Viessmann desarrolla soluciones climáticas para el futuro con Asana

De fabricante de sistemas de calefacción a líder en tecnología moderna, el cambio ha sido una constante para Viessmann durante los últimos 100 años. Esta empresa familiar se ha transformado en un proveedor global de soluciones de climatización para espacios habitables, y se dedica a desarrollar e implementar sistemas de energía inteligentes y sostenibles, y soluciones de calefacción y refrigeración para sus clientes residenciales, industriales y comerciales. 

Con sede en Alemania, Viessmann ahora cuenta con más de 12 750 empleados en 74 países y ha generado ganancias por 2.8 mil millones de euros en 2020. Apostando siempre a la innovación, la empresa sigue de cerca las tendencias tecnológicas y comerciales para mantenerse competitivos y cumplir con las necesidades cambiantes del mercado. 

Un lugar de trabajo digital para el futuro

Durante cuatro generaciones, Viessmann ha estado dirigida por emprendedores con visión de futuro que han impulsado el crecimiento continuo de la empresa. Maximilian (Max) Viessmann, actual director ejecutivo, se unió a la empresa en 2015 y comenzó a centrarse en la siguiente fase de crecimiento de la empresa: la transformación digital.

Max se propuso digitalizar tanto la gama de productos de la empresa como los procesos de trabajo internos. Delegó la responsabilidad de la planificación e implementación del nuevo lugar de trabajo digital a Alexander Poellmann, el jefe de Colaboración y Oficina Inteligente de la empresa en ese momento. 

Bajo el liderazgo de Max, Alex y su equipo se propusieron encontrar una plataforma de gestión del trabajo simple e intuitiva que todos los empleados pudieran usar para colaborar de manera más efectiva. Su búsqueda los llevó a Asana. Eligieron esta plataforma porque permite brindar a todos los empleados visibilidad de la estrategia corporativa, desde la visión general hasta los objetivos específicos, incluidas las tareas individuales, lo que se alinea con la cultura de transparencia de Viessmann. Además, Asana es una herramienta sencilla de usar, por lo que el equipo confiaba en que los empleados la adoptarían fácilmente, independientemente de su estilo de trabajo. Por último, también se puede acceder a esta plataforma en cualquier momento y lugar a través de la web y la aplicación móvil, lo que proporciona la flexibilidad necesaria para colaborar desde todas las oficinas y trabajar de forma remota.

Los primeros departamentos en adoptar Asana fueron los equipos responsables de la transformación digital de la empresa: TI e Investigación y Desarrollo. Luego, la plataforma se implementó en el resto de la empresa. Ahora Asana es la plataforma estándar para la implementación de objetivos estratégicos, la gestión de proyectos interdisciplinarios y la estandarización de flujos de trabajo en todo Viessmann. Han logrado integrar completamente la herramienta en todas sus operaciones. Por ejemplo, Asana se usa para gestionar todo el proceso de desarrollo de productos, desde la idea hasta el lanzamiento al mercado.

Los principales responsables de la adopción exitosa de Asana en Viessmann han sido los 50 “Héroes de Asana”: el primer punto de contacto para responder las preguntas de sus colegas. Además, son expertos en crear mapas sobre los procesos de Viessmann en Asana y son responsables de impulsar la rápida adopción de nuevas funciones y capacidades, como así también de optimizar y escalar activamente el software. Estos héroes trabajan en estrecha colaboración con su jefe de Éxito del Cliente de Asana, quien les brinda información y actualizaciones sobre las nuevas características y funcionalidades de la herramienta a medida que se lanzan.

Aprovechar al máximo esta nueva forma de trabajar

Para complementar la experiencia de Asana, Viessmann también implementó Google Workspace para facilitar las comunicaciones, el intercambio de archivos y la colaboración. La estrecha integración entre Asana y Google Workspace permite a los empleados crear tareas de Asana directamente desde su bandeja de entrada de Gmail, planificar su trabajo en Google Calendar y vincular archivos de Google Drive a proyectos de Asana. Esto garantiza que siempre sea fácil encontrar y acceder a la información en cualquier momento.

Viessmann usa Asana en casi todas sus filiales, por lo que todos los empleados de la empresa pueden trabajar juntos sin problemas. A medida que adquieren empresas nuevas, se invita a los empleados a Asana para que puedan empezar a colaborar con sus colegas de inmediato. Y dado que la empresa opera a nivel global, los empleados pueden coordinar proyectos en diferentes zonas horarias, equipos y ubicaciones en Asana, además de establecer hitos realistas y perseguir objetivos comunes.

Algunas de las formas en que usan Asana incluyen:

• Comunicaciones ejecutivas: los directivos capturan las partes más importantes de la estrategia de la empresa en un proyecto de Asana, que incluye productos y cambios organizacionales de gran prioridad. A medida que se inician los trabajos, todas las actualizaciones se comparten con los colaboradores de esas iniciativas, lo que les permite agregar comentarios, hacer preguntas y participar del trabajo de forma proactiva. 

• Colaboración en equipo: la información solía quedar aislada en los equipos, pero como Viessmann incorporó metodologías ágiles, los empleados necesitaban poder compartir la información entre los distintos departamentos. Asana permite a las personas de diferentes equipos y funciones colaborar y compartir información dentro de los proyectos a los que pueden acceder todos. 

• Gestión de las solicitudes internas: muchos equipos, desde los de marketing o gestión de calidad a los de funciones relacionadas con la producción, usan Asana para gestionar las solicitudes que reciben. Los empleados ahora completan un formulario de Asana para enviar solicitudes nuevas, lo que crea una tarea en el proyecto del equipo. De este modo, se garantiza que el equipo reciba la información que necesita con antelación, y que todas las solicitudes estén centralizadas en un solo lugar para poder gestionar sus cargas de trabajo. Además, los empleados pueden dar seguimiento al progreso de sus solicitudes, y los equipos usan las reglas para automatizar los pasos en el proceso de ejecución. Esta mayor transparencia entre quienes envían las solicitudes y los equipos que las reciben ha mejorado la eficiencia y la productividad de los procesos.

La gestión del trabajo en Asana se ha convertido en una gran ventaja competitiva para Viessmann, especialmente desde el inicio de la pandemia de COVID-19 en 2020. Los procesos continuaron ejecutándose, independientemente de la ubicación, lo que brindó una valiosa estabilidad incluso en tiempos de gran interrupción para los empleados que se vieron obligados a trabajar desde casa. La cantidad de acciones diarias realizadas por los empleados en Asana se triplicó durante este tiempo, de alrededor de 100 000 en septiembre de 2019 a aproximadamente 350 000 en la actualidad.

Optimización continua de los procesos con Asana

Gracias a Asana, Viessmann ha mejorado la alineación entre los equipos, ya que pueden ser más ágiles, avanzar más rápido y responder de forma proactiva a las necesidades cambiantes del mercado. Y así, crear más valor para sus clientes.

Viessmann también le da crédito a Asana por ayudar a aumentar significativamente la transparencia en toda la empresa. Al vincular la estrategia corporativa con el trabajo operativo en una plataforma a la que todos tienen acceso, las metas y responsabilidades corporativas son claras para todos. Asimismo, esta transparencia ayuda a los empleados a priorizar mejor sus tareas y ver cómo su trabajo contribuye a la visión corporativa de la empresa. Asana también ayuda a Viessmann a convertirse en un empleador más atractivo para el talento joven, una clara ventaja competitiva en tiempos de escasez de trabajadores calificados.

En general, Viessmann reconoce cómo Asana ha mejorado significativamente la eficiencia. La empresa ejecuta los proyectos más rápido, evita el trabajo duplicado y reduce la burocracia. Asana también facilita la contratación de recursos adicionales para colaborar en sus proyectos. Esto ha ayudado a evitar retrasos y a cumplir con los plazos, lo que permite acelerar los ciclos de desarrollo y mejorar la productividad.

¿Cuáles son los próximos pasos para Viessmann?

La eficiencia operativa y la transparencia que ofrece Asana han permitido a Viessmann combinar la fuerza de un equipo global para enfrentar nuevas oportunidades propias de los tiempos actuales. La empresa está intensificando sus esfuerzos para lograr la neutralidad de carbono, un objetivo que Viessmann pretende lograr al continuar desarrollando soluciones innovadoras y sostenibles para la protección del clima. Todas estas iniciativas están estrechamente vinculadas a la visión de futuro de la empresa: preservar el medio ambiente y brindar oportunidades a las generaciones futuras.