Discovery Digital Studios produce miles de videos al mes con Asana

Discovery Inc. es el gigante de los medios que se encuentra detrás de grandes canales de entretenimiento como TLC, Animal Planet y Food Network. Aunque es en esencia una compañía de televisión, también mantiene una gran presencia en el mercado digital. Los equipos de contenido de Digital Studios crean miles de videos cada mes para plataformas de redes sociales y aplicaciones de consumo. No solo puedes ver a un gran chef preparar un soufflé en la televisión, también puedes usar la aplicación Food Network Kitchen en tu iPad para tomar clases en vivo y hacer preguntas al chef mientras cocinas.

Mike Singer, director de Operaciones de Contenido, ayuda a los equipos de estas redes a idear, producir y distribuir los videos. A menudo se crean hasta seis versiones, cada una con el formato adecuado para cada medio digital, como el sitio web, Facebook, Instagram, YouTube y otras plataformas.

Antes de que adoptaran Asana en 2014, Mike y Discovery Digital Studios intentaron dar seguimiento a la producción de contenido mediante hojas de cálculo y cadenas de email. No había un proceso de producción de contenido definido y la organización estaba lejos de ser óptima:

• Los videos no siempre se finalizaban a tiempo, no se producían en los formatos correctos y algunos ni siquiera se usaban debido a que no se entregaban a las personas adecuadas a nivel interno.

• La presentación de informes trimestrales resultaba difícil ya que nadie tenía una clara visión de qué contenido se había creado ni dónde se guardaba.

• La información no fluía entre los equipos editoriales, de producción de videos, de marketing de contenido, de relaciones públicas y otras partes involucradas, ya que a menudo se perdía entre las largas cadenas de emails.

La falta de un proceso definido no solo ralentizaba al equipo, sino que a menudo generaba costos adicionales. Tuvieron que contratar hasta seis equipos externos dos veces al año para organizar y ponerse al día con el trabajo atrasado.

Todo esto hizo que Mike comenzara a buscar una nueva herramienta para gestionar la producción de contenido y al día de hoy, Discovery Digital Studios tiene más de 400 personas colaborando en Asana.

Elegir la herramienta adecuada para mantener el flujo de producción de videos

Mike necesitaba una plataforma compartida que pudiera proporcionar de inmediato una vista general de todo el contenido en desarrollo, y que al mismo tiempo capturara los detalles de último minuto del proceso de producción de cada video junto con su estado. También buscaba una herramienta que permitiera el envío de notificaciones automáticas para facilitar las entregas de los trabajos entre compañeros y equipos. Con las hojas de cálculo, resultaba difícil saber cuándo se finalizaba una tarea y cuándo se podía comenzar con la siguiente.

Los flujos de trabajo personalizables de Asana les permitirían definir procesos de contenido complejos, brindar a las partes interesadas una clara visión de los resultados de todo el equipo y mantener a los colaboradores individuales y a los equipos externos conectados e informados.

Adopción paulatina de Asana

Mike presentó Asana primero al equipo de contenido de Food Network y los animó a que usaran la plataforma para organizar sus listas personales de tareas pendientes. A medida que los empleados se empezaron a sentir más cómodos con el uso diario de la herramienta, empezaron a dar seguimiento a los proyectos del equipo colaborativo en Asana.

Mike desarrolló un proceso repetitivo para ayudar a los equipos a adoptar Asana que luego implementó en los demás equipos de Discovery Digital Studios, ayudándolos a identificar sus flujos de trabajo y a crear los proyectos correspondientes. Actualmente, cada equipo de contenido de la compañía usa las plantillas de Asana para sus respectivos flujos de trabajo, con iteraciones para cada tipo de contenido y canal.

La receta del éxito

Los equipos de contenido ahora gestionan la producción de todos los videos en Asana, incluso durante el confinamiento por COVID-19. Pudieron grabar videos desde sus hogares, mantenerse organizados y mantener el mismo nivel de producción que antes de la pandemia. El equipo de Discovery Digital Studios no ha sido el único. Según la encuesta Anatomía del trabajo: equipos remotos, el 55 % de los trabajadores del conocimiento que han usado un software de gestión del trabajo se sintieron aún más productivos mientras trabajaban de forma remota.

Cada formato de video está representado por un proyecto de Asana. Los equipos usan plantillas para iniciar los proyectos fácilmente y asegurarse de que no se pasa por alto ninguna tarea. Los campos personalizados indican el estado del proyecto y los comentarios y archivos adjuntos mantienen las conversaciones y los documentos relacionados directamente en la propia tarea, lo que hace que sea más rápido encontrar información y realizar el trabajo.

También agregan tareas a varios proyectos para que todos tengan la misma información y puedan ver todas las iniciativas a las que contribuye una tarea. Por ejemplo, la tarea “publicar video” puede estar tanto en el proceso de producción de un video específico, como también en el proyecto de calendario de contenido de Instagram. Cuando la tarea se actualiza, comenta o finaliza, dichos cambios se reflejan en cada proyecto al que está asociada la tarea, lo que ayuda a mantener el calendario de contenido actualizado.

Los equipos de contenido de Discovery también usan la función  Portafolios para tener una visión general de un grupo específico de producciones en curso. Por ejemplo, pueden crear un portafolio nuevo para dar seguimiento a un grupo de clases de cocina para la aplicación Food Network Kitchen y supervisar el estado y las fechas de lanzamiento de las campañas de contenido relacionadas.

Los equipos también usan integraciones para conectar Asana con el resto de sus herramientas. Con la integración de Asana para Outlook, pueden convertir las acciones pendientes de los emails en una tarea de Asana directamente desde sus bandejas de entrada. También pueden agregar cualquier email a una tarea como comentario, lo que reduce el desorden de la bandeja de entrada y guarda información importante. La integración de Asana para Slack permite ver actualizaciones del proyecto, agregar comentarios y crear nuevas tareas sin salir de la plataforma de Slack. Y gracias a la integración de Zapier, el equipo ha ahorrado tiempo al automatizar más procesos.

Los diferentes equipos de Discovery Digital Studios han mejorado la colaboración, ya que ahora pueden visualizar las dependencias de las tareas. Por ejemplo, hay un equipo de recetas que desarrolla y prueba los platos antes de que comience la filmación. Antes de implementar Asana, el equipo de producción de video tenía que perseguir al equipo de recetas para obtener actualizaciones de estado y así poder planificar las tomas. Ahora, el equipo de recetas hace un seguimiento del estado y de los hitos importantes en Asana, y el equipo de contenido puede ver exactamente cómo avanza el trabajo sin tener que perseguir a nadie.

Esta visibilidad permite al equipo predecir exactamente cuánto durará cada trabajo. También ayuda a identificar retrasos o dificultades en un proyecto y volver a encaminarse. Todo el equipo trabaja de manera más eficiente porque todo está centralizado, simplificado y visible.

También resulta más fácil generar informes. Digamos que un equipo se está preparando para responder a una solicitud de propuesta de una marca que solicita un video con un toque “veraniego”. El equipo de contenido puede buscar fácilmente todos los videos etiquetados con la palabra “verano” en Asana para obtener ejemplos anteriores. Mantenerse organizados los ayuda a conseguir más contratos.

El mismo equipo, más videos

Trabajar organizados también les permite ahorrar dinero, porque ya no necesitan contratar equipos externos para realizar esos grandes trabajos de organización de contenido. El contenido se organiza en Asana desde el momento en que se crea. Discovery Digital Studios puede usar ese presupuesto y energía para crear valor a través de sus aplicaciones dirigidas al consumidor, crear nuevos contenidos de estilo de vida y, con suerte, crear más videos sobre soufflés.