SIPOC-Analyse: Definition und Aufbau im Überblick!

Als Projektmanager oder Prozesseigentümer ist es wichtig, dass Sie einen umfassenden Überblick über alle Prozesse haben. Wie könnten Sie sonst die Prozesse laufend überwachen und optimieren?

Um schnell einen Überblick über alle wichtigen Geschäftsprozesse zu bekommen, gibt es eine Reihe verschiedener Möglichkeiten und Methoden. In diesem Artikel möchten wir für Sie näher auf die SIPOC-Analyse eingehen.

Mit der SIPOC-Analyse wird es für Sie einfach und unkompliziert, Prozesse zu beschreiben, zu visualisieren und zu analysieren. Wie Sie diese Analyse durchführen können, zeigen wir Ihnen ausführlich. Dabei gehen wir auch auf die Vorteile und Nachteile ein, wann Sie die SIPOC-Analyse einsetzen sollten und mit welchen Tricks Sie diese Analyse perfekt anwenden können.

Was ist die SIPOC-Analyse?

Die SIPOC-Analyse, auch als SIPOC-Diagramm oder SIPOC-Methode bekannt, ist ein Tool zur Erhebung, Analysierung und Visualisierung von ausgewählten Geschäftsprozessen. Der Fokus liegt hierbei nicht auf einer detaillierten Beschreibung aller einzelnen Aktivitäten in einem Prozess. Vielmehr geht es darum, den Gesamtprozess, die verschiedenen Schnittstellen und die Auswirkungen auf vor- und nachgelagerte Prozesse abzubilden. 

SIPOC ist dabei ein Akronym, welches sich aus den fünf englischen Begriffen 

• S: Supplier (Lieferant)

• I: Input (Eingang)

• P: Process (Prozess)

• O: Output (Ausgang)

• C: Customer (Kunde)

zusammensetzt. Die SIPOC-Analyse stammt ursprünglich aus den 1980-er Jahren, wo sich die Methode an Six Sigma orientierte. Das Modell ist damit zwar schon etwa 40 Jahre alt, trotzdem ist sie immer noch gut für die Prozessanalyse und Prozessverbesserung geeignet.

Es gibt viele Gründe, die für eine SIPOC-Analyse sprechen. Zum einen lässt sich mit diesen Diagrammen der IST-Zustand eines Prozesses sehr gut abbilden. Im Vergleich mit dem SOLL-Zustand können Sie in Folge dessen Schritte definieren, wie der Prozess oder die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Prozesses umgeändert bzw. optimiert werden müssen.

Zum anderen wird eine SIPOC-Analyse so durchgeführt, dass die Diagramme von allen Stakeholdern verstanden werden. Somit wird die Zusammenarbeit und Kooperation mit diesen Interessengruppen vereinfacht und auf Basis dieses gemeinsamen Verständnisses können Sie mit bestem Gewissen mit einem Projekt beginnen.

Wann sollte ich eine SIPOC-Analyse durchführen?

SIPOC-Diagramme eignen sich idealerweise in der Startphase eines Projekts. Dadurch lassen sich die Kernprozesse visualisieren und analysieren. Auch während eines Projekts können Sie die SIPOC-Analyse durchführen, gerade dann, wenn ein Prozess nicht wie gewünscht abläuft und nicht die erwarteten Ergebnisse erzielt.

Allgemein gesagt können Sie auf die SIPOC-Methode setzen, wenn bei dem durchsuchten Prozess folgende Fragen unklar sind:

• Welche Eingangsgrößen werden für die einzelnen Aktivitäten im Prozess bezogen?

• Woher werden diese Eingangsgrößen bezogen?

• Welchen Output erzeugen die einzelnen Aktivitäten in einem Prozess?

• Was sind die Anforderungen der Kunden an den Output eines Prozesses?

Wie kann ich eine SIPOC-Analyse durchführen?

Wenn Sie beschlossen haben, dass Sie für die Abbildung Ihrer Prozesse auf eine SIPOC-Analyse nutzen möchten, dann sollten Sie die einzelnen Schritte nacheinander und vor allem auch sorgfältig durchführen.

Die SIPOC-Analyse können Sie als Projektmanager bzw. Prozessverantwortlicher sowohl alleine als auch im Team durchführen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass sich die Zusammenarbeit im Team auf jeden Fall lohnt. Dazu können Sie eine einfache Brainstorming-Sitzung durchführen. Durch diese bekommen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit alle wichtigen Informationen, die Sie zur Abbildung eines Prozesses benötigen.

In den nächsten Absätzen werden wir Ihnen alles Wichtige zu den einzelnen Schritten der SIPOC-Analyse näher erklären. 

1. Prozessschritte auflisten

Im ersten Schritt sollten Sie zunächst ein Arbeitsblatt oder eine Präsentationsfolie zur Hand nehmen und die verschiedenen Schritte der Prozesskette auflisten. Allgemein möchten wir Ihnen an dieser Stelle empfehlen, dass Sie statt Excel-Listen oder Zetteln auf die Erstellung einer SIPOC-Analyse mit einem digitalen Tool setzen. Diese bietet Ihnen einige Vorteile:

• Informationen zentral gespeichert: Mit einem digitalen Tool wie Asana werden alle Informationen und Details zu dem jeweiligen Prozess digital gespeichert. Zudem können Sie diese Informationen mit allen relevanten Stakeholdern teilen. Diese können dann das SIPOC-Diagramm jederzeit öffnen.

• Zuständigkeiten abklären: Nachdem Sie mit der SIPOC-Analyse ein Diagramm erstellt haben, geht es in weiterer Folge darum, Schwachstellen und Möglichkeiten zur Optimierung zu identifizieren. In Asana können Sie direkt Aufgaben erstellen, den zuständigen Personen zuweisen und ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Sorgen Sie dafür, dass nach der Analyse auch die Prozesse optimiert werden.

Denken Sie daran, dass Ihnen die SIPOC-Analyse nur einen groben Überblick geben soll. Unterteilen Sie daher den Prozessablauf, den Sie darstellen möchten, in nicht mehr als 5 bis 7 verschiedene Schritte.

2. Erstellen Sie eine Tabelle

Bei diesem Schritt sollten Sie eine Tabelle erstellen mit fünf Spalten. Diese stehen jeweils für die verschiedene Bestandteile der SIPOC-Analyse (Supplier, Input, Process, Output, Customer). 

3. Schreiben Sie die wichtigsten Informationen auf

Gehen Sie nun die einzelnen Prozessschritte durch und notieren Sie sich alle relevanten Informationen zu den jeweiligen Punkten der SIPOC-Analyse. Bei diesem Schritt lohnt es sich, Teamkollegen und Experten miteinzubinden. Denn oftmals fehlen Ihnen als Projektmanager detaillierte Informationen zu den einzelnen Prozessschritten. Die Teams, die an diesem Prozess arbeiten, können Ihnen helfen, die wichtigsten Informationen zu identifizieren und in der SIPOC-Analyse zu notieren.

Lieferanten (Suppliers)

Bei den Lieferanten sollten Sie dokumentieren, welche Materialien oder andere Dienstleistungen Sie von Lieferanten beziehen. Dazu sollten Sie auch aufschreiben, welche Ressourcen Sie von welchem Lieferanten beziehen und ob es sich hierbei um externe oder interne Lieferanten handelt.

Sie können hier auch anführen, ob vor- oder nachgelagerte Prozesse zu beachten sind. Von wo bekommt der Lieferant die Produkte? Gibt es hier wichtige Schnittstellen, die zu beachten sind?

Eingang (Input)

Beim Eingang sollten Sie die einzelnen Prozessschritte beachten und aufschreiben, welche Eingangsfaktoren für die einzelnen Schritte notwendig sind. Sind Materialien, Hilfsmaterialien und Maschinen notwendig? Oder benötigen Sie spezielle Informationen oder Dienstleistungen?

Auch hier können Sie auf eventuelle Schnittstellen mit anderen internen Bereichen achten und diese wenn notwendig dokumentieren.

Ausgang (Output)

An diesem Punkt notieren Sie sich, welche Ergebnisse durch die einzelnen Schritte im Prozess erzielt werden. Gehen Sie spezifisch darauf ein, welche Ausgangsgrößen, Zwischenprodukte, Informationen oder Materialien direkt entstanden sind, die für die nachgelagerten Prozesse oder schlussendlich für den Endkunden wichtig sind.

Geben Sie hier auch an, welchen Anforderungen ein Ouput entsprechen muss. Dies kann sich auf geschäftliche Anforderungen oder spezifische Anforderungen für die weiteren Prozessschritte beziehen.

Kunden (Customers)

Ein jeder Prozess in einem Unternehmen sollte kundenorientiert sein. Konzentrieren Sie sich darauf, wer die Kunden sind, ob es sich um interne oder externe Kunden handelt und welche Wünsche und Bedürfnisse die Kunden haben. Schreiben Sie diese Informationen in der SIPOC-Analyse auf.

Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, dass Unternehmen die Prozessergebnisse so gestalten, dass der Kundennutzen im Zentrum steht. Es zählen nicht mehr die verschiedenen Features und Vorteile, sondern rein der Nutzen, der den Kunden angeboten wird.

Mit diesen Schritten haben Sie bereits die SIPOC-Analyse durchgeführt. Sie sehen, dass der Aufbau grundsätzlich sehr einfach gestaltet ist, Ihnen jedoch trotzdem viele wertvolle Informationen liefert.

Welche Vor- und Nachteile hat eine SIPOC-Analyse?

Kommen wir in diesem Abschnitt nun zu den Vorteilen und Nachteilen, die mit einer SIPOC-Analyse einhergehen.

Vorteile

• Guter Überblick: Eine SIPOC-Analyse liefert Ihnen ein überschauliches Diagramm, welches alle Prozessschritte und Informationen anzeigt.

• Leicht verständlich: Zudem ist ein SIPOC-Diagramm leicht verständlich. Dies ist gerade dann hilfreich, wenn es um die Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern geht, die nicht viel von Prozessen verstehen.

• Schnell erstellt: Eine SIPOC-Analyse lässt sich zudem schnell erstellen. Vor allem wenn Sie als Team im Brainstorming arbeiten, haben Sie schon nach kurzer Zeit wichtige Ergebnisse notiert.

Nachteile

• Unterschiedlich interpretierbar: Eine SIPOC-Analyse liefert ein grafisches Ergebnis nur anhand einer Tabelle mit Text. Im Gegensatz zu anderen, grafischen Modellen kann es vor allem für unerfahrene Personen zu Verwirrungen kommen. Der Spielraum für Interpretationen ist deutlich größer.

• Wenig Details: Es ist in vielen Fällen vorteilhaft, dass die SIPOC-Analyse einen groben und damit schnellen Überblick bietet. In manchen Fällen ist es jedoch wichtig, weiter ins Detail zu gehen. Hier eignet sich das SIPOC-Diagramm nicht.

Vor allem die Nachteile zeigen, dass Sie vorab betrachten sollten, ob die SIPOC-Analyse für das eigene Team und die Stakeholder die richtige Wahl ist. Sind beispielsweise viele Details gefragt oder wäre das Ergebnis zu stark interpretierbar, sollten Sie auf andere Möglichkeiten zur Prozessdarstellung zurückgreifen.

Wenn Sie Inspiration für andere Möglichkeiten suchen, können Sie sich gerne bei Asana die verschiedenen Methoden zur Prozessmodellierung ansehen.

Fazit

Nichtsdestotrotz ist die SIPOC-Analyse eine sehr gute und vor allem auch einfache und schnelle Methode, einen Prozess übersichtlich darzustellen. Wir empfinden es als sehr vorteilhaft, dass der Aspekt “Kunde” beinhaltet ist. Somit hat das Modell seit den 1890-er Jahren nicht an Relevanz verloren, denn gerade heutzutage ist die Kundenorientierung einer der wichtigsten Punkt für Unternehmen.

Die SIPOC-Analyse eignet sich sehr gut, um Prozesse darzustellen und somit neue Prozesse vorab zu gestalten oder bestehende Prozesse zu optimieren. Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie sich nach der abgeschlossenen SIPOC-Analyse noch Zeit für die Prozessoptimierung nehmen. Schließlich sollten Sie die Ergebnisse ideal nutzen.