Tiger Teams: Schnelles Handeln bei hoher Anpassungsfähigkeit

„Houston, wir haben ein Problem“

Es ist 1970, und dem Astronauten Jim Lovel geht so langsam die Luft aus. Nach zwei erfolgreichen Tagen an Bord von Apollo 13 hören Lovel und seine Kameraden, wie eine Explosion das Schiff erschüttert. Die Explosion hatte einen Sauerstofftank im Servicemodul des Raumschiffs getroffen, wodurch kostbare Luft ins All entwich und das Überleben der Besatzung auf der Kippe stand. 

Hier auf der Erde machte sich der Nasa-Flugdirektor Gene Kranz sofort an die Arbeit. Er stellte eine Gruppe von Spezialisten zusammen, die sich um die Fehlerbehebung des defekten Raumschiffs kümmern sollten. Nach vier zermürbenden Tagen konnten sie der Besatzung schließlich zu einer sicheren Landung im Südpazifik verhelfen. 

Diese Gruppe der von Kranz zusammengestellten Spezialisten wurde später unter dem Namen "Tiger Team" bekannt, woraus sich der heute gebräuchliche Arbeitsbegriff entwickelte. 

Was ist also ein Tiger Team?

Ein Tiger Team ist eine Gruppe von Spezialisten, die zusammengestellt wurde, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Tiger Teams stehen im Gegensatz zur üblichen Art und Weise, wie Ihr Unternehmen organisiert ist, indem sie funktionsübergreifende Spezialisten in einem Raum versammeln. So können Informationsbarrieren überwunden und kritische Probleme aus mehreren Perspektiven angegangen werden. Diese Art von Team ist klein und flexibel, so dass die Gruppe schnell handeln und innovative Lösungen finden kann, die mit traditionellen Arbeitsgruppen so nicht möglich wären. 

Es gibt zwei Hauptansätze für solche Tiger Teams: 

• In einem ersten Szenario können die Teammitglieder exklusiv an einem Projekt arbeiten, bis das Problem gelöst oder das Ziel erreicht ist. Nachdem das Projekt abgeschlossen ist, kehrt jedes Gruppenmitglied zu seiner üblichen Rolle im Tagesgeschäft zurück. Dies ähnelt dem obigen Beispiel von Apollo 13, da sich jedes Teammitglied ausschließlich darauf konzentrierte, die Weltraumcrew sicher nach Hause zu bringen. 

• Zum anderen können die Teammitglieder auch zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben an einem Tiger-Team-Projekt mitwirken. Sie lassen nicht alles zugunsten des Tiger Teams fallen, sondern behandeln das Tiger Team wie jedes andere funktionsübergreifende Projekt, an dem sie arbeiten, nur mit einer bewussteren und gezielteren Struktur. 

Wann empfiehlt sich der Einsatz eines Tiger Teams?

Tiger Teams sind wie eine Eliteeinheit. Sie werden eingesetzt, wenn es darum geht, schnell zu handeln und geschäftskritische Fragen oder komplexe Probleme zu lösen. Da es sich bei Tiger Teams um kleine Gruppen handelt, haben sie genügend Freiraum, kreativ zu sein und Entscheidungen schnell zu treffen. Sie sind flexibel und in der Lage zu vermeiden, den Problemlösungsprozess durch zu viele Stakeholder zu verzögern. 

Ein Tiger Team kann dazu dienen, ein fehlgeschlagenes Projekt zu korrigieren, an einem neuen Projekt mit großer Tragweite zu arbeiten oder Lösungen für geschäftliche Probleme zu ermitteln. So könnte beispielsweise ein Reiseunternehmen ein Tiger Team gebildet haben, um die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf das Geschäft zu bewältigen. Oder unter weniger schlimmen Umständen könnte ein Technologieunternehmen ein Tiger Team bilden, um Lösungen für immer wiederkehrende Kundenbeschwerden zu erarbeiten.

Wenn Sie immer noch unsicher sind, ob die Bildung eines Tiger Teams der richtige Schritt ist, stellen Sie sich die folgenden Fragen: 

• Brauchen Sie ein funktionsübergreifendes Team mit verschiedenen Perspektiven zu einem Thema? Tiger Teams setzen sich aus Fachexperten verschiedener Teams zusammen. Sie können den Informationsaustausch verbessern und ein breites Spektrum an Fachwissen einbeziehen. 

• Gibt es ein konkretes Problem, das gelöst, oder ein Projekt, das abgeschlossen werden muss? Tiger Teams verkörpern einen zielgerichteten Ansatz. Um die richtigen Leute zu rekrutieren, müssen Sie genau wissen, was der Zweck des Teams sein soll.

• Brauchen Sie schnelles und entschlossenes Handeln? Tiger Teams sind nicht gezwungen, sich mit einer Vielzahl von Stakeholdern abzustimmen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Dadurch können sie schneller agieren als traditionelle Teams. 

• Erfordert Ihr Projekt ein hohes Maß an Transparenz und gegenseitigem Verständnis der Stakeholder? Da Tiger Teams kleiner sind, können sie leichter kommunizieren und Informationen untereinander austauschen. 

• Möchten Sie das mit einer wichtigen Entscheidung verbundene Risiko minimieren? Tiger Teams verteilen die Verantwortung von einer Person auf eine Gruppe von Experten, so dass Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit die bestmögliche Entscheidung fällen. 

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, könnte ein Tiger Team vielleicht genau das sein, was sie brauchen.  

Wer sollte Mitglied in Ihrem Tiger Team sein?

Kurz gesagt? Das hängt davon ab, was Sie vorhaben. 

Da Sie für verschiedene Probleme unterschiedliche Fachkenntnisse benötigen, werden die Personen, die Sie für Ihr Tiger Team auswählen, entsprechend dem übergreifenden Ziel des Teams variieren. Ein Tiger Team, das sich auf die Problemlösung für einen bestimmten Kunden konzentriert, könnte zum Beispiel Mitglieder aus dem Kundenservice, der Technik, dem Vertrieb und dem Produktdesign umfassen. Vermutlich würden Sie jedoch niemanden aus der Personal- oder Finanzabteilung benötigen, da diese Art von Fachwissen für Produktverbesserungen nicht so relevant ist. 

Jede Person in Ihrem Team sollte ein Spezialist auf ihrem Gebiet sein. Sie sollte aber auch erfahren genug sein, um die Zusammenhänge zwischen ihrem Arbeitsbereich und dem anderer Teams zu verstehen. Aus diesem Grund handelt es sich bei den Mitgliedern des Tiger Teams häufig um erfahrene Mitarbeiter mit einem breit gefächerten Wissensspektrum. Würden Sie lediglich Teammitglieder mit hyperfokussierten Fähigkeiten einbeziehen, wären möglicherweise zu viele Personen nötig, um die so entstehenden Wissenslücken zu schließen, was die Arbeit wiederum verlangsamen würde. 

Tiger Teams sollten klein sein, daher ist es ratsam, die Anzahl der Mitglieder zu begrenzen. Natürlich können Sie auch weitere Stakeholder einbeziehen, die über die Fortschritte des Tiger Teams informiert werden möchten. Auf diese Weise können leitende Stakeholder sicherstellen, dass alles nach Plan läuft, ohne mit Einzelheiten überhäuft zu werden. So kann das Tiger Team zum Beispiel regelmäßig Projektstatusberichte an eine breitere Gruppe von Stakeholdern senden.

Bewährte Vorgehensweisen für Tiger Teams

In einem Tiger Team mitzuarbeiten, kann sich wie eine Dschungel-Expedition anfühlen. Es gibt keine festen Regeln, und man muss sich alles selbst erarbeiten. Doch mit einigen bewährten Vorgehensweisen können Sie Ihrem Team die Struktur und die Richtung geben, die es braucht, um komplexe Probleme schnell lösen zu können. 

Klärung von Zuständigkeiten und Kommunikationsnormen

Sobald Sie die Mitglieder Ihres Tiger Teams ausgewählt haben, sollten Sie die Rollen und Zuständigkeiten eines jeden Teammitglieds klären. So wissen Sie, wem Dinge wie die Planung von Meetings, die Einholung von Genehmigungen, die Überwachung des Budgets usw. obliegen. Wenn die Zuständigkeiten geklärt sind, kann jedes Teammitglied schneller und souveräner agieren, anstatt Zeit mit der Klärung der einzelnen Verantwortungsbereiche zu vergeuden. Zur besseren Veranschaulichung können Sie ein RACI-Diagramm oder ein Teamorganigramm erstellen, um die Rolle jedes Einzelnen zu dokumentieren.

Um weiter Klarheit zu schaffen, sollten Sie einen Kommunikationsplan erstellen, der festlegt, auf welche Weise Ihr Team miteinander im Austausch bleibt. Dies beinhaltet, was wann kommuniziert werden soll, welche Kanäle genutzt werden und wann Live-Kommunikation oder asynchrone Kommunikation zum Einsatz kommen. 

Problemerfassung

Alle Mitglieder Ihres Tiger Teams brauchen ein klares Verständnis des Problems, das Sie zu lösen versuchen. Dieses grundlegende Verständnis ist für Ihr Team unerlässlich, um Ziele zu setzen und Lösungen zu entwickeln, mit denen die Ursache des Problems auch tatsächlich behoben wird. 

Besprechen Sie das Problem in der Gruppe, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Beantworten Sie im ersten Schritt die folgenden Fragen: 

• Wer ist an dem Problem beteiligt oder davon betroffen? 

• Was genau ist vorgefallen und welche Prozesse sind von diesem Problem betroffen? 

• Wo ist das Problem aufgetreten? 

• Wann ist das Problem aufgetreten? 

• Warum besteht dieses Problem und warum hat es so große Auswirkungen? 

• Wie kam es zu diesem Problem? 

Zielsetzung

Durch ein Ziel erhält Ihr Tiger Team eine klare Richtung für seine Arbeit. Durch die Definition des Ziels ist unmissverständlich erkennbar, wann die Arbeit zu einem erfolgreichen Abschluss gelangt ist. Das ist besonders dann wichtig, wenn sich die Mitarbeiter exklusiv auf die Arbeit an einem Tiger-Team-Projekt konzentrieren. Schließlich müssen sie wissen, wann die Arbeit vollständig abgeschlossen ist, bevor sie zu ihren normalen Tagesaufgaben zurückkehren können. 

Es gibt viele Zielsetzungsmethoden, darunter SMART-Ziele und Objectives and Key Results (OKRs). Für welche Methode Sie sich auch immer entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie Fortschritte messen können und einen klaren Zeitplan für die Erreichung Ihres Ziels haben.  

Umfangsbestimmung

Eine der größten Ursachen für das Scheitern von Projekten ist Scope Creep. Jeder kennt das: Ihr Team ist zunächst voll bei der Sache, aber dann schweifen die Diskussionen zu Themen ab, die zwar mit Ihrem Hauptziel zusammenhängen, aber nicht von wesentlicher Bedeutung sind. Vielleicht fügen Sie weitere Ergebnisse hinzu und vergrößern den Projektumfang, um mehr Arbeiten einzubeziehen. Dabei entfernen Sie sich jedoch immer weiter von Ihrem ursprünglichen Problem. 

Sie können Scope Creep verhindern, indem Sie vor Beginn der Arbeit den Projektumfang genau festlegen. Ein klar definierter Umfang umreißt die genauen Ziele und Ergebnisse Ihres Projekts, damit Sie erkennen können, wann Sie von Ihrem Hauptziel abschweifen. Wenn Ihr Tiger Team anfängt, sich auf unwesentliche Dinge zu konzentrieren, sollten Sie auf Ihren Projektumfang verweisen, um es zurück auf den richtigen Kurs zu bringen. 

Gemeinsame Arbeitsrunden (physisch oder virtuell)

In der Vergangenheit haben sich Tiger Teams auf persönliche Zusammenarbeit verlassen, um Ergebnisse zu erzielen. Auch wenn moderne Kommunikationstools und Projektmanagement-Software die asynchrone Arbeit erleichtern, ist ein gewisses Maß an persönlicher Zusammenarbeit für Tiger Teams nach wie vor unerlässlich. Denn die Stärke eines Tiger Teams beruht auf der engen, funktionsübergreifenden Zusammenarbeit, und Meetings (auch virtuelle) sind der beste Weg, Teamgeist und gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Teammitglieder mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens zusammenarbeiten. 

Asynchrone Kommunikationskanäle

Die persönliche Zusammenarbeit ist zwar wünschenswert, doch ist es nicht realistisch (und auch nicht zeitsparend), dass sich alle Mitglieder Ihres Tiger Teams ständig im selben Raum aufhalten. Die Teammitglieder brauchen Zeit, um konzentriert zu arbeiten, und zu viele Meetings können Ihren Zeitplan durcheinander bringen und es unmöglich machen, genügend Zeit für Deep Work einzuplanen. Deshalb ist eine ausgewogene Mischung aus persönlicher und asynchroner Kommunikation für Tiger Teams so wichtig. Auf diese Weise bleiben alle miteinander in Kontakt, haben aber trotzdem die nötige Zeit, um in Ruhe arbeiten und mögliche Lösungsansätze erarbeiten zu können. 

Asynchrone Kommunikation kann viele Formen annehmen, doch das Wichtigste ist, dass jeder in Ihrem Tiger Team die gleichen Kommunikationstools nutzt. Ein Projektmanagement-Tool wie Asana kann vieles vereinfachen, da Sie am selben Ort kommunizieren können, an dem Sie Ihre Arbeit nachverfolgen und dokumentieren. Auf diese Weise braucht Ihr Team nicht ständig zwischen verschiedenen Kanälen hin- und herzuspringen. 

Workload-Management

In einem Tiger Team mitzuarbeiten, kann eine Menge Zeit in Anspruch nehmen und bedeutet in der Regel eine Abkehr von Ihren täglichen Aufgaben. Daher müssen Sie möglicherweise andere berufliche Verpflichtungen zurückschrauben, um genügend Spielraum für die Aufgaben im Tiger Team zu haben. Und als Führungskraft ist es wichtig, dass Sie Ihre direkten Mitarbeiter dabei unterstützen, Prioritäten zu setzen und ihr Arbeitspensum ausgewogen zu gestalten, sobald sie in einem Tiger Team mitwirken. 

Die Zukunft der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit

Das Arbeitsleben hat sich im Vergleich zu früher verändert. Die Menschen arbeiten mehr denn je an verschiedenen Orten, über Zeitzonen und Länder hinweg. Das heißt aber nicht, dass funktionsübergreifende Kooperationsstrategien wie Tiger Teams an Bedeutung verloren hätten. Es bedeutet nur, dass Sie die richtigen Tools benötigen, um in Verbindung zu bleiben, sich abzustimmen und agil zu arbeiten. Denn viel wichtiger als die Frage, wo Sie arbeiten, ist die Frage, wie Sie arbeiten.