Kick off Meeting Vorlage: Alles Wichtige für den Projektstart!

Wenn Sie mit einem neuen Projekt beginnen, möchten Sie natürlich, dass jeder auf dem gleichen Stand ist. In einem Kick-off-Meeting besprechen Sie die wichtigsten Informationen und holen das gesamte Team ins Boot, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Es handelt sich hierbei um einen essenziellen Teil des Projektlebenszyklus, ein erfolgreiches Kick-off-Meeting kann jedoch durchaus eine Herausforderung sein. Dabei gibt es viel zu beachten: Sie müssen zum Beispiel eine Tagesordnung schreiben, Informationen teilen und Redner koordinieren.

Aber Kick-off-Meetings müssen nicht zwangsläufig mit Stress verbunden sein. Mit einer Projekt Kick off Meeting Vorlage befolgen Sie eine Reihe vordefinierter Schritte und das Meeting wird zum Kinderspiel.

Was ist eine Kick off Meeting Vorlage?

Eine Kick off Meeting Vorlage ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, der Sie erfolgreich durch ein Kick-off-Meeting führt. Damit müssen Sie sich keine Sorgen mehr darum machen, dass Schritte vergessen werden oder wichtige Informationen unter den Tisch fallen. Sie können einfach Ihre Vorlage kopieren und als Blaupause für das jeweilige neue Kick-off-Meeting verwenden.

Als Teamleiter können Sie Ihre Kick off Meeting Vorlage dazu verwenden, die Meetings für Ihr gesamtes Team zu standardisieren. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass sich jeder an die gleichen Prozesse und Projektphasen hält, und stellen sicher, dass Stakeholder immer über die Informationen verfügen, die sie für jedes neue Kick-off-Meeting brauchen.

Welche Vorteile hat eine Kick off Meeting Vorlage?

Bei der Organisation eines Kick-off-Meetings gibt es viel zu beachten. Mit einer digitalen Kick off Meeting Vorlagebehalten Sie einen Echtzeit-Überblick über sämtliche Prozesse, während Sie sich mit den Beteiligten abstimmen und alles für den großen Tag bereitmachen. Sie können das Meeting planen, die Tagesordnung teilen, Aktionspunkte zuweisen und effektiv Notizen machen – alles an einem Ort. Sie haben keine zusätzliche Arbeit mehr und die Beteiligten haben eine zentrale Anlaufstelle, in der sie alle Informationen finden, die sie benötigen.

Mit einer digitalen Kick off Meeting Vorlage können Sie:

• Kick-off-Meetings für die gesamte Projektorganisation in Ihrem Unternehmen standardisieren.

• Ihre Kick-off-Meetings an einem zentralen Ort planen, durchführen und nachbesprechen.

• Funktionen bei Meetings und Tagesordnungspunkte ohne zusätzliche Arbeit teilen.

• jedem Diskussionsthema Verantwortliche zuweisen, damit klar ist, wer wofür verantwortlich ist und wie sich die Teilnehmer vorbereiten sollten.

• Tagesordnungspunkte ganz leicht aktualisieren, falls sich Prioritäten ändern. 

• jeder Aufgabe Kontextinformationen, Dokumente, Präsentationen, Bilder und Videos hinzufügen.

• Rednern klare Aufgaben mit Fälligkeitsdaten zuweisen, damit sie sich vorbereiten können.

So erstellen Sie eine digitale Kick off Meeting Vorlage

Ihre digitale Kick off Meeting Vorlage sollte alle Informationen und Schritte enthalten, die notwendig sind, um ein erfolgreiches Kick-off-Meeting durchzuführen. Sie fragen sich nun sicher “Wie gestalte ich ein Kick off Meeting?” Nun, dazu gehören für gewöhnlich drei Arten von Informationen:

• Tagesordnungspunkte bzw. Kick off Meeting Agenda: Worüber werden Sie sprechen? Was sind die wichtigsten Punkte? Wie lange wird das dauern? 

• Funktionen: Wer ist während des Meetings wofür verantwortlich (z. B. die Präsentation und die Protokollführung)? 

• Administrative Aufgaben: Was ist vor und nach dem Meeting zu erledigen, damit alles reibungslos verläuft (z. B. die Erstellung und Veröffentlichung der Tagesordnung, die Zuweisung von Aktionspunkten und das Teilen von Präsentationen)? 

Erstellen Sie zunächst einmal für diese drei Informationsarten jeweils einen separaten Bereich in Ihrer Kick off Meeting Vorlage. Stellen Sie sich vor, wie Ihr perfektes Kick-off-Meeting aussehen könnte, und tragen Sie Ihre Ideen in diese Bereiche ein. Welche Standard-Themen sollten in jedem Kick-off-Meeting besprochen werden? Welche Schritte sollten Sie vor, während und nach dem Meeting beachten, damit die Beteiligten stets informiert sind? Welche Funktionen sollten die Teilnehmer während des Meetings ausüben? Denken Sie daran, dass Sie später jederzeit Aufgaben hinzufügen und für jedes neue Projekt Anpassungen vornehmen können.

Damit in Zukunft alles reibungslos verläuft, können Sie die Funktion, die das jeweilige Teammitglied während des Meetings ausübt, standardisieren. Der Projektkoordinator könnte zum Beispiel für die Protokollführung verantwortlich sein, während der Projektmanager jedes Meeting moderiert. So müssen Sie nicht bei jedem Projekt wieder Zeit damit vergeuden, erst einmal herauszufinden, wer während des Meetings wofür zuständig ist.

Integrierte Features

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeiten reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen. Es hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die Aufgabenverantwortlichen zu erhalten und Ihr Team und sämtliche Aufgaben miteinander zu vernetzen.

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

• Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann der Startschuss für eine gewisse Aufgabe festgelegt ist. Startdaten und -zeiten vermitteln Ihren Mitgliedern des Projektteams ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Projektziele Ihres Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden.

Empfohlene Apps

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana macht es einfach, sich auf Meetings vorzubereiten, konstruktive Gespräche zu führen und auf Informationen zuzugreifen, sobald eine Konferenz vorbei ist. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht verloren gehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Projektbeteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

• Dropbox: Mit der im Aufgabenfenster von Asana integrierten Dropbox-Dateiauswahl können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Hängen Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana an - mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die in das Aufgabenfenster von Asana integriert ist. Fügen Sie jede My Drive-Datei mit nur wenigen Klicks an.

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

So verwenden Sie Ihre Kick off Meeting Vorlage

Nachdem Sie Ihre Kick off Meeting Vorlage erst einmal erstellt haben, ist die Verwendung ein Kinderspiel. So geht es:

1. Kopieren Sie Ihre Vorlage für ein Projekt Kick-off-Meeting. 

2. Fügen Sie eine Vorstellungsrunde mit Diskussionsthemen, administrative Aufgaben und Funktionen hinzu, oder entfernen Sie sie – ganz nach den Anforderungen Ihres spezifischen Projekts. 

3. Weisen Sie Aufgaben und die nächsten Schritte zu, und legen Sie Fälligkeitsdaten fest.

4. Arbeiten Sie mit den Beteiligten direkt innerhalb Ihrer digitalen Kick off Meeting Vorlage zusammen. Veröffentlichen Sie den Zeitrahmen und die Tagesordnungspunkte, fügen Sie relevante Dokumente hinzu, weisen Sie Aktionspunkte für die Nachbesprechung zu und vieles mehr. 

FAQs