Todo lo que necesitas saber para crear un registro RAID

La gestión de proyectos es sencilla cuando todo va sobre ruedas. Pero no siempre es así. Cuando las cosas se ponen difíciles, es importante documentar los cambios que se den en el proyecto. Esto puede ayudar a tu equipo a realizar un seguimiento de los cambios, a aprender de esos desafíos y a aplicar la información obtenida en el siguiente proyecto.

En este artículo, explicaremos qué es un registro RAID y por qué es una excelente herramienta que puedes utilizar en la gestión de proyectos.

¿Qué es un registro RAID?

Un registro RAID es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para documentar todo inconveniente o problema que ocurra durante un proyecto en curso. Esta herramienta se crea durante la fase de planificación del proyecto y se utiliza continuamente durante todo el proyecto para documentar riesgos, acciones, suposiciones, problemas, decisiones y dependencias a medida que avanza el proyecto. Además de dar seguimiento a los cambios y aumentar la visibilidad, puedes utilizar este registro durante una reunión post mortem para descubrir cómo prevenir problemas y desafíos similares en proyectos futuros.

RAID es un acrónimo en inglés que significa lo siguiente:

Riesgos

Los riesgos son cualquier problema potencial que pueda producir un efecto adverso en el proyecto. Es fundamental identificar los riesgos del proyecto de forma proactiva antes de que comience el proyecto. De esa manera, puedes identificar soluciones para esos riesgos antes de que sucedan y brindarle a tu equipo las herramientas que necesitan para comprender qué hacer si se topan con los riesgos del proyecto en el camino. La implementación proactiva de la gestión de riesgos del proyecto puede evitar que se desarrollen problemas importantes en instancias posteriores del proyecto. 

Esta sección del registro RAID es similar a un registro de riesgos, cuyo objetivo es identificar, analizar y resolver riesgos de forma preventiva. Si tu equipo utiliza un registro de riesgos de forma activa, puedes implementarlo en la sección “R” del registro RAID. Además de la gestión proactiva de riesgos, también puedes utilizar la sección de riesgos de tu registro RAID para documentar riesgos inesperados cuando se produzcan. Cuando el equipo identifica un riesgo, debe asignar un encargado claro que gestione ese problema si surge más adelante durante el proyecto.

Acciones o supuestos

Dependiendo de cómo tu equipo configure su registro RAID, la “A” en RAID puede representar acciones o supuestos (“actions” o “assumptions”). Puedes utilizar ambas opciones en tu registro RAID o puedes elegir solo una. Si te preguntas qué tipo funciona mejor para tu equipo, toma tu decisión según lo siguiente:

• Acciones, si tu proyecto tiene muchas variables.

• Supuestos, si se trata de un proyecto a largo plazo que requiere mucha previsión.

Las acciones, o acciones pendientes, es todo aquello que debe realizarse mientras dure el proyecto. Las acciones pendientes siempre deben tener un encargado claro para que todos sepan quién es responsable de cada elemento específico. Si hay varios encargados de una acción pendiente, identifica claramente qué persona es responsable de cada entregable. Los gerentes de proyectos deben verificar regularmente las tareas o acciones pendientes abiertas del proyecto para asegurarse de que el proyecto continúe avanzando. 

Los supuestos son todo aquello que tu equipo anticipa que sucederá de cierta manera durante el proceso de planificación. En lo que respecta a la gestión de proyectos, los supuestos son factores que el equipo ya tiene la certeza de que ocurrirán. Esto podría deberse a la experiencia o a la pericia. Un buen ejemplo de un supuesto en la gestión de proyectos es suponer que una parte crucial de una máquina llegará de forma segura y puntual.

Dado que no puedes planificar todo, los miembros del equipo deben ir suponiendo ciertos aspectos en el proceso. Es fundamental documentar tus supuestos en un punto central. De esa manera, si se produce un obstáculo inesperado o un riesgo imprevisto del proyecto, puedes consultar rápidamente tu lista de supuestos. Si uno de tus supuestos deriva en un riesgo u obstáculo, tu equipo puede identificar rápidamente la causa raíz del problema al descubrir de manera proactiva si el supuesto es verdadero o no.

Problemas:

Son aquellos inconvenientes que ocurren durante el proyecto y que no esperabas que sucedan. Los problemas son diferentes a los riesgos porque no esperas que ocurran. Los riesgos son un problema potencial que ya anticipas, mientras que los problemas surgen de forma inesperada. Es importante dar seguimiento a los problemas a medida que ocurren para que tu equipo pueda consultar cómo se resolvieron. Si surgen problemas en el futuro debido a este problema inicial, la documentación puede ayudar a tu equipo a identificar la causa raíz. 

Decisiones o dependencias

De manera similar a la “A” de RAID, la “D” puede representar decisiones o dependencias. Si tu proyecto tiene una forma más libre, es posible que tu equipo desee resaltar las decisiones que se tomaron para llegar a la solución. Si tu proyecto tiene muchas tareas complejas que dependen unas de otras, las dependencias serían una opción más acorde.

Las decisiones son todas las elecciones concretas que se realizan a lo largo del camino. Son todos los pensamientos e ideas finales que hacen que un proyecto se concrete. Es importante documentar qué decisión se tomó, quién la tomó y por qué se la eligió. Si tu equipo utiliza un proceso iterativo como kaizen, esta documentación puede ser útil para realizar mejoras para proyectos futuros. 

Una dependencia en la gestión de proyectos es una tarea que depende de la finalización de otra. Si hay dependencias importantes en un proyecto que pueden evitar que el proyecto avance, documéntalas en el diagrama RAID. La visualización de las dependencias puede ayudar a los miembros de tu equipo a comprender qué tareas deben realizarse primero, antes de pasar al siguiente paso. A menudo, encontrarás que las dependencias se organizan en un diagrama de Gantt.

Cuándo usar el registro RAID

Los registros RAID son herramientas que conviene usar cuando comienzas a planificar tu proyecto. También es beneficioso usarlos de manera constante a medida que el proyecto va avanzando, para que puedas documentar las acciones pendientes importantes que deben revisarse, las decisiones que se toman o los grandes problemas que surgen. 

El registro RAID es útil para acciones rápidas, pero esta herramienta no debería ser tu única forma de gestión de proyectos. Considera al registro RAID como un registro de incidentes para la gestión del proyecto; si hay un evento importante en el proyecto, documéntalo en el registro RAID. Asegúrate de combinar el registro RAID con un sistema de gestión de proyectos más sólido que mantenga todo el trabajo, las tareas y los planes de tu equipo en curso. 

Ventajas de usar un registro RAID

El registro RAID es una herramienta beneficiosa con la que debes contar para la gestión de proyectos. A continuación, mencionamos algunas razones.

Catalogación rápida

Uno de los principales beneficios de utilizar un registro RAID es la capacidad de catalogar información importante de manera rápida en un punto central. Tan pronto como ocurre un problema o se toma una decisión, el gerente del proyecto puede anotar esa acción en la sección correspondiente del registro RAID. 

Documentación en caso de futuros cambios

Tu equipo debe documentar los procesos y las decisiones que se tomen a medida que avanza el proyecto. De esa manera, los cambios que realices durante tu proyecto actual pueden ayudar a tomar decisiones informadas en proyectos futuros. Por consiguiente, los registros RAID pueden ayudarte a aprender y utilizar tu experiencia para desafíos futuros.

Transforma tus registros RAID en plantillas

Es muy fácil crear una plantilla de registro RAID que se adapte a las necesidades de tu equipo. En el caso de que se sume un nuevo gerente de proyectos o de que estés capacitando a alguien con respecto a los procesos importantes de tu equipo, el concepto general del registro RAID es simple. Los registros RAID están diseñados para usarse de manera repetida. La forma más sencilla de hacerlo es crear una plantilla que se adapte a las necesidades de tu equipo y utilizar la misma plantilla en cada proyecto.

Documenta todas las decisiones en un solo lugar

Los registros RAID le dan a tu equipo un lugar central en el cual encontrar información relacionada con un proyecto dado. Si un miembro del equipo necesita tratar un problema con la parte interesada adecuada, el registro RAID puede indicarle quién es la persona adecuada. 

El registro no solo documenta quién es el encargado de cada parte, sino que también sirve como una descripción general de alto nivel del proceso del proyecto. Los miembros del equipo pueden ver fácilmente las acciones que están en curso o las decisiones que se tomaron recientemente. Dado que cada sección está claramente identificada, los miembros del equipo pueden encontrar la información que les sea más útil.

Desventajas de usar un registro RAID

Si bien los registros RAID son herramientas útiles, tienen algunas desventajas.

Los registros RAID son complementarios

Tu registro RAID no debería ser la única fuente de referencias en lo que respecta a la gestión de proyectos. Es una herramienta útil para registrar decisiones importantes, dependencias clave y cualquier problema que surja en el camino. Sin embargo, si estás buscando información más detallada sobre el proyecto, es posible que un plan de proyecto se adapte mejor a tus necesidades. 

Además del registro RAID, asegúrate de que tu equipo también tenga una herramienta centralizada donde se encuentre toda la información de tu trabajo. De esa forma, todos los miembros del equipo, independientemente de su función o del departamento al que pertenezcan, podrán acceder a la información del proyecto que necesiten. La mejor forma de hacerlo es con una herramienta de gestión del trabajo. 

Los registros RAID deben actualizarse periódicamente

Un registro RAID solo estará actualizado cuando el gerente del proyecto lo actualice. Si el gerente del proyecto no agrega constantemente información nueva en tiempo real, el registro RAID se vuelve obsoleto. Esto puede resultar complicado si el gerente del proyecto no puede actualizar el registro de forma constante. Si la información está desactualizada, esto puede crear confusión para las otras partes interesadas, por lo que es importante tener mensajes unificados en todas las formas de comunicación.

Los registros RAID pueden terminar abarrotados de información 

Si documentas todas las decisiones que se tomen en tu registro RAID, hasta la elección individual más pequeña, el registro puede desordenarse rápidamente y encontrar información se volverá todo un desafío. Ponerse de acuerdo en cuanto al nivel de detalle es un aspecto importante para que tu equipo mantenga su registro RAID ordenado. Antes de comenzar a crear el registro RAID, asegúrate de que tu equipo comprenda claramente qué decisiones y problemas deben incluirse y cuáles no.

Para evitar el desorden, tu equipo debe decidir específicamente qué información es la más importante que se deba documentar en el registro RAID. Esto permite que solo la información más importante esté en el registro, lo que facilita las consultas por parte de las partes interesadas del proyecto para encontrar la información que necesitan. 

Cómo usar el registro RAID

Los registros RAID pueden ser tan simples como una hoja de papel con cuatro cuadrantes dedicados a cada parte del acrónimo, pero son más efectivos cuando todos los miembros del equipo pueden acceder a la información en un solo lugar. 

Para crear un registro RAID, sigue estos cuatro pasos:

1. Identifica la mejor manera de presentar tu registro RAID. Como se mencionó anteriormente, un registro RAID puede ser tan simple como una hoja de papel dividida en cuatro secciones. Sin embargo, esta puede no ser la forma más eficiente para que tu equipo acceda a esta información. Decide con tu equipo si desean implementar este registro en un documento, en una hoja de cálculo o en un tipo de software diferente.

2. Trata los riesgos iniciales, los supuestos y las dependencias. Al ser proactivo, puedes asegurarte de que todos los miembros de tu equipo conozcan los problemas potenciales y cómo prevenirlos.

3. Actualiza el registro con regularidad. El registro RAID solo es preciso cuando se lo actualiza periódicamente. Utiliza el registro a medida que avanza el proyecto y actualiza las secciones correspondientes de forma adecuada.

4. Reflexiona una vez que termine el proyecto. Cuando tu equipo esté realizando la reunión post mortem del proyecto, usa el registro RAID para ayudarte en tu conversación sobre cómo puedes mejorar para tu próximo proyecto.

El uso de software para un registro RAID

Crear un registro RAID con un software de gestión del trabajo como Asana puede ayudarte a organizar todos tus elementos de registro de manera coherente. Al definir claramente los plazos, las partes interesadas y las acciones pendientes, tu equipo podrá volver a realizar el trabajo que mejor sabe hacer.