Cadeau Maestro administra un negocio de comercio electrónico en crecimiento #conAsana

Una fuerza de trabajo pequeña pero poderosa

A veces, la vida personal inspira una idea de negocio y se convierte en algo más grande de lo que uno podría haber imaginado.

Sylvain Bruyère y Charline Sagnard tenían la tradición de obsequiarse un regalo cada mes para conmemorar cuando se conocieron, pero cada vez les resultaba más difícil encontrar regalos únicos. Sylvain se preguntó, “¿no sería genial si hubiera una tienda en Internet donde encontrar nuevos regalos?”. Y así nació la idea de Cadeau Maestro. En 2009, la joven pareja lanzó su tienda de regalos en línea.

“Vendemos artículos que son divertidos, innovadores y que harán sonreír a los clientes”, dice Nicolas Graillon, gerente de comercio electrónico. “Siempre es un placer trabajar en nuestro negocio, porque llevamos alegría a la gente. También ayudamos a Santa en la temporada de Navidad, lo cual es genial”.

El negocio comenzó originalmente en el departamento de Sylvain y Charline, donde almacenaban la mercadería en la sala de estar y en la cocina. Hoy, 4.5 millones de personas visitan Cadeau Maestro al año, la mayoría de ellas durante la temporada de Navidad. En ocho años, la compañía ha crecido mucho, y hoy tiene una tienda física en Saint-Étienne, Francia; un almacén y una filial de logística, Camalo, que ayuda a otras empresas de comercio electrónico con el almacenamiento y las entregas. Cadeau Maestro logra todo esto con tan solo 13 empleados.

Lograr que los equipos trabajen en conjunto

Esos 13 empleados se distribuyen entre la tienda, el almacén y la oficina, y por eso a veces puede resultar un poco complicado comunicarse. Por ejemplo, puede ser difícil contactar por teléfono al gerente de la tienda. Pero todos deben mantenerse en sintonía para estar listos para el ajetreo de la temporada de las fiestas. “El mayor desafío es conseguir que todos nuestros equipos trabajen juntos”, dice Nicolas.

A menudo, necesitan planear proyectos con nueve meses de anticipación. Con un plazo tan largo, a veces las grandes ideas pueden perderse en el tiempo. “Tener ideas es bueno, siempre y cuando no se pierdan en el camino”, dice Nicolas.

Por ejemplo, cuando renovaron su sitio web, el personal intercambiaba ideas por correo electrónico o las escribían en documentos de Word, pero este no era un método sostenible para una empresa en crecimiento. A los empleados también les resultó difícil hacer un seguimiento de todos los trabajos que debían llevarse a cabo en sus diferentes ubicaciones.

Uno de los proyectos prioritarios de la empresa es su revista, que se publica de cuatro a cinco veces al año y presenta productos y regalos. La edición navideña del 2017 es la más grande hasta la fecha e incluye cómics y juegos. En el transcurso de dos meses, muchas personas se encargaron de diferentes componentes de su producción, desde el editor web que fue quien escribió el texto del producto, hasta el diseñador gráfico que creó la portada y el diseño. “Antes de Asana, no sabíamos cuánto tiempo llevaría crear una publicación por completo”, dice Nicolas. En los números anteriores ellos a menudo se retrasaban para enviar la revista a la imprenta.

Perder ideas... ¡nunca más!

Lo que necesitaban era una mejor manera de dar seguimiento al trabajo que decidían como equipo y una forma más eficiente de asignar tareas a los miembros del equipo. Entonces, Sylvain, el director general de Cadeau Maestro, buscó una herramienta que ayudara a los empleados a debatir ideas fácilmente y a desarrollar nuevos proyectos juntos sin perder ningún contexto importante.

“Elegimos Asana porque ofrecía innumerables funciones y posibilidades para ayudarnos a mejorar la compañía, la marca y el servicio brindado”, dice Nicolas.

Nicolas trabaja con cinco miembros del equipo en los sitios web de Cadeau Maestro. Hace dos años lanzaron una plataforma B2B, Cadeau Maestro Professionnels y utilizaron Asana para todo el proceso de producción del sitio web. Los miembros del equipo hicieron el seguimiento de todo a través de Asana, desde las ideas en sí mismas, pasando por los productos, hasta el contenido.

Hoy, están trabajando en una nueva versión de la plataforma B2B para principios del 2018, que esperan que aumente las ventas. Se basan en ideas, sugerencias de los empleados y análisis de los comentarios de los clientes que han mantenido en Asana desde su primer lanzamiento. Si bien estos elementos a menudo son relevantes, pueden ser difíciles de implementar de forma inmediata. “Recibimos nuevas ideas todos los días, pero es imposible ponerlas en práctica de inmediato”, dice Nicolas. “Con la ayuda de Asana, se mantienen organizadas y nunca se pierden”. Entonces, cuando es el momento adecuado, Nicolas y su equipo pueden convertir una gran idea en una tarea sobre la cual pueden tomar acciones concretas, todo ello sin necesidad de buscar documentos o correos electrónicos antiguos.

El regalo del trabajo en equipo efectivo

De 2012 a 2015, Cadeau Maestro experimentó un notable crecimiento anual del 40 %. Ansiosos por innovar y seguir creciendo, Cadeau Maestro lanzó recientemente una nueva categoría de productos llamada Cadeau Personnalisé o regalos personalizados. La compañía espera que la nueva categoría represente el 10 % de las ventas navideñas del 2017.

Cuando lanzaron esta nueva iniciativa, crearon un proyecto en Asana llamado “Personalización”, que permitió a los miembros del equipo compartir ideas. Todas las tareas del proyecto también fueron asignadas y se les hizo seguimiento en Asana, con cada miembro del equipo desempeñando un papel importante. El gerente de compras eligió los productos, que el diseñador gráfico después imaginó cómo personalizar. Los editores web escribieron descripciones de productos, mientras el equipo de optimización de motores de búsqueda desarrolló el mapa del sitio para la nueva categoría del sitio web. El departamento de relaciones con el cliente también revisó cada producto para asegurarse de que no hubiera problemas potenciales para los clientes.

El uso de Asana permitió a cada persona ver en qué estaban trabajando los demás, cuál era el estado de una tarea en particular y qué fechas límite se aproximaban. La asignación de las diferentes tareas y subtareas deja en claro quién es responsable de qué parte de un proyecto.

“Como dice el viejo proverbio, ‘Divide y reinarás’”, dice Nicolas. “Esa es la clave para este complicado proyecto”.

Creando el mejor ambiente de trabajo

Hoy, todo el personal de Cadeau Maestro usa Asana, donde hacen el seguimiento de sus proyectos, desde los esfuerzos de marketing como su boletín de noticias, hasta el manejo de su cadena de suministro. Para Nicolas, Asana ayuda al personal de Cadeau Maestro a trabajar de manera mucho más eficiente. “Nuestro principal desafío es proporcionar a nuestro equipo el mejor entorno de trabajo, y Asana nos permite hacerlo. Cualquiera puede fácilmente dejar un comentario en una tarea para compartir sugerencias sobre cómo hacer algo mejor”.

Cadeau Maestro utiliza Asana para:

• Gestionar el personal: “Asana es una excelente herramienta de gestión. Yo creé diversos archivos para registrar las especializaciones de cada uno de los miembros de nuestro equipo. Ahora, con facilidad puedo hacer el seguimiento de los trabajos que ya se han hecho y de aquello que necesita ser aclarado”.

• Conectar el almacén, la tienda y la oficina: “Dado que la tienda se encuentra en una cuidad diferente, poder comunicarnos a través de Asana realmente nos ayuda. Por ejemplo, en este momento estamos en el proceso de rediseñar nuestras tarjetas de regalo. Con Asana, nuestro gerente de la tienda puede aportar sugerencias, consejos y los comentarios de nuestros clientes”.

• Gestionar la producción de su revista: “Podemos enviar tareas a los miembros de nuestro equipo. Es más eficiente y ahorramos tiempo. Nunca más volvimos a retrasarnos en el envío de la revista a la imprenta”.

• Detectar y abordar los problemas: “Nuestra cadena de suministro puede detectar malos funcionamientos; como por ejemplo, una orden que se haya bloqueado por falta de información. Luego, gracias a Asana, somos notificados de este error y podemos solucionarlo”.

• Trabajar juntos como equipo: “Podemos trabajar conjuntamente con tantos miembros del equipo como queramos. Eso realmente ayuda, es por eso que se dice que dos cabezas piensan mejor que una. En vez de trabajar en solitario, compartimos, intercambiamos, colaboramos”.

Nicolas le da crédito a Asana por ayudar a Cadeau Maestro a mejorar los múltiples procesos comerciales de la compañía. “Sea cual sea el tamaño de tu empresa, Asana está hecha para ti. Una sola persona podría usarla perfectamente para hacer el seguimiento de sus tareas y de su trabajo. Pero por supuesto, entre más personas, mejor”.