Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement

Unternehmen wachsen und entwickeln sich ständig weiter. Um die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen, müssen sich dessen Geschäftsprozesse ebenfalls weiterentwickeln. Zwar ist der Vorgang der Geschäftsprozessoptimierung zeitintensiv, doch auf lange Sicht definitiv lohnenswert. 

Vorlagen für das Geschäftsprozessmanagement können Ihnen dabei helfen, diesen Vorgang zu vereinfachen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine solche Vorlage am besten einsetzen können.

Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist eine Methode zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln, können Geschäftsprozesse obsolet werden oder sich als ineffizient entpuppen. GPM wirkt diesem Prozess entgegen und ermöglicht betriebliche Effizienz, indem sichergestellt wird, dass alle Prozesse aktuell und effektiv sind. 

Stellen Sie sich GPM wie die Renovierung einer Küche vor. Nach etwa einem Jahrzehnt sind Ihre Küchengeräte womöglich etwas in die Jahre gekommen. Vielleicht funktionieren sie noch, doch sie sind mittlerweile ineffizient und kaum leistungsstark genug, um auch Gäste bewirten zu können. Deshalb entscheiden Sie sich für eine Renovierung und tauschen die alten Geräte gegen neue mit besseren Funktionen aus. So ähnlich funktioniert Geschäftsprozessmanagement für Unternehmen: Alte Prozesse werden durch neue, effizientere ersetzt. 

Was ist eine Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement?

Eine Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement dient als Leitfaden, anhand dessen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen überprüfen und verbessern können. Diese Vorlage ist eine Grundlage für die Verbesserung aller Geschäftsprozesse, in der die fünf Stufen des Geschäftsprozessmanagement dargelegt werden: Analyse, Modellierung, Implementierung, Monitoring und Optimierung. Dadurch müssen Sie nicht vorab für einen eigenen GPM-Plan bei Null beginnen. 

Das Beste daran? Vorlagen für das Geschäftsprozessmanagement sind wiedervendbar und standardisieren somit den GPM-Planungsprozess für Ihr Team. Egal, welche Geschäftsprozesse Sie verbessern möchten, sei es der Einstellungs- und Onboardingprozess, die Integration neuer Tools oder die Optimierung eines neuen Überprüfungsprozesses – mit einer Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement erhalten Sie einen perfekten Plan zur Optimierung Ihrer Prozesse.

Die Vorteile einer Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement

Zwar ist es möglich, eine Excel- oder Word-Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement zu verwenden, doch dieser Ansatz bringt eindeutige Nachteile mit sich. Zum Beispiel müssen sie zunächst manuell geöffnet werden, bevor der Fortschritt des Projekts ersichtlich wird, was die funktionsübergreifende Zusammenarbeit unnötig erschwert. 

Wenn Sie Ihre Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement jedoch in einem Projektmanagement-Tool erstellen, stehen Ihnen umfangreiche Funktionen zur Standardisierung und Optimierung Ihrer GPM-Prozesse für alle Abteilungen zur Verfügung. 

Hier einige Vorteile der Verwendung einer digitalen Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement:

• Die einzelnen Schritte zur Prozessverbesserung in Ihrem Team oder Unternehmen lassen sich standardisieren 

• Anhand Ihrer Geschäftsprozessanalyse können Sie umgehend Prozessverbesserungen vornehmen  

• Sie sehen bevorstehende Aufgaben und Projektphasen in Echtzeit

• Sie können den Projektfortschritt mit Dashboards anzeigen lassen

• Sie sehen Startdaten, verantwortliche Personen und Aufgabenstatus an einem Ort 

• Die Vorlage lässt sich bequem an die Anforderungen des spezifischen Projektziels anpassen

• Sie können mit funktionsübergreifenden Teammitgliedern zusammenarbeiten 

• Sie können relevante Dateien und Dokumente zu der jeweiligen Projektphase oder Aufgabe hinzufügen

Diese Dinge sollten in Ihrer Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement enthalten sein

Da Sie Ihre Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement als Ausgangspunkt für die Optimierung einer Reihe von Geschäftsprozessen einsetzen werden, sollten Sie die Vorlage möglichst allgemein halten, damit Sie diese duplizieren und für unterschiedliche Prozessoptimierungen einsetzen können. 

Stimmen Sie die Vorlage zunächst auf die 5 Phasen des GPM ab: Analyse, Modellierung, Implementierung, Monitoring und Optimierung. Fügen Sie dann relevante Informationen hinzu, damit Ihr Team die Vorlage effektiv einsetzen kann, wie zum Beispiel die verantwortliche Person, das Start- und Enddatum sowie den Status.

So verwenden Sie eine Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement

Nachdem Sie Ihre Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement erstellt haben, können Sie diese verwenden, um den Status Ihrer Projekte zur Prozessverbesserung nachzuverfolgen. Beachten Sie diese Dinge, bevor Sie die Vorlage einsetzen:

1. Legen Sie fest, welchen Geschäftsprozess Sie verbessern möchten, indem Sie Ihre Geschäftsprozesse anhand einer Geschäftsprozessanalyse evaluieren. 

2. Duplizieren Sie die Vorlage für das Geschäftsprozessmanagement, und benennen Sie die Vorlage zum Beispiel in „Projekt zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses“ um. 

3. Passen Sie die Vorlage an Ihre Bedürfnisse an, um sie mit den Zielen des Projekts zur Prozessverbesserung abzustimmen. Sie können Aufgaben entsprechend der Aktionen erstellen, die Sie in der jeweiligen Phase des Prozesses vornehmen möchten, und diesen Aufgaben eine verantwortliche Person, Fälligkeitsdaten und Status zuweisen. 

4. Führen Sie Ihren Prozessverbesserungsplan durch, und verfolgen Sie die Ergebnisse in Ihrem GPM-Projekt im Verlauf des gesamten Prozesses nach.

Enthaltene Funktionen

• Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

• Projekt-Statusaktualisierungen. Endlich müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, um Informationen zum Projektstatus aufzuspüren, oder eine weitere Besprechung über sich ergehen lassen, die man eigentlich auch per E-Mail hätte abgewickeln können. In Asana sind Projekt-Statusaktualisierungen jetzt nicht nur einfacher zu handhaben, sondern auch direkt mit der Arbeit des Teams verknüpft. So können die Teammitglieder ganz einfach auf zusätzliche Projektinformationen zugreifen, z. B. auf den Projektplan, den Kommunikationsplan, die Projektziele, Meilensteine, Ergebnisse und vieles mehr. Im Endeffekt reduzieren Projektstatusberichte den manuellen Aufwand, bündeln Informationen und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

• Abhängigkeiten. Mit Aufgabenabhängigkeiten können Sie eine bestimmte Aufgabe als auf eine andere Aufgabe wartend kennzeichnen. Somit wird klar, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn die Arbeit an der Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Teams mit kollaborativen Workflows können leicht erkennen, auf welche Aufgaben sie warten, und wissen, wann sie mit ihrem Anteil an der Arbeit beginnen können. Nachdem die vorhergehende Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person darüber benachrichtigt, dass sie mit ihrer Aufgabe beginnen kann. Wird die Frist einer Vorgängeraufgabe verschoben, informiert Asana Sie darüber, sodass Sie gegebenenfalls das Fälligkeitsdatum der davon abhängigen Aufgabe abändern können. 

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

Empfohlene Apps

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Zoom. Asana und Zoom arbeiten gemeinsam daran, Teammeetings noch sinnvoller und zielgerichteter zu gestalten. Die Integration von Zoom und Asana erleichtert die Vorbereitung auf Meetings, das Führen konstruktiver Dialoge sowie den Zugriff auf Informationen nach Ende einer Konferenz. Meetings beginnen in Asana, wo gemeinsame Meeting-Tagesordnungen deutlich machen, worüber im Meeting gesprochen wird. Während des Meetings können Teammitglieder Aufgaben schnell und unkompliziert innerhalb von Zoom erstellen, sodass Informationen und Aktionspunkte nicht untergehen. Und sobald das Meeting vorbei ist, stellt die Integration Transkripte und Aufnahmen des Meetings in Asana bereit, wo alle Beteiligten und Stakeholder Zugriff auf die Inhalte haben.

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