Stand.earth potencia la defensa del medioambiente y la recaudación de fondos con Asana

El año pasado se desecharon más de seis mil millones de tazas de Starbucks, la industria textil usó más de 378 mil millones de litros de agua y los cruceros emitieron aproximadamente diez veces más óxido sulfúrico en las costas europeas que todos los autos de Europa juntos. Estos impactos en el medioambiente son enormes, pero también son una gran oportunidad. Stand.earth es una organización sin fines de lucro dedicada a la defensa del medioambiente que empodera y alienta a las corporaciones y los gobiernos para que pongan al medioambiente en primer lugar. Para ellos, los objetos como las tazas de café, los cruceros y los jeans representan una oportunidad para cambiar a las industrias y minimizar el impacto que tanto las personas como las corporaciones tienen en el medioambiente. Trabajan para crear conciencia para que todos podamos tomar mejores decisiones informadas y sostenibles.

Gran parte del trabajo de cualquier organización sin fines de lucro es la recaudación de fondos. En Stand.earth, aproximadamente el 80 % de los esfuerzos dedicados a la recaudación de fondos se centran en las fundaciones. El director de Desarrollo de Stand.earth, Stephen Danner, supervisa a su equipo de Subvenciones, que es responsable de preparar las propuestas y los discursos para garantizar las subvenciones y la financiación para la organización. Este es un proceso crítico y orientado a los detalles, que requiere que el equipo haga malabares entre los vencimientos de las solicitudes, las necesidades normativas y una larga lista de documentos que se exigen. Y, dado que es una organización sin fines de lucro mediana, que debe competir por la financiación contra organizaciones diez veces más grandes, es crítico que envíen las solicitudes antes de que venzan, con las historias narrativas, fiscales y visuales más atractivas posibles. Pero a medida que más personas se unen al grupo y llegan más proyectos y oportunidades de financiación, tienen que esforzarse más por:

• Mantener a todos los miembros del equipo actualizados a la vez porque la información estaba dispersa.

• Entregar las propuestas a tiempo para cumplir con las estrictas fechas de entrega de las subvenciones.

• Responder a las oportunidades urgentes y a las solicitudes informales, lo que se sumó a una carga laboral plena de más de 15 envíos formales por mes porque se pasaban detalles por alto.

Como consecuencia, necesitaban implementar un sistema centralizado de gestión del trabajo que prepararía a toda la organización para el crecimiento continuo.

Búsqueda de una herramienta para trabajar juntos y de forma más efectiva

El equipo directivo de Stand.earth notó que la organización hacía malabares con demasiadas herramientas a la vez para la gestión de proyectos y que necesitaba encontrar una forma unificada en la cual trabajar todos juntos. Además de la frustración que esto generaba, a los equipos les faltaba saber en qué o en quién confiar y definir las responsabilidades como punto de referencia. Esto afectó a la cultura interna porque los compañeros de equipo no daban el seguimiento que los líderes esperaban y los equipos empezaron a experimentar los signos iniciales de desgaste de la confianza.

Necesitamos centralizar nuestro trabajo en una herramienta como plataforma porque cada equipo usa diferentes herramientas, lo que conlleva errores de comunicación e ineficiencia.”

La centralización plena en una sola herramienta no solo sería un gran avance, sino que además tendría un gran impacto positivo en la planificación, la colaboración y la moral. Stephen comenzó por reunir las necesidades de cada equipo y sus requisitos para tener un conjunto claro de criterios de evaluación. La lista de 35 elementos lo abarcaba todo: la funcionalidad para la gestión de proyectos, los costos, las integraciones y las automatizaciones, las diferentes vistas de los proyectos y el acceso para los invitados.

Entonces, reunieron las recomendaciones del equipo y revisaron quince posibilidades diferentes. Después de evaluar cada herramienta, Asana emergió como líder. Cumplía con todos los criterios de las necesidades de los equipos y tanto la sencillez como la interfaz los terminaron de convencer. Además de las funcionalidades de Asana, pudieron conseguir el descuento de Asana para organizaciones sin fines de lucro.

A medida que se preparaban para implementar Asana, Stephen reunió el material para que los empleados aprendieran a usar la herramienta, lo que incluyó una capacitación grabada, que ahora es obligatoria para todos. Stephen también compartió recursos extra como los artículos y videos de Asana. Finalmente, para ayudar con la incorporación de los nuevos empleados y para impulsarlos, incorporan la capacitación de Asana a su proceso introductorio para el personal nuevo.

Mejora de los procesos para impulsar mayores financiaciones

Con Asana, Stand.earth ha simplificado los flujos de trabajo en toda la organización. Ahora, para el equipo es más fácil administrar todo ese trabajo que incluye muchas reuniones y entregables, la gestión de un cronograma complejo y los grandes volúmenes de trabajo.

Stephen y su equipo ahora gestionan los procesos de administración de las subvenciones de principio a fin en Asana. Con la ayuda de la integración con Salesforce, pueden mantener la satisfacción de los donantes en un excelente nivel y lograr un mayor crecimiento de las financiaciones al dar seguimiento a los donantes siempre. Gracias a las plantillas de los proyectos, Stephen puede asegurarse de que cumplan con todos los entregables. Finalmente, las reuniones de su equipo son más rápidas porque pueden ver las responsabilidades y los vencimientos de todo con la vista de calendario del equipo.

Un pesar que afectaba a Stephen antes de usar Asana era la necesidad de contar con canales de comunicación centralizados para ayudar a que su equipo supiera en dónde centrarse y qué priorizar. Ahora hace planes de trabajo de tres meses seguidos en Asana para quienes dependen de él directamente. Y ha creado un modelo para que sea usado por el departamento de Recursos Humanos y otros supervisores. Como resultado, ahora todos están centrados en los resultados, tienen claridad acerca de lo que se desea lograr y saben de qué son responsables. Al enfocarse menos en los pequeños detalles administrativos, los empleados de Stand.earth pueden tener conversaciones más estratégicas. Además de contar con un espacio para pensar de forma estratégica, todos se sienten empoderados como para ocuparse ellos mismos del trabajo que les toca y convertirse en gerentes de proyectos.

Ahora el equipo responde mejor, así que podemos tener más conversaciones estratégicas con toda la organización en vez de tener que centrarnos en los pequeños detalles para no pasar nada por alto.”

Stephen y su equipo ahora, con Asana, también pueden colaborar sin problemas con sus socios externos, como los contratistas o los diseñadores. En vez de confiar en los emails y los documentos compartidos, Stephen puede traer a Asana a los colaboradores externos gracias a las funciones de privacidad y de las invitaciones sin más papeleo. Asana le ahorra tiempo al eliminar las tareas administrativas asociadas con la incorporación de colaboradores externos y la preocupación constante de que alguien pueda ver algo que no debería.

Dado que hemos mejorado nuestra eficiencia operativa con Asana, el estrés ha disminuido en toda la organización y se ha generado más confianza entre los miembros del equipo. También lo pasamos mejor en el trabajo.”

Cuando la confiabilidad lleva al crecimiento y a un planeta más sano

Asana no solo ha ayudado a Stand.earth y al equipo de Stephen a ser más confiables, orientados a los resultados y a cumplir con los plazos, también les ha permitido identificar un 10 % más de posibilidades nuevas porque su proceso se simplificó y la información está centralizada. Con estas iniciativas para subvenciones, han logrado un aumento del 17 % en ayudas económicas solamente en un año porque los equipos de compromiso de los inversores y de solicitudes de iniciativas están mejor coordinados. Pueden dar seguimiento a las relaciones y cultivarlas en vez de simplemente mantenerse a flote.

Si tomamos distancia para apreciar el trabajo diario de Stephen y su equipo, podremos ver que la financiación que obtienen sirve para generar un impacto enorme en el medioambiente. Al brindar claridad en un nivel de base (mediante pequeños aportes como las tareas y los calendarios) pueden lograr grandes cambios. Del mismo modo que los pequeños detalles de nuestras vidas nos han superado e impactan al medioambiente, desde las tazas de café a los jeans, el trabajo diario de Stephen y su equipo tiene un gran impacto en la forma en que Stand.earth logra cumplir con su misión.

Con Asana, pudimos identificar un 10 % más de nuevas oportunidades de subvenciones y logramos un crecimiento del 17 % en las ayudas económicas porque nuestro trabajo está más centralizado, mejor coordinado y es más eficiente.”