El equipo de marketing de CityFibre tiene mayor visibilidad de su trabajo y simplifica los procesos gracias a Asana

CityFibre ahora es tan potente como sus redes. CityFibre es la tercera plataforma nacional de infraestructura digital más grande del Reino Unido. Con redes en más de 70 ciudades y con obras en curso para proveer infraestructura completa de fibra de acceso abierto a más de 8 millones de hogares y empresas, CityFibre ofrece conectividad de banda ancha a muchas empresas y proveedores de servicio al consumidor, autoridades locales y operadoras de servicios móviles.

Victoria Sanches, gerenta de Operaciones de Marketing, y Liz Dean, gerenta sénior de Operaciones de Marketing, se unieron a CityFibre en 2019; Victoria como parte del equipo de Comunicaciones y Marketing Corporativo y Liz en el equipo de Consumidores. Ambos equipos trabajan con grupos objetivos, dentro y fuera de la empresa, que incluyen a residentes, desarrolladores inmobiliarios, funcionarios municipales importantes, constructoras y más.

Para mantener el acelerado crecimiento de CityFibre y garantizar que el equipo tuviera acceso a la información necesaria para atender a las diferentes audiencias, ambos equipos necesitaban una herramienta de gestión de flujos de trabajo que simplificara la colaboración.

Con Asana, tenemos claridad y seguridad de que trabajamos con información actualizada de los proyectos y las tareas, y de que trabajamos juntos para alcanzar nuestras metas.”

La clave del éxito está en la simplificación

Un elemento clave de las funciones de Liz y de Victoria es simplificar la forma en que los equipos de marketing trabajan mediante la optimización de los procesos y las plataformas, y a través de nuevos aprendizajes y la adaptación de los enfoques.

Victoria había trabajado con herramientas de gestión de proyectos anteriormente. Cuando se unió a CityFibre, se dio cuenta de que la que utilizaba la empresa ofrecía una funcionalidad básica, pero que había otras herramientas en el mercado que podrían adaptarse mejor a los requerimientos del equipo.

Victoria, junto con su equipo, identificó varios desafíos con respecto a la gestión del trabajo que debían resolverse para que todos pudieran dar lo mejor de sí en el trabajo. El uso de hojas de cálculo para hacer un seguimiento del trabajo generaba pasos adicionales innecesarios y dificultaba la rápida identificación de quién hacía qué tarea; incluso, a algunas personas les resultaba muy difícil encontrar la información que necesitaban.

En general, se destinaba demasiado tiempo a los “pormenores del trabajo”, tareas como buscar información, pedir actualizaciones de estado y comunicar sobre el trabajo. Los equipos de Marketing de CityFibre no son los únicos que se han dado cuenta de que los pormenores del trabajo predominan en la jornada laboral —el Índice de la anatomía del trabajo revela que los empleados de todo el mundo dedican casi dos tercios (60 %) de su tiempo a estas actividades—.

Dado el rápido crecimiento de la empresa, los equipos de Marketing de CityFibre necesitaban una herramienta que facilitara el acceso a la información y a las responsabilidades.

Más exigencias de la gestión del trabajo

Los equipos de Marketing de CityFibre necesitaban una herramienta de gestión del trabajo que pudiera:

• Crear visibilidad sobre quién hace qué y para cuándo

• Organizar proyectos, tareas y solicitudes urgentes según su prioridad

• Crear un repositorio centralizado de todo el trabajo que se lleva a cabo para garantizar la coherencia de la marca

• Usarse para gestionar agencias y proveedores externos

• Reestructurar los procesos para alcanzar mayor velocidad, escalabilidad y precisión

Después de haber seleccionado y probado varias plataformas, Asana fue la elegida porque se ajustaba a las necesidades del equipo de Marketing. Sus integraciones, como la de Office 365, simplifican la conexión de la plataforma con las soluciones que CityFibre ya usa.

Una implementación colaborativa

Victoria y Liz comenzaron a migrar sus equipos a Asana al trasladar el proceso de gestión de la producción creativa, a cargo de una agencia externa de diseño, a la plataforma. Después de analizar cómo estructurar mejor este proceso con Asana, Liz y Victoria se centraron en invitar a otros miembros del equipo a la plataforma.

Victoria y Liz sabían que los miembros del equipo aceptarían Asana una vez que vieran la plataforma en acción, por lo que les mostraron sus beneficios de la siguiente manera:

• Crearon testimonios internos y usaron ejemplos de casos para demostrar el potencial de Asana y promover un apoyo “de boca en boca”.

• Hicieron que la implementación de Asana fuera un proyecto colaborativo, y se le brindó información al equipo con respecto a cómo funcionarían los procesos nuevos.

• Fomentaron un período de experimentación y pruebas para que los equipos comprobaran cómo Asana podría adaptarse a sus necesidades. Esto también incluyó la creación de un entorno de prueba.

• Designaron un Impulsor de Asana en cada equipo, para que fuera el punto de contacto para las preguntas y consejos.

• Alentaron a los usuarios a realizar la capacitación “Embajador de Asana”.

Planificación, seguimiento y automatización de los flujos de trabajo con Asana

Hoy en día, todos los miembros de los equipos de Marketing Corporativo y Consumidores usan Asana para la producción creativa, los procesos de relaciones públicas, la planificación de redes sociales y más. Gracias a Asana, el equipo de Marketing de CityFibre ha logrado construir:

• Un calendario de relaciones públicas por ciudad, el cual usa la función de tableros de Asana para automatizar el proceso de relaciones públicas, desde la solicitud inicial del comunicado de prensa hasta su distribución en los medios de comunicación. Al reemplazar el email por Asana, cada paso se ejecuta sin problemas ya que las tareas se asignan de manera automática a los miembros del equipo cuando es necesario, y toda la información se encuentra disponible en un solo lugar para que todos la puedan ver.

• Varias campañas de marketing, tanto internas como externas, en las que usaron Asana para gestionar las cargas de trabajo y designar recursos con precisión con las agencias tercerizadas. Asana fue clave para llevar a cabo la campaña “Conexiones navideñas”, la cual se lanzó en solo dos meses, así como también, el desarrollo de The CityFibreWay, una iniciativa interna que define la cultura de la empresa.

• Un calendario de redes sociales que integra equipos de diferentes departamentos en un tablero de Asana para coordinar la planificación, las aprobaciones y la gestión. Asana sirve como un espacio único donde se pueden ver todas las campañas planificadas, las publicaciones, las solicitudes especiales y los comunicados de prensa con procesos de desarrollo y aprobación automatizada para garantizar que se obtengan las aprobaciones necesarias antes de que se publique el contenido.

• Procesos de incorporación de miembros nuevos, con una lista de verificación paso a paso para aquellos que se unan al equipo. La centralización y estandarización del proceso de incorporación a través de Asana garantiza que los empleados nuevos que se sumen de forma remota cuenten con un lugar único donde puedan encontrar toda la información necesaria de la empresa, desde la presentación personal con los otros integrantes del equipo hasta los detalles de inicio de sesión y enlaces a recursos útiles como el portal de aprendizaje y desarrollo de CityFibre.

Planificación, seguimiento y automatización de los flujos de trabajo con Asana

El equipo de Marketing también se ahorró innumerables horas de trabajo con las Reglas y los Formularios de Asana.

Las reglas y los campos personalizados les han permitido automatizar la asignación de tareas nuevas en el proyecto correspondiente en Asana, para que los diferentes equipos tengan visibilidad inmediata de todo aquello a lo que deben tener acceso. El uso de las Reglas también significa que pueden establecer diferentes visualizaciones para los diferentes equipos. De esta manera, mientras el equipo de Relaciones Públicas puede ver todos los documentos de un trabajo en particular, los equipos de Marketing Regional solo podrán ver la información que es relevante para ellos, lo cual optimiza la visibilidad de la información adecuada y mejora la eficiencia.

El equipo también usa formularios personalizados para estandarizar y simplificar los briefs para toda nueva actividad. El uso de los Formularios ha demostrado ser valioso cuando se envía información a las agencias, lo que le permite a CityFibre gestionar los briefs nuevos y garantizar que contengan toda la información antes de comenzar el trabajo.

En general, Asana ha mejorado la visibilidad y la eficiencia en todos los equipos de Marketing de CityFibre. Ahora dedican menos tiempo a los pormenores del trabajo y pueden enfocarse más en la ejecución de sus proyectos.

Gracias a Asana, podemos aplicar nuestros procesos de mejores prácticas a todos nuestros trabajos sin ningún problema. Esto significa que no tenemos que microgestionar cada paso de un proyecto nuevo para garantizar que se sigan los flujos de trabajo correctos y se logren los resultados deseados. Si un proyecto es similar a uno anterior, se pueden duplicar todos los pasos, reglas y marcos de trabajo que estén en Asana o, si es algo completamente nuevo, se puede crear un proyecto desde cero con facilidad para que se ajuste a los requerimientos.”

Procesos más rápidos para CityFibre y el Reino Unido

CityFibre se encuentra en medio de un gran proceso de movilización, ya que se construirán decenas de nuevas ciudades gigabit este año. Con estos ambiciosos planes de crecimiento, la empresa necesita soluciones para simplificar los procesos en cada flujo de trabajo. El departamento de Marketing comparte los beneficios de usar Asana y analiza la posibilidad de expandir su uso fuera de su equipo.

Ahora que cuenta con procesos potenciados y simplificados que aceleran el trabajo tras bambalinas, CityFibre estará en una mejor posición para continuar con su misión de proveer una infraestructura superrápida a las comunidades de todo el Reino Unido.