Ley de Parkinson: consejos para combatirla y aumentar la productividad

¿Alguna vez has postergado un proyecto hasta el último minuto a pesar de que sabías que solo te tomaría unas pocas horas realizarlo? Eso es la procrastinación en su máxima expresión, pero también es la Ley de Parkinson en acción. Si tienes tiempo, lo tomas. O usas el tiempo para hacer la tarea más lentamente o procrastinas y finalizas la tarea justo antes de que venza el plazo.

Lamentablemente, los plazos no siempre nos ayudan a ser más productivos, pero sí nos puede ayudar comprender de qué se trata la Ley de Parkinson y encontrar formas de poder superarla. En esta guía, explicaremos cómo funciona la Ley de Parkinson y brindaremos algunos consejos para ayudarte a realizar tu trabajo en menos tiempo.

¿Qué es la Ley de Parkinson?

La Ley de Parkinson establece que el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización. Esta ley puede entrar en juego cuando haces malabarismos con varios plazos o cuando gestionas varios proyectos a la vez.

Digamos, por ejemplo, que tienes un plazo de dos semanas para finalizar una propuesta de proyecto. Probablemente estés tranquilo ya que sabes que dispones de tiempo suficiente para elaborarla. Sin embargo, esa fecha de entrega holgada hace que te demores más de lo necesario para finalizar la tarea en cuestión, o puede que la postergues y la finalices apenas antes de la fecha de vencimiento. En otras palabras, la tarea se expande hasta que ocupa por completo el tiempo que te han dado.

¿Quién introdujo la Ley de Parkinson?

La Ley de Parkinson fue enunciada por primera vez en un ensayo satírico escrito para la revista “The Economist” en 1955 por el historiador naval británico Cyril Northcote Parkinson, quien luego escribiera un libro titulado La Ley de Parkinson: la búsqueda del progreso. Su historia en el ensayo habla sobre una mujer cuya única tarea del día era enviar una postal.

Como tiene todo el día para hacer esta tarea, dedica una hora a buscar la tarjeta, media hora a buscar sus lentes, 90 minutos a escribir la tarjeta, y así sucesivamente hasta que ocupa todo el día. Su historia tiene como objetivo explicar cómo el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo que se le asignó. Si bien el ejemplo de Parkinson puede parecer extremo, la realidad es que todos lo hemos experimentado de alguna manera.

¿Por qué el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible?

Los estudios sugieren que cuando se nos asigna una tarea, pensamos en el tiempo que tenemos disponible para realizarla en lugar del tiempo que realmente necesitamos, lo cual nos hace perder mucho tiempo y obtener resultados ineficientes. A menudo, esta es la razón por la que las personas tendemos a tomarnos todo el tiempo que se nos asigna para realizar una tarea, incluso si no requiere tanto tiempo.

Ejemplos de la Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson se aplica a casi todos los ámbitos. Nadie es inmune a esta ley hasta que la reconoce y encuentra formas de combatirla personalmente. La Ley de Parkinson afecta a todos los equipos de marketing o diseño, y también puedes ver cómo se presenta a mayor escala en las empresas.

Afortunadamente existen varias formas de lidiar con la Ley de Parkinson. Sin embargo, el tipo de trabajo que realices determinará cómo podrás combatirla. A continuación, presentamos tres ejemplos y te contamos cuáles son las soluciones para estos casos particulares.

Presentación de marketing

Supongamos que eres gerente de Marketing y tienes que trabajar en una presentación para un cliente nuevo. Tienes un plazo de un mes para reunir todo el material necesario para tu presentación. Como tienes tiempo suficiente para prepararte, decides realizar otras tareas que tienes asignadas, por lo que pospones la presentación. Sin embargo, la fecha de entrega se acerca y te esfuerzas por finalizar la presentación a último momento.

Veamos otro ejemplo concreto. Supongamos que no tienes ninguna otra tarea a cargo, por lo que te tomas todo el mes que tienes asignado para trabajar en la presentación. La presentación está terminada a las dos semanas, pero como tienes tiempo adicional, sigues agregando información y modificando detalles hasta que se acerca la fecha de entrega. Tu trabajo ahora se ha expandido hasta ocupar el tiempo que tenías asignado para finalizarlo.

Posible solución: Los miembros del equipo de marketing pueden trabajar juntos para determinar de manera realista cuánto tiempo debe durar un proyecto, en lugar de establecer una fecha de entrega aleatoria. Centrarse en el tiempo que necesitas para finalizar un proyecto en lugar de la fecha de entrega puede ayudar a aumentar la productividad y prevenir la ineficiencia.

Catálogo de diseño

Si eres diseñador, probablemente te sientas muy identificado con este ejemplo. Imagina que tienes dos semanas para crear un catálogo. Como creativo, te enorgulleces de tu trabajo y tu objetivo es lograr que cada proyecto sea perfecto. Seguramente sientas que tus proyectos nunca están completamente terminados ya que siempre encuentras algo para corregir o mejorar.

Los plazos son muy convenientes ya que te permiten mantenerte encaminado. Sin embargo, siempre permites que tu trabajo se prolongue hasta el último minuto porque quedas completamente atrapado en los detalles de cada proyecto.

Posible solución: Si involucras al cliente en las primeras etapas del proceso de diseño, puedes evitar perder tiempo innecesario en tus diseños. Si consultas regularmente con el cliente o el gerente para obtener comentarios, podrás visualizar en mayor detalle cuánto has progresado y entender cuándo debes detenerte.

La semana laboral de 40 horas

La mayoría de las empresas trabajan con el modelo de 40 horas semanales. Este modelo asume que la mayoría de los trabajos requieren la misma cantidad de tiempo cada semana para realizar las tareas.

¿Es realista suponer que el trabajo en el área de marketing y en el área de la salud requieren ocho horas al día? ¿Son estas profesiones igualmente complejas? La respuesta es no. La Ley de Parkinson está muy presente a nuestro alrededor. Algunas personas están ocupadas 40 horas a la semana, mientras que otras aprovechan la gestión del tiempo para hacer las tareas en menos tiempo.

Posible solución: Considera seguir el Principio de Pareto, que establece que aproximadamente el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones. Centrarte en realizar el trabajo de alto impacto en lugar de pensar en el tiempo que le dedicas puede ayudarte a aumentar la productividad.

Cómo combatir la Ley de Parkinson

Puedes usar diferentes estrategias para gestionar mejor tu tiempo y combatir la Ley de Parkinson. Cuando logras evitar que tu trabajo se expanda hasta ocupar todo el tiempo asignado, puedes terminar tus tareas más rápido y usar el tiempo restante para relajarte o dedicarte a otras tareas.

1. Planifica tu trabajo de forma estratégica

Si planificas tu trabajo estratégicamente con anticipación, será menos probable que procrastines y más probable que trabajes de manera eficiente. Crear un plan puede ayudarte a gestionar tu tiempo de manera más eficiente, estimar cuánto tiempo tomarán las tareas y planificarlas en función de ello.

Tu plan debería incluir:

• Tus objetivos SMART

• Tu lista de tareas y acciones 

• Un cronograma

• Los recursos que necesitarás 

• Las fechas específicas en las que evaluarás el progreso

También puedes crear un plan estratégico más general para tus objetivos a corto y a largo plazo en la empresa. Esto puede motivarte a ser más productivo en el trabajo.

2. Establece tus propios plazos

El primer paso para superar la Ley de Parkinson es establecer tus propios plazos. En lugar de pensar en el tiempo que tienes para realizar el trabajo, céntrate en el tiempo que necesitas realmente para cada tarea y establece así tus propios plazos.

Para calcular el tiempo que realmente necesitas para llevar a cabo tarea, primero debes:

• Comprender los requisitos del proyecto: Para poder determinar cuánto tiempo necesitas para completar un proyecto, debes tener una idea de todo el trabajo que debes realizar. En este paso, deberás crear una lista de todas las tareas, subtareas y actividades del proyecto que tienes a cargo. 

• Priorizar las tareas y actividades en consecuencia: Una vez que tengas la lista de los requisitos de tu proyecto, puedes priorizar tu lista de tareas pendientes y determinar cuáles son más importantes y/o complejas. En la parte superior de tu lista deberás colocar las tareas que requieren más tiempo.

• Decidir a quién necesitarás involucrar: Si necesitas la ayuda de otros compañeros de trabajo para abordar algunas etapas del proyecto, deberás evaluar a quién involucrar. Si te comunicas con el equipo al comienzo del proyecto podrás ahorrar tiempo más adelante.

• Estimar el tiempo que necesitarás: Ahora que tienes una idea clara de quiénes participarán de tu próximo proyecto, qué tareas se abordarán y cómo se realizará el trabajo, podrás hacer una estimación realista del tiempo que te llevará completar el proyecto en función de tu carga de trabajo y tu nivel de productividad personal. 

Piensa en tus tareas como objetivos a corto plazo. Cuanto más rápido las realices, más tiempo disponible tendrás para abordar otras actvidades.

3. Prueba la técnica de timeboxing

El timeboxing es una estrategia de trabajo productiva que puede ayudarte a disminuir las distracciones, recuperar la productividad perdida y centrarte en el trabajo que realmente importa.

El timeboxing implica establecer un objetivo para finalizar una tarea en un determinado período. Si planificas con anticipación cuánto tiempo debería tomar una tarea, podrás abordar el trabajo de manera más consciente. Puedes usar el timeboxing para programar tareas individuales, ayudar a tu equipo a organizarse mejor o gestionar reuniones de manera más eficiente.

4. Prueba la técnica Pomodoro

Similar a la técnica de timeboxing, la técnica Pomodoro implica trabajar concentrados en sesiones separadas por descansos breves y frecuentes, con el objetivo de estimular la productividad y, a la vez, disminuir el cansancio mental. Esta técnica usa sesiones de trabajo de 25 minutos separadas por descansos de 5 minutos para maximizar el enfoque.

El enfoque de cinco pasos para gestionar tu tiempo con la técnica Pomodoro incluye:

1. Crear una lista de tareas en orden de importancia

2. Configurar un temporizador de 25 minutos

3. Trabajar en una tarea durante ese intervalo de tiempo

4. Tomarse un descanso de 5 minutos

5. Después de la cuarta sesión de trabajo, tomarse un descanso entre 15 y 30 minutos

5. Usa una herramienta de gestión de tareas

Las herramientas de gestión de tareas son excelentes ya que te permiten organizar tu día de trabajo, programar fechas de entrega personales y asegurarte de tener suficiente tiempo para centrarte en tus prioridades. Además, te permiten crear listas de tareas pendientes para mantenerte al día con los proyectos, tanto para tus proyectos personales como para las iniciativas que abordes en equipo.

Si deseas tomar el control de tu tiempo y aumentar la cantidad de trabajo que puedes realizar, deberás combatir la Ley de Parkinson. Si terminas las tareas antes del plazo establecido, puedes usar el tiempo extra para avanzar con otras tareas o tomarte un descanso. El objetivo es ser más eficiente, no estar sobrecargado de trabajo.

Combate la Ley de Parkinson para lograr mucho más en menos tiempo

Cuando logras comprender qué es la Ley de Parkinson y cómo funciona, puedes usarla a tu favor. Si implementas las estrategias adecuadas, como la planificación proactiva, los plazos personales y la priorización de tareas, puedes abordar más tareas en menos tiempo y así lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

El uso de un software de gestión de tareas puede complementar las estrategias que implementas y ayudarte a lograr tus objetivos.