Nuevo: Agrega portafolios a otros portafolios para organizar el trabajo en todos los niveles de tu organización

A pesar de todos los cambios que se produjeron en el lugar de trabajo durante el último año, una cosa no ha cambiado: los trabajadores aún dedican el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo. Este tipo de actividades, como buscar información o tratar de conseguir actualizaciones de estado, se alejan del trabajo significativo y estratégico que permiten que tu organización avance.

En 2018, presentamos la función Portafolios para ayudar a los equipos a reducir los pormenores del trabajo y organizar sus iniciativas estratégicas más importantes con la gestión de portafolios de proyectos. Los Portafolios son el centro de control para organizar las iniciativas más importantes de tu organización y estar informado con respecto a su estado. Gracias a los Portafolios en Asana, puedes dar seguimiento a toda la información que necesitas para llevar adelante tu empresa, de la estrategia a la ejecución, en un solo lugar.

Cada empresa tiene su propia estructura organizativa y estilo de distribución de la información. Ahora puedes agregar portafolios, además de proyectos, a otros portafolios, para ayudar a los equipos a comprender mejor su estructura organizativa en Asana y dar seguimiento al trabajo en todos los niveles, en todo momento.

Captura y visualiza el trabajo en el nivel correcto

La posibilidad de agregar portafolios a otros portafolios te permite organizar y explorar mejor el trabajo en Asana. Al tener la flexibilidad de organizar proyectos y portafolios en paralelo, te aseguras de que todos los involucrados puedan visualizar el trabajo en el nivel correcto, sin perderse en los detalles.

Estos múltiples niveles de la organización aumentan la visibilidad entre los diferentes departamentos y permiten que los miembros del equipo puedan supervisar y comunicarse fácilmente respecto al trabajo. A continuación, te damos algunos ejemplos de cómo los miembros de los diferentes niveles de tu organización pueden usar los proyectos y portafolios:

• Los colaboradores individuales que trabajan principalmente en proyectos pueden obtener más contexto sobre el trabajo a nivel de portafolio.

• Los líderes de equipos y los gerentes de proyectos pueden coordinar el trabajo de varios proyectos dentro de un solo portafolio. En el portafolio, pueden ver el estado de cada proyecto y, si es necesario, pueden hacer clic en cada proyecto para obtener más información.

• Los jefes de departamentos pueden crear un portafolio que contenga portafolios o proyectos importantes del equipo. Pueden adquirir una visión general del estado de las iniciativas que abarcan varios departamentos, lo que les permitirá entender rápidamente si el trabajo del departamento en cuanto a los objetivos más importantes del trimestre se encuentra en curso, en riesgo o con retraso.

• Los líderes ejecutivos pueden reunir los portafolios de todos sus subordinados en un mismo lugar para asegurarse de que el trabajo esté bien encaminado en toda la organización.

💡Consejo: Así como puedes agregar una tarea a varios proyectos, también puedes agregar un portafolio a varios portafolios para reducir el trabajo duplicado.

4 formas de usar los portafolios para capturar y organizar el trabajo de forma efectiva

La posibilidad de agregar portafolios a otros portafolios te permite crear una perspectiva general del trabajo que sea intuitiva, accesible y personalizable. Centraliza la información en el nivel correcto para que los demás involucrados puedan visualizar el trabajo en el nivel que mejor les funcione.

A continuación te mostramos cuatro ejemplos de cómo puedes centralizar la información y crear de forma sencilla sistemas organizacionales flexibles:

“Para poder hacer un seguimiento del progreso en varios lugares, tengo que duplicar el trabajo de forma manual”

Si formas parte de un departamento matricial, debes asegurarte de que los diferentes líderes puedan visualizar el progreso del trabajo de acuerdo con su nivel jerárquico o funcional. Sin embargo, en lugar de duplicar el trabajo, ahora puedes incluir todo el trabajo relevante en el portafolio que mejor funcione para todos los involucrados, sin tener que interrumpir el flujo de trabajo de otra persona.

Imagina que has creado un portafolio para una campaña de marketing de marca para un cliente nuevo. El trabajo relacionado con esta iniciativa debe estar supervisado en el portafolio de marketing del cliente, que está gestionado por el departamento de Éxito del Cliente. Sin embargo, también quieres incluir este trabajo en el portafolio del equipo de marca para obtener una mayor visibilidad. En lugar de duplicar el trabajo, puedes agregar el portafolio de campaña de marketing de marca para el cliente tanto al portafolio de marketing del cliente como al portafolio del equipo de marca. De esta manera, los líderes de ambos departamentos podrán supervisar el trabajo sin interrumpir el sistema organizacional del otro.

“Como jefe de departamento, necesito poder visualizar el panorama general”

Si trabajas en una empresa más tradicional o con una estructura jerárquica, puedes usar los portafolios para crear tantos niveles de trabajo como sea necesario. De esa manera, los miembros del equipo pueden analizar con mayor o menor detalle para comprender cómo el trabajo que están visualizando contribuye a la meta general.

Imagina, por ejemplo, que eres el director de marketing de ingresos del departamento de ventas de tu organización y necesitas saber, a un alto nivel, cómo están progresando tus equipos de ventas. El líder de cada equipo de ventas (por ejemplo, los líderes de los equipos de PYMES, mercado medio y grandes empresas) tiene su propio portafolio para supervisar el trabajo de su equipo. En lugar de tener que acceder cada día o semana a todos los portafolios para obtener un informe de progreso actualizado, ahora puedes crear un portafolio de ventas “principal” que incluya los portafolios de todos los equipos. En caso de retrasos, haz clic en el portafolio de la división en particular para obtener más información y ayudarlos para que puedan volver a encarrilarse.

“Quiero reunir nuestras iniciativas más importantes en un solo lugar”

Si no tienes ningún nivel de gestión, o tienes muy pocos, puedes usar los portafolios para organizar flujos de trabajo separados dentro de un portafolio más grande que incluya todas las iniciativas de la empresa. Ten en cuenta que los portafolios pueden contener cientos de proyectos, por lo que puedes organizarlos de la forma que mejor te parezca.

Supongamos que eres el director general de una empresa emergente. Aparte de los grupos de trabajo y las iniciativas de los diferentes departamentos, la estructura de tu organización es plana. Pero como director general, aún necesitas una forma de poder visualizar en qué está trabajando el equipo. Al crear un portafolio central que incluya los proyectos o los portafolios de cada iniciativa, logras obtener una fuente única de referencias para todo el trabajo importante de tu organización.

“Quiero consolidar la información y los proyectos personales”

Al igual que en los proyectos, también puedes configurar los permisos de los portafolios como privados. De esta manera, puedes colocar tus proyectos y portafolios activos a los que accedes con frecuencia en un solo lugar, consolidar la información a la que deseas hacer referencia con frecuencia o crear portafolios para proyectos específicos que deseas compartir con un pequeño grupo de personas.

Gestiona y supervisa el trabajo de tu organización con los Portafolios

Independientemente de cómo uses Asana, los portafolios te permiten supervisar varias iniciativas a la vez e informar rápidamente sobre el estado de tu organización. Al crear múltiples niveles de organización, puedes visualizar los diferentes niveles de trabajo, centrarte en las tareas que requieren atención y eliminar detalles innecesarios que pueden distraerte del panorama general.

Los Portafolios están disponibles para todos los clientes de Asana Business y Enterprise. ¿Te interesa probar la función Portafolios? Regístrate para obtener una prueba gratuita del plan Business y empieza hoy mismo.