema asincrónico correcto, puedes cumplir con los trabajos más importantes y alcanzar tus objetivos, con menos idas y vueltas o distracciones. A continuación, te mostramos cómo lograrlo.

Comunicaciones asincrónicas vs. sincrónicas

Si las comunicaciones asincrónicas son cuando no esperamos respuesta, la sincronía se produce cuando sí la esperamos, o, al menos, se pone de manifiesto que es necesaria. Por ejemplo, si te acercaras a un colega y le preguntaras si tiene tiempo para charlar, se consideraría raro o grosero que no contestara. Las comunicaciones sincrónicas casi siempre son frente a frente, mientras que en las asincrónicas, por lo general, no sucede en el mismo lugar y pasa cierto tiempo hasta que la otra persona responde.

¿Qué son las comunicaciones asincrónicas?

Las comunicaciones asincrónicas son cualquier tipo de comunicación en la que no se espera que dos personas estén presentes y dispuestas a responder al mismo tiempo. Básicamente, significa que cuando envías un mensaje asincrónico, no esperas una respuesta inmediata.

Y tienen un gran impacto. Según el índice de la Anatomía del trabajo 2022, las personas hacen mejor sus trabajos calificados en la casa, donde se pueden concentrar mejor. Con frecuencia, priorizamos las reuniones cara a cara para temas que se podrían haber comunicado mejor de manera asincrónica en un email. Entender cuándo conviene elegir las comunicaciones asincrónicas puede resultar muy útil para que el equipo cumpla con los trabajos más importantes.

Aunque cueste creerlo, ya usas las comunicaciones asincrónicas (y mucho). El término en sí, tal vez te resulte nuevo, pero en realidad es uno de los tipos más comunes de comunicación que usamos a lo largo de la jornada laboral. Los emails son un ejemplo claro de las comunicaciones asincrónicas, aunque también lo son los mensajes de texto por teléfono, un software para gestión de proyectos y muchas otras herramientas de colaboración asincrónica.

Otros ejemplos de comunicaciones asincrónicas:

• Documentos de Google compartidos.

• Mensajes de video grabados.

• Informes de estado.

¿Qué son las comunicaciones sincrónicas?

Las comunicaciones sincrónicas son aquellas que se producen en tiempo real. Piensa en las conversaciones cara a cara, en una reunión para lluvia de ideas (presencial o virtual) o en una conversación por chat en línea a través de Microsoft Teams o de Slack. Con este tipo de comunicaciones, la persona o personas con las que te comuniques podrán responderte inmediatamente.

Otros ejemplos de comunicaciones sincrónicas:

• Reuniones presenciales.

• Reuniones por videoconferencia con herramientas como Zoom o Google Meet.

• Los mensajes instantáneos a través de Slack, Microsoft Teams u otras herramientas para mensajes.

• Llamadas telefónicas.

Comunicaciones asincrónicas vs. sincrónicas: ventajas y desventajas

Las comunicaciones asincrónicas no deberían usarse solas. A veces, necesitas una respuesta de inmediato o alguna forma de resolver un problema cara a cara. Las comunicaciones sincrónicas en tiempo real tienen sus aspectos favorables, y también sus defectos. Echa un vistazo a las ventajas y desventajas de cada tipo de comunicación:

Comunicaciones asincrónicas: ventajas y desventajas

En Asana, nos apasiona ver cómo las comunicaciones asincrónicas pueden aumentar la productividad y reducir los pormenores del trabajo. Pero sabemos que también hay algunos inconvenientes a tener en cuenta. 

Beneficios de las comunicaciones asincrónicas en el trabajo:

• Protegen el estado de flujo y el trabajo intenso. Debido a que los distintos miembros de los equipos dedican cada vez menos tiempo a las reuniones, tienen más tiempo para dedicarlo a concentrarse y entrar en estado de flujo. El estado de flujo es la sensación de estar tan “enfocado” que el tiempo parece desaparecer. No se puede lograr con interrupciones constantes. 

• Resultan especialmente buenas para los equipos descentralizados que se encuentran en muchas zonas horarias diferentes. Si los miembros del equipo no están en el mismo lugar, las comunicaciones sincrónicas pueden ser particularmente complicadas. Con las comunicaciones asincrónicas te aseguras de que todos reciban la información que necesitan al mismo tiempo y por el medio que les resulta más cómodo.

• Todas las comunicaciones quedan documentadas. Puedes compartir comunicaciones por escrito o darles seguimiento en herramientas para gestión de proyectos. Uno de los beneficios esenciales de las comunicaciones asincrónicas es que todo queda documentado. Entonces, cualquier integrante del equipo puede revisar fácilmente las lecciones aprendidas o la información de proyectos anteriores. 

• Favorecen las comunicaciones más claras y profundas. Cuando los miembros del equipo tienen oportunidad de ordenar sus ideas, también pueden editar y pulir los mensajes según sea necesario. Además, puede ser útil para dedicar algo de tiempo a completar lo que falte y brindar actualizaciones más detalladas, claras y profundas sobre cada tema.

• Por lo general, se producen soluciones de mejor calidad. Muchas veces, organizamos una reunión en persona o por videollamada y esperamos resolver el problema durante ese tiempo. Si ofreces a los miembros del equipo el tiempo necesario para resolver el problema a su propio ritmo, pueden dedicar más tiempo a analizar el problema y llegar, tal vez, a una solución mejor.

• Empoderan a los miembros del equipo para que trabajen cuando sean más productivos. Algunos pueden trabajar mejor por la mañana, mientras que otros pueden ser particularmente productivos por la tarde. El trabajo asincrónico empodera a cada integrante del equipo para que pueda definir su propio cronograma de trabajo y capitalizar la productividad.

Inconvenientes:

• No son inmediatas. El inconveniente más obvio de las comunicaciones asincrónicas es que no se producen en tiempo real. Dependiendo del tipo o el propósito del mensaje, esta característica puede ser un problema.

• Demandan mucho tiempo. Es particularmente cierto en el caso de los formularios de comunicación asincrónica. El inconveniente de tener que crear una comunicación escrita con mayor detalle es que para hacerlo hay que dedicar más tiempo.

• Los silos de datos disminuyen la transparencia y la visibilidad. Si las herramientas de comunicación de tu equipo están aisladas, puede resultar más difícil encontrar la información necesaria para trabajar y producir trabajos de buena calidad. Para combatir este obstáculo, asegúrate de que las herramientas de comunicación asincrónica cuenten con fuentes compartidas de información a las que todos puedan acceder. 

• Se carece de conexiones interpersonales. Las comunicaciones asincrónicas pueden ser más efectivas, pero también implican que no tengas oportunidad de conectarte con el equipo en tiempo real. En particular si trabajas con un equipo remoto, no olvides organizar también reuniones y actividades para fortalecimiento del equipo con la intención de mejorar la dinámica del grupo. 

• Faltan signos visuales y contexto. Como no te comunicas cara a cara, en las comunicaciones asincrónicas faltan los signos visuales que puedes esperar ver en las conversaciones normales. En los casos de conversaciones importantes como en las que se habla de resolución de conflictos o sesiones de comentarios constructivos, analiza la posibilidad de tenerlas en directo para que no haya malentendidos. 

Comunicaciones sincrónicas: ventajas y desventajas

Comunicarse en tiempo real es excelente para conectarse con los compañeros de trabajo y resolver problemas de inmediato. Pero esta forma de comunicación también tiene grandes desventajas, que se pueden interponer e impedir la eficiencia y efectividad del equipo.

Beneficios:

• Los problemas se resuelven de inmediato. Tal como ya hemos mencionado anteriormente, las comunicaciones sincrónicas ofrecen la ventaja de resolver problemas de inmediato. Si necesitas abordar un inconveniente o pensar en una solución en ese exacto momento, las comunicaciones sincrónicas son las ideales para el caso. 

• Son muy útiles para las conversaciones interpersonales. Si te comunicas por un tema complicado o para compartir alguna crítica constructiva, las comunicaciones sincrónicas pueden ser útiles para garantizar que no se pierda información o se malinterprete. 

• Mejoran las conexiones entre las personas. Si gestionas un equipo, no olvides programar reuniones individuales con tus subordinados directos, al menos una vez por semana. Las reuniones sincrónicas ofrecen la oportunidad de dar seguimiento a cada empleado, ofrecerles asistencia y ayudarlos a crecer a nivel profesional. 

• Favorecen el trabajo en equipo. Para que los equipos sean efectivos, es esencial charlar con los integrantes, organizar actividades para fortalecimiento de equipos y pasar algo de tiempo viéndose la cara. No importa si el equipo trabaja de forma remota o presencial, dedica algo de tiempo todas las semanas a reunirte con el grupo. 

• Permiten inspirarse en ideas de otros. En algunas situaciones, como en las reuniones para lluvias de ideas o en sesiones de análisis de diseño, la colaboración en tiempo real es más productiva simplemente porque es magnífica para compartir buenas ideas. Si la energía creativa de un equipo es de suma importancia para tus comunicaciones, entonces, las comunicaciones sincrónicas son más útiles que la colaboración asincrónica. 

Inconvenientes:

• Interrumpen el estado de flujo. Todos hemos pasado por esos días de muchísimas reuniones en los que, cuando te dispones a volver a trabajar, aparece otra reunión que interrumpe el estado de flujo. A pesar de que las reuniones pueden ser productivas, cuando están dispersas en el tiempo hay días en que hasta pueden arruinar la productividad personal. 

• Pueden carecer de sentido. Muchos equipos organizan reuniones ante cualquier situación cuando, en realidad, hay cosas que se pueden resolver con un email o una actualización de estado por escrito. Si eres de esas personas que organizan muchas reuniones, confirma que todas tengan un propósito válido.

• Las acciones pendientes se pueden pasar por alto. A veces, las mejores reuniones para lluvias de ideas no se capturan como es debido y pierdes todas esas ideas ingeniosas que surgieron en el grupo. 

• Pueden derivar en decisiones de baja calidad. Algunas personas sienten la necesidad de tomar decisiones en el acto durante las reuniones, antes de tener oportunidad de revisar y entender bien la información. 

10 consejos para tener comunicaciones asincrónicas efectivas

Las comunicaciones asincrónicas tienen un gran impacto en el aumento de la productividad, protegen el tiempo de concentración y empoderan al equipo para que logre trabajos de excelencia. Para cosechar todos los beneficios, necesitas prepararte junto a tu equipo para el éxito.

Ya usas las comunicaciones asincrónicas a diario, por ejemplo, con los emails. Pero si es la primera vez que estableces reglas e instrucciones para las comunicaciones asincrónicas, prueba empezar con estos diez consejos que te damos a continuación.

1. Crea un plan de comunicaciones

El plan de comunicaciones es donde se reúne todo lo necesario para la estrategia comunicativa del equipo. Con un plan claro de comunicaciones, los miembros del equipo reciben respuestas claras acerca de todas las dudas que tengan sobre las comunicaciones del proyecto. Por ejemplo, lo siguiente:

• ¿Qué canal de comunicación debería usar y cuándo? 

• ¿Cuándo debería usar comunicaciones sincrónicas y cuándo, asincrónicas? 

• ¿Cuándo se comunicarán los detalles importantes, como los que se dan en los informes de estado de los proyectos? ¿Con qué frecuencia se compartirán? 

• ¿Cuáles son los tiempos de respuesta esperados para los diferentes proyectos?

Por ejemplo, en Asana, usamos lo siguiente:

• Las reuniones por videoconferencia o presenciales con agendas bien definidas para comunicaciones en tiempo real.

• Asana para comunicaciones acerca del trabajo de manera asincrónica; como para aclarar detalles de las tareas, actualizar los informes de estado de los proyectos o compartir documentos importantes.

• Mensajes directos en Slack para comunicaciones sincrónicas sobre novedades de todos los días y preguntas rápidas.

• Canales de Slack para las actualizaciones asincrónicas que afectan a todo el equipo.

• Emails para comunicarnos con los participantes externos.

2. Aumenta la visibilidad con un espacio de trabajo compartido

Un espacio de trabajo compartido es la fuente central de referencias y de comunicaciones del equipo entero. Con los espacios de trabajo compartidos disminuye el aislamiento y aumenta la visibilidad del trabajo. 

Esto es de suma importancia para un equipo que trabaja en asincronía. Aún cuando el equipo logre reunirse con menos frecuencia, todavía será necesario contar con alguna forma de acceso a la información. Si guardas todos los detalles de un proyecto en un repositorio centralizado, cualquiera puede ver con claridad quién hace qué y para cuándo. 

Por supuesto que pensamos que Asana es magnífica para este tipo de trabajos. Todas las comunicaciones en Asana están conectadas con el trabajo; entonces, siempre sabemos exactamente de qué hablan los integrantes del equipo. Todos encuentran la información que necesitan, sin tener que lidiar con conjuntos aislados de información o carpetas a las que no puedan acceder. El resultado es que casi no hay trabajos del proyecto que no sean visibles para todos. Cuando alguien necesita enterarse de algo, aunque sea de manera asincrónica, puede revisar todas las comunicaciones anteriores sobre el trabajo en un mismo lugar. 

3. Integra la colaboración asincrónica en la cultura del equipo

En parte, la posibilidad de ofrecer todo lo necesario para que este tipo de comunicaciones sean efectivas implica, también, cultivar una mentalidad asincrónica. Si todos los integrantes del equipo piensan primero en reunirse, probablemente organicen reuniones para compartir las actualizaciones de estado de los proyectos, incluso aunque ya hayas compartido las convenciones sobre cómo escribir un informe excelente sobre el estado de un proyecto.

Cuando lances, o relances, oficialmente las comunicaciones asincrónicas en el equipo, define las expectativas con respecto a en qué casos se debería organizar una reunión y en cuáles no. Apoya a los miembros del equipo para que rechacen reuniones en caso de que no crean que sea necesario asistir o, en todo caso, que sugieran que esa reunión se reemplace por una actualización asincrónica. 

En Asana, lo logramos con la publicación de nuestro Manifiesto para reuniones. En el Manifiesto para reuniones que se compartió a todos en la empresa, se explica cuándo y cómo corresponde programar reuniones. Dentro del manifiesto, también brindamos detalles sobre cuándo no debería hacerse una reunión. Por ejemplo, para compartir actualizaciones de estado u otra información general, o cuando las reuniones no tienen una agenda o propósito específicos. 

4. Comunica el horario de trabajo

Las comunicaciones asincrónicas son particularmente efectivas cuando los miembros del equipo se encuentran en zonas horarias diferentes. Los trabajadores remotos tienden a comunicarse de manera asincrónica por defecto, ya que no se encuentran en el mismo lugar al mismo tiempo. 

Para determinar cuándo los miembros del equipo estarán en línea y dispuestos a responder a cualquier consulta, pídeles que compartan los horarios de trabajo. Puedes solicitarles que lo configuren en el calendario o que lo agreguen al perfil en varias herramientas virtuales como Asana o Slack.

5. Programa tiempo para la concentración

Además de comunicar el horario laboral, también deberías comunicar cuándo no responderás a los mensajes, aunque estés en línea. Programar tiempo para la concentración es una opción excelente para lograr trabajar con intensidad. 

Para programar tiempo para la concentración y protegerlo, haz lo siguiente:

• Programa tiempo para la concentración en tu calendario. La mejor manera de proteger el tiempo para la concentración es reservándolo en el calendario. Usa los bloques de tiempo para empezar. 

• Silencia las notificaciones. Durante el tiempo de concentración, silencia las notificaciones para que nada te distraiga del estado de flujo. Usa ajustes como la opción “No molestar” para dejar que tus colegas sepan que estás sin conexión, pero que volverás y responderás a sus consultas en breve. 

• Agrupa las reuniones sincrónicas. Si puedes, para dejar más tiempo disponible para la concentración en el calendario, programa las reuniones lo más cerca posible en el tiempo. No siempre se puede, pero en caso de que sí sea posible, tal vez podrías liberar algo de tiempo para trabajar con intensidad. Puedes hacerlo de forma manual o usar una integración con calendarios como la de Clockwise para automatizar el proceso. 

6. Prepara agendas de reunión para las comunicaciones sincrónicas

Hay veces que la mejor manera de avanzar con el trabajo es hablar ciertos temas en tiempo real. Las reuniones son una herramienta valiosa para alinear las ideas y comunicarse con los participantes del proyecto.

Para llevar a cabo reuniones sincrónicas realmente efectivas, asegúrate de que todos los que vayan a asistir a la reunión estén en sintonía. Hay tres pasos para lograrlo:

1. Asegúrate de que todas las reuniones tengan un propósito. Cuando organices una reunión, pregúntate, “¿Se podría resolver con un solo mensaje?” Si la respuesta es no, identifica el propósito de la reunión y lo que esperas lograr durante la sesión en vivo. 

2. Comparte la agenda de la reunión y lo que haya que leer con anticipación. Las reuniones fracasan cuando los miembros del equipo no tienen todos la misma información. Crea una agenda para la reunión de antemano, para que todos sepan qué temas se tratarán. También puedes asignar textos para leer antes en caso de que haya información de la que los miembros del equipo deban estar al tanto antes de que comience la reunión. Si necesitas tomar decisiones durante la reunión, la lectura previa también puede ofrecer a los integrantes del equipo la oportunidad de analizar el problema y de que se les ocurra alguna solución inicial, sin las limitaciones de tiempo que presenta una reunión en tiempo real. 

3. Respeta la agenda de la reunión. Las reuniones, con frecuencia, se pueden ir por las ramas y depende de ti, el líder de la reunión, dejar que se desvíen o volver a orientar al equipo en el curso correcto. Si es necesario, aplica estrategias para gestión del tiempo como el timeboxing, para que la reunión funcione a la perfección.

7. Prueba con un día sin reuniones

Otra excelente opción para reducir la cantidad de reuniones sincrónicas es probar con un día sin reuniones. En Asana usamos los “miércoles sin reuniones” como alternativa para que los miembros del equipo puedan dedicar tiempo a trabajar intensamente.

8. Genera oportunidades para las conexiones sincrónicas

Esto es particularmente importante para los equipos remotos que probablemente no pasen tiempo cara a cara con los compañeros de equipo durante la semana. Aplica las comunicaciones sincrónicas para reducir el aislamiento y aumentar la conexión del equipo.

Para ponerlo en práctica puedes preparar un canal de Slack para el equipo u organizar un chat semanal del grupo en el que se conecten y se relajen. Si bien las comunicaciones asincrónicas aumentan la productividad, las conexiones sincrónicas pueden mejorar la participación y el sentido de pertenencia.

9. Comparte ejemplos de comunicación en toda la empresa

Dependiendo de la forma de trabajo actual de tu equipo, es posible que organicen reuniones para todo. De ser necesario, haz una lista con los tipos de conversaciones que deberían ser sincrónicas vs. las asincrónicas y compártela con el grupo. Si tienes dudas, los miembros del equipo pueden consultar la lista para programar o cancelar reuniones.

Ejemplo: 

Asincrónico: 

• Informes de estado de los proyectos.

• Comunicaciones acerca del trabajo, que no son urgentes.

• Planes de proyectos.

• Preguntas sobre algún proyecto en particular.

• Avisos sobre dependencias o demoras.

• Información que se comparte.

• Comentarios y aprobaciones.

En tiempo real:

• Reuniones iniciales de proyectos.

• Sesiones de lluvia de ideas.

• Análisis y revisiones de diseños.

• Reuniones diarias de actualización.

• Reuniones mensuales de todo el equipo.

• Reuniones semanales para fortalecimiento del equipo.

10. Realiza reuniones por video que no superen los 30 minutos

Cuando programes reuniones, haz todo lo que puedas para optimizar la productividad. Una excelente opción es ponerles un tope de alrededor de 30 minutos o agregar un descanso a los 30 minutos en las reuniones que duran más tiempo.

¿Por qué? Una investigación reciente de la Dra. Sahar Yousef, especialista en neurociencia cognitiva de la Universidad de California, Berkeley, sugiere que la productividad de la reunión disminuye considerablemente a los 30 minutos. Según la Dra. Yousef:

“Descubrimos que después de los 30 minutos de una videollamada, el cerebro sufre un cansancio extremo que complica la concentración. Si debes organizar reuniones más largas o bloques de reuniones deja tiempo para un descanso de 1 minuto a los 30 minutos de cada reunión. Realmente ayudará a que el cerebro se recomponga y mantenga la energía necesaria para los siguientes 30 minutos”.

¿Cómo afecta el factor del trabajo remoto?

Con frecuencia, verás que las comunicaciones asincrónicas se conectan con el trabajo a distancia. También es cierto que los trabajadores remotos se comunican más de manera asincrónica por defecto. Pero sin importar si estamos en la oficina o nos vemos por Zoom, todos podemos aprovechar el aumento de productividad que ofrecen las comunicaciones asincrónicas.

Si gestionas empleados que trabajan remoto y casi todas las conversaciones se producen en asincronía, asegúrate de que también haya interacciones cara a cara en algún momento, para que los miembros del equipo puedan sentirse más cómodos y parte del grupo. Cuando necesites comunicarte de manera sincrónica, sé receptivo.

Adopta los flujos de trabajo asincrónicos

Las comunicaciones asincrónicas son una de las mejores opciones para empoderar a los miembros del equipo y que produzcan trabajos excelentes, mientras que también favorecen la visibilidad y la transparencia. Este tipo de comunicaciones aumenta la productividad, ayuda al equipo a tomar mejores decisiones y facilita la visibilidad, por parte de diferentes departamentos, de la información clave de los proyectos.

Si quieres practicar la comunicación asincrónica de manera efectiva, necesitas hallar una forma de guardar y compartir la información. Para lograrlo, usa una fuente de referencias compartida, como una herramienta de gestión del trabajo. Asana es una herramienta de gestión del trabajo con la que puedes organizar y comunicarte sobre el trabajo, además de reunir todo lo que el equipo necesita para producir trabajos de excelencia.