El equipo de Eventos para Clientes de Autodesk es un 50 % más eficiente con Asana

A pesar de que la pandemia por COVID-19 ha puesto a todos los eventos presenciales en pausa en el mundo entero, en Autodesk seguimos trabajando con Asana. Realizamos eventos digitales, aceptamos solicitudes técnicas y perfeccionamos los procesos de producción para las futuras reuniones presenciales.

En Autodesk se crea software para personas que hacen cosas. Esas cosas pueden abarcar rascacielos, vehículos de primera línea, teléfonos inteligentes y mucho más. Por sus herramientas para diseño en 3D, ingeniería y construcción, Autodesk reúne a una diversa comunidad global en sus eventos. Produce más de 30 ferias comerciales por año y tres conferencias para usuarios de la Autodesk University (AU). Al evento de la AU Las Vegas asisten más de 12 000 personas.

El equipo de 30 personas de Autodesk dedicado a los Eventos para Clientes Globales gestiona la logística de cada evento, y el departamento de PMO (gestión de proyectos) logra que todo lo operativo fluya sin dificultades. El departamento de PMO responde a consultas de otros colegas de Autodesk, supervisa los cronogramas de producción y gestiona el desarrollo de tecnologías para eventos, como la página web para registrarse o una aplicación móvil para conferencias.

Antes, el equipo de Eventos para Clientes Globales no tenía una herramienta central para la gestión de los proyectos en la cual pudiese dar seguimiento a los cronogramas de los eventos, las solicitudes de trabajo ni las notas de las reuniones. La información se guardaba aislada y provocaba los siguientes inconvenientes:

• Confusión acerca de las responsabilidades y los vencimientos, lo cual derivaba en una planificación ineficiente y en más “pormenores del trabajo”.

• Pérdida de registros de seguimiento del tiempo y tener que volver a grabar información de gerentes de eventos, en vez de conservar todo en una fuente central de referencia.

• Falta de continuidad cuando los compañeros de equipo cambiaban de roles, con la consecuente pérdida del historial de información y la desaceleración de la ejecución.

Joël St-Pierre, director de PMO en el sector de Eventos para Clientes Globales, llevó a cabo una investigación para hallar una plataforma de gestión del trabajo que proporcionara las bases donde plasmar la dedicación del equipo y que, a la vez, favoreciera la eficiencia y la capacidad de respuesta del equipo de Eventos en su totalidad.

La capacidad de respuesta, la visibilidad y la facilidad para hallar la información son las ventajas que ofrecen la gestión adecuada de proyectos y el uso de las herramientas correctas. ”

Una herramienta tan sencilla que todos pueden usarla

Joël quería una plataforma que fuese muy sencilla para todos los miembros del equipo. Ya habían usado otras herramientas antes, pero la adopción de gran parte de esas herramientas había resultado demasiado compleja. Una solución que fuese fácil de usar uniría el trabajo del equipo entero; independientemente de que se tratase de la planificación de eventos, de la gestión de las solicitudes de trabajo o, simplemente, de aprovechar las reuniones al máximo. Joël necesitaba saber que todos los cronogramas y las iniciativas estaban representados y que la información perduraría en el tiempo; en tal caso, si algún compañero de equipo cambiaba de proyecto, todo seguiría su curso.

No contábamos con un recurso dedicado a enseñarle al equipo cómo usar una herramienta, así que necesitábamos encontrar algo que fuera fácil de aprender o incluso algo que ya estuviesen usando. ”

¿Menos emails? Anótenme

Joël terminó eligiendo Asana porque era fácil de usar y podía incluir todas las funciones que coordinaba el equipo de Eventos para Clientes Globales. Para presentársela al equipo extendido de la Autodesk University, creó un cronograma de producción que consultó durante las reuniones. Individualmente, aprendieron a usar Asana con la capacitación sobre Conceptos básicos de Asana. Además, Joël realizó repasos con cada uno para que pudiesen ver el sistema en acción con los eventos y programas con los que ellos ya estaban trabajando.

El equipo adoptó Asana mientras planificaban un cronograma para AU Las Vegas 2019. Inmediatamente notaron lo valiosa que podía ser Asana por la cantidad de emails que se reemplazaban y la cantidad de trabajo manual que se reducía.

Trabajo más rápido, menos errores y reuniones eficientes

Hoy en día, el equipo de Eventos para Clientes Globales de Autodesk usa Asana para la gestión de proyectos en general y para planificar los cronogramas clave; así, todos trabajan con la misma información. También usan proyectos anteriores de Asana como plantillas para eventos futuros y los mejoran en base a sus aprendizajes. Con estas plantillas, la planificación se acelera y también se garantiza que no se omitirá ningún paso crítico, porque perder incluso un pequeño detalle podría hacer que un evento se descarrilara.

Además, Joël y su equipo reformaron el proceso de solicitudes entrantes y lo automatizaron con las Reglas. Ahora, cualquier otro equipo de Autodesk puede llenar un formulario de Asana para enviar una solicitud, como una charla con transmisión en vivo, organizar un evento VIP o promocionar una clase en el sitio web de la AU. Con las reglas se pueden asignar tareas a los compañeros de equipo, definir datos de los campos personalizados o hacer que un proyecto se abra paso entre las aprobaciones. En este último punto, a la solicitud se le asigna su propio proyecto de Asana.

Gracias a este sistema de clasificación, el equipo ahora es cinco veces más rápido con respecto a las solicitudes entrantes. Toda la información se captura en un solo lugar, pueden saltar tres pasos manuales en las aprobaciones y pueden eliminar por completo los emails del proceso de solicitudes. También se reduce la posibilidad de error humano al garantizar que todos los pasos se seguirán correctamente con las reglas. Las solicitudes centralizadas, además, permiten que el equipo vea los patrones y temas (como el volumen necesario de transmisiones en vivo) para poder informar a los líderes y mejorar futuras planificaciones. Usan los Portafolios y las actualizaciones de estado para supervisar el progreso de los proyectos.

Al gestionar el trabajo en Asana, el equipo ha reducido la coordinación con emails en un 75 % y estiman que son un 50 % más eficientes porque la información, los planes y los vencimientos se pueden consultar en un mismo lugar. La colaboración ha mejorado: el equipo usa Asana para capturar las agendas y las notas de las reuniones, y para asignar acciones pendientes a los colegas en tiempo real. Revisan las responsabilidades todas las semanas para poder tener conversaciones productivas acerca de los roles y comunicar a todos qué es lo que está por venir.

Nos encanta poder gestionar reuniones en Asana y haber reducido la cantidad de emails de manera significativa. ”

Aceitamos la máquina para que las operaciones fluyan

El panorama de los eventos cambió por completo cuando nos golpeó la pandemia por COVID-19 y las reuniones presenciales se redujeron a cero. Joël usó la pausa temporal en la planificación para seguir desarrollando la PMO. El equipo de Eventos para Clientes Globales centró su atención en mejorar aún más la eficiencia con la creación de procesos, flujos de trabajo y plantillas para eventos orientadas a los eventos digitales. Así, Autodesk estará más lista que nunca para reunir a los innovadores del mañana.

El primer año en que se hace un evento hay que trabajar mucho para crear un proyecto sólido en Asana. Pero al año siguiente, simplemente duplicas la plantilla, cambias las fechas y estás listo para empezar. ”