Risikomanagement Vorlage kostenlos erstellen!

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, sollten Sie alle potenziellen Probleme mit einem hohen Risiko berücksichtigen, die einen reibungslosen Projektverlauf verhindern könnten.

Verwenden Sie eine Risikomanagement Vorlage, um Risiken zu minimieren und einen Notfallplan zu erstellen, damit Sie Ihre Ziele ohne Verzögerung erreichen. Hier erfahren Sie, wie es geht.

Was ist eine Risikomanagement Vorlage?

Eine Risikomanagement Vorlage ist ein Tool, das Projektmanagern hilft, eine Risikoanalyse durchzuführen und damit potenzielle Risiken zu messen, in verschiedene Risikoklassen einzuteilen und zu vermeiden. Der Inhalt der Vorlage kann sich zwar von Projekt zu Projekt ändern, aber ihre Grundstruktur bleibt gleich. Durch die Verwendung einer Risikomanagement Vorlage können Sie zukünftige Projekte beschleunigen und Ihre Teammitglieder so abstimmen, dass sie wissen, was beim Eintreten eines Risikofalls zu tun ist.

Die Erstellung einer Risikomanagement Vorlage erleichtert auch die Verwaltung von Projekten mit mehreren Beteiligten. Wenn jeder mit Ihrer Vorlage vertraut ist, ist der Lernaufwand bei jedem neuen Projekt geringer.

Was ist der Zweck eines Risikomanagementplans?

Ein Risikomanagementplan ist eine Strategie, die Projektmanager einsetzen, um potenzielle Risiken während des Projektverlaufs zu verhindern. Sie können dieses Tool verwenden, um Risiken zu erkennen und zu protokollieren – und auch, um einen Aktionsplan für den Fall zu erstellen, dass ein Risiko wider Erwarten eintritt.

Warum ist eine Risikomanagement Vorlage sinnvoll?

Die Erstellung einer Risikomanagement Vorlage ist eine bewährte Praxis für Projektmanagement-Profis, und das aus gutem Grund. Hier erfahren Sie, warum Sie eine Risikomanagement Vorlage erstellen sollten, bevor Sie ein großes Projekt in Angriff nehmen.

Risiken proaktiv vorbeugen

Mit einer Risikomanagement Vorlage können Sie sicherstellen, dass es für mögliche Probleme bereits vor ihrem Eintreten eine Lösung gibt. Durch die Zuweisung der Risikobearbeitung an ein bestimmtes Teammitglied legen Sie die Person fest, die für das Risikomanagement zuständig ist.

Für einige Teams ist die Entwicklung von Strategien zur Risikominderung für besonders wichtige Projekte bereits vor der Projektgenehmigung erforderlich. Dadurch wird verhindert, dass Hochrisikoprojekte wichtige Geschäftsabläufe beeinträchtigen. Wenn Ihr Team keine Strategien zur Risikominderung entwickelt hat, kann es sein, dass Ihr Projekt die Genehmigungsphase gar nicht erst übersteht.

Klarheit schaffen

Eine Risikomanagement Vorlage verschafft Ihrem Team Klarheit, insbesondere im Hinblick auf Notfallpläne. Stakeholder hören oft nicht gerne, dass der Zeitplan eines Projekts in Schieflage geraten könnte, aber mit geeigneten Reaktionsstrategien können Sie und Ihr Team solche Ängste viel leichter zerstreuen. Mit einer Work-Management-Software wie Asana kann jeder in Ihrem Team auf wichtige Unterlagen des Risikomanagements zugreifen, etwa auf ein Risikoprotokoll, eine Risikomatrix oder andere Projektdokumente.

Verantwortung fördern

Es ist nicht leicht, Verantwortung zu übernehmen, wenn etwas schief geht. Wenn Sie jedoch einen Risikoverantwortlichen ernannt haben, fällt es in seine Zuständigkeit, sofort mit einem dementsprechenden Maßnahmenplan einzugreifen, wenn Probleme entstehen. So können die Teammitglieder die negativen Auswirkungen eines potenziellen Risikos abschätzen und Notfallpläne für eventuelle Probleme entwickeln. Die einzelnen Teammitglieder haben die Verantwortung und die Kompetenz, die richtige Lösung zu finden. Und wenn wichtige Stakeholder Fragen zu diesem speziellen Risiko haben, wissen sie genau, an wen sie sich wenden müssen.

Was gehört in Ihre Risikomanagement Vorlage?

Es ist kein Hexenwerk, eine Risikomanagement Vorlage zu erstellen, aber die Art und Weise, wie Sie die Informationen innerhalb des Plans verwalten, kann von Team zu Team unterschiedlich sein. Wie sollten Sie also die Informationen in Ihrer Risikomanagement Vorlage organisieren?

Eine der einfachsten Möglichkeiten ist es, die Risiken nach ihrer Bedeutung zu ordnen – zum Beispiel nach ihren potenziellen Auswirkungen auf Ihr Projekt. Oder Sie könnten die Risikomanagement Vorlage nach der Wahrscheinlichkeit des Eintretens der einzelnen Risiken organisieren.

Wie auch immer Sie Ihre Risikomanagement Vorlage organisieren: Es ist wichtig, ein Tool zu verwenden, das individuell anpassbar ist und auf Zusammenarbeit ausgelegt ist. So kann Ihr Team Ihre Risikomanagement Vorlage so organisieren, wie es am sinnvollsten ist.

Die Verwendung der Risikomanagement Vorlage in 4 Schritten

1. Sammeln Sie in einem Brainstorming die Risiken, die Sie in die Vorlage aufnehmen möchten. Verwenden Sie dazu statt einer Excel-Vorlage eine kollaborative Software, damit jeder in Ihrem Team potenzielle Projektrisiken, die sich negativ auf Ihr Projekt auswirken können, benennen und hinzufügen kann. Sie können hierzu auch verschiedene Methoden nutzen, wie etwa die FMEA-Analysea.com/de/resources/fmea.

2. Führen Sie für jedes Risiko eine Risikobewertung durch. Die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen eines jeden Risikos stellen zusammen die potenziellen Gesamtauswirkungen Ihrer Risiken dar. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage eine Möglichkeit zur Nachverfolgung sowohl der Wahrscheinlichkeit als auch dem Ausmaß des Risikos bietet.

3. Schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos ein. Auf der Grundlage historischer Daten oder früherer Projekte können Teammitglieder die Eintrittswahrscheinlichkeit jedes Risikos prognostizieren.

4. Überwachen Sie Risiken während des Projektlebenszyklus. Am einfachsten ist es, wenn Sie die Verantwortung für erkannte Risiken bestimmten Teammitgliedern zuweisen, die dann während der gesamten Laufzeit eines Projekts die Risikoüberwachung durchführen.

Enthaltene Funktionen

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Abhängigkeiten. Wenn Sie eine Aufgabe als abhängig markieren, wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur als Teamarbeit funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann leicht einsehen, wer auf welche Aufgabe vom wem wartet. Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln Ihren Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele Ihres Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang einer Aktion zu groß, um sie in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Wenn für eine Aufgabe mehr als eine Person verantwortlich ist, oder wenn sie schrittweise über einen gewissen Zeitraum abgearbeitet werden soll, empfiehlt sich die Aufteilung in Unteraufgaben. Mit Hilfe von Unteraufgaben lassen sich große Aufgaben ganz einfach in kleinere Arbeitsschritte aufteilen, wobei die einzelnen Teilaufgaben weiterhin im Kontext der übergeordneten Aufgabe stehen. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

Empfohlene Apps

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

• Outlook. Aktionspunkte, wie die Bitte Ihrer Agentur um die Überprüfung von Arbeit oder eine Designanfrage eines Partners, erreichen Sie oftmals via E-Mail. Nun können Sie Asana-Aufgaben für diese direkt in Outlook erstellen. Anschließend können Sie die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und das Ganze zu einem Projekt hinzufügen, damit es mit anderen relevanten Tätigkeiten verknüpft ist.

• Zendesk. Mit der Zendesk-Integration von Asana können Nutzer Asana-Aufgaben schnell und einfach erstellen – direkt in ihren Zendesk-Tickets. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, hängen Sie Dateien an und verlinken Sie bestehende Aufgaben, um die für das Abschließen eines Tickets notwendige Arbeit zu erfassen. Die Integration bietet zudem einen aktuellen Überblick über beide Systeme, wodurch alle Beteiligten stets auf dem Laufenden bleiben – unabhängig davon, welches Tool sie verwenden.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

FAQs