FIEC promueve la innovación digital con Asana

Desde hace 70 años, la Federación de las Industrias del Estado de Ceará, también conocida como FIEC, promueve el desarrollo de la industria y la educación tecnológica para potenciar a las empresas locales e impulsar el desarrollo socioeconómico y la innovación. Es una organización sin fines de lucro que ayuda a los mercados locales de Ceará, en el noreste de Brasil, a expandirse, a generar negocios nuevos y a mejorar la vida de muchas personas.

FIEC supervisa a más de 40 sindicatos y 1400 empleados, ayudando a sus miembros a cumplir con los estándares de salud y calidad, brindando servicios técnicos y tecnologías especializadas, y fomentando la innovación y el crecimiento ejecutivo.

Durante la pandemia por COVID-19, la carga de trabajo y las acciones de FIEC se intensificaron al dedicar sus esfuerzos a la implementación de las mejores prácticas para combatir la pandemia, incluido el desarrollo de un equipo de protección personal, la recolección de alimentos para las comunidades más necesitadas y la colaboración con el gobierno estatal para ayudar a que se pudieran reanudar las actividades diarias.

Uno de los mayores logros de FIEC durante este tiempo, liderado por su presidente Ricardo Cavalcante, fue el desarrollo, por parte de la empresa local SENAI, de un casco bautizado con el nombre Elmo que permitió reducir la hospitalización y los cuidados intensivos de pacientes con el virus en un 60 % en Ceará.

Consolidación para lograr la transformación digital

Leandro Tadeu es el director de Sistemas de Información de FIEC, quien supervisa el área de Tecnologías de la Información y apoya a las organizaciones SESI, SENAI, IEL, CIN y al Observatorio de la Industria ofreciendo herramientas de gestión y tecnología para lograr la transformación digital, la innovación y el crecimiento. El objetivo de su equipo es aumentar los ingresos de las empresas FIEC gracias a la implementación de la tecnología. Al mejorar el éxito de las empresas afiliadas a la FIEC, también se mejora la vida de los cearenses, como fue el caso del Casco Elmo.

Cuando Tadeu se unió a FIEC, percibió que había una oportunidad para mejorar la forma en que los equipos gestionaban los proyectos y su trabajo. Cada equipo usaba sus propias herramientas y plataformas, por lo que las comunicaciones quedaban dispersas, los empleados no entendían cómo avanzaban los proyectos más importantes y resultaba difícil para el equipo consolidar y gestionar todas las diferentes herramientas.

En toda la organización, también se había puesto en marcha una transformación digital que requería una plataforma para gestionar el portafolio de proyectos. Sin embargo, cuando llegó la pandemia y se interrumpieron las operaciones presenciales, encontrar una plataforma para poder gestionar el trabajo en la metodología ágil de forma remota se convirtió en la máxima prioridad. La transformación digital de la empresa ya no era un deseo sino una gran necesidad.

FIEC necesitaba una plataforma que facilitara las comunicaciones entre los equipos, proporcionara información actualizada y en tiempo real, permitiera la colaboración en simultáneo, eliminara la burocracia y empoderara a los miembros del equipo para que asumieran la responsabilidad de su trabajo. Tadeu había usado Asana en un trabajo anterior y recordaba su interfaz intuitiva y gran facilidad de uso. Sabía que sería sencillo para los miembros del equipo de FIEC gestionar de manera intuitiva sus flujos de trabajo e integrarlos con las otras herramientas que usaba toda la organización, como Google Workspace y Power BI.

Una vez que se obtuvo la aceptación por parte del equipo directivo, comenzaron a usar Asana a pequeña escala para probarla. Los proyectos existentes y en curso se migraron a Asana, lo que permitió impulsar el compromiso y ayudó a las personas a ver cómo la herramienta las ayudaría a gestionar el trabajo que ya estaban haciendo. El equipo de TI también organizó capacitaciones para que los empleados pudieran sentirse cómodos con la plataforma. Gracias a estos logros, Tadeu obtuvo la aprobación para implementar Asana en toda la empresa.

Una vez que sabes cómo usar las funciones básicas de Asana, todo lo demás es fácil de aprender e implementar en los diferentes flujos de trabajo y proyectos.”

Los beneficios de la colaboración remota

FIEC ahora es un entorno de trabajo híbrido, en cumplimiento con las normativas estatales sobre la COVID-19, y muchos equipos usan Asana para gestionar todos sus flujos de trabajo. Por ejemplo, en el área de TI se usa Asana para dar seguimiento a las solicitudes de mejora de sus herramientas, como Salesforce. Esto les permite hacer avanzar dichas solicitudes a través de las diferentes etapas del proceso y compartir actualizaciones sobre el progreso con las partes interesadas en un solo lugar.

Gracias a la integración de Asana con Power BI, todo el equipo de TI puede obtener rápidamente una descripción general de las tareas de Asana, de las tasas de finalización y de los miembros activos del equipo. Esta perspectiva general les permite informar a otros líderes sobre el progreso del trabajo y el impacto que están teniendo los diferentes equipos.

En los primeros seis meses de uso de Asana, más de 580 personas de más de 147 equipos diferentes de FIEC gestionaron su trabajo en la plataforma. Juntos crearon más de 800 proyectos y 70 000 tareas. Además de la cantidad de trabajo que se realiza en Asana, los equipos lograron ver resultados y beneficios concretos:

Participación del equipo

Con un equipo completamente distribuido, Asana permite que los miembros del equipo puedan gestionar y brindar transparencia sobre su trabajo desde cualquier lugar, lo que ha llevado a una mayor participación de todos los empleados. La colaboración en Asana también ha aumentado a medida que los miembros del equipo han experimentado el valor de poder mantenerse sincronizados y obtener actualizaciones de los proyectos en tiempo real.

Flujos de trabajo centralizados y estandarizados

Gestionar la tecnología es mucho más sencillo para el equipo de TI ya que todos trabajan en una plataforma centralizada. Esto permite crear flujos de trabajo estandarizados y agiliza los procesos para todos los equipos. Como resultado, la incorporación de empleados nuevos y el inicio de nuevos proyectos se realizan de manera más rápida y fluida.

Mayor transparencia con los clientes

Con proyectos que dan seguimiento a las prioridades de los clientes, los equipos de FIEC pueden visualizar y mostrar claramente el progreso en las reuniones con los clientes.

Un espacio de trabajo más colaborativo

La transformación digital de FIEC continúa desarrollándose a medida que avanza hacia el trabajo remoto e híbrido. Tadeu Vieira y su equipo continuarán guiando a la organización hacia un espacio de trabajo más transparente y colaborativo mediante el uso de la tecnología, y gestionarán todo su trabajo en Asana.