Leistungsbeurteilung: Der 8-Schritte-Prozess im Überblick!

Wenn Sie an Leistungsbeurteilungen denken, erinnern Sie sich vielleicht an Ihre eigene Zeit als Teammitglied, dessen Leistung besprochen wurde. Wenn Sie nicht im Vorhinein wussten, wie das Gespräch ablaufen würde bzw. über was Ihr Vorgesetzter mit Ihnen sprechen wollte, blickten Sie dem bevorstehenden Meeting wahrscheinlich mit Stress entgegen. Jetzt sind Sie allerdings der Manager und sehen die Dinge aus einer anderen Perspektive, und da haben Sie es auch in der Hand, Ihren eigenen Teammitgliedern ein positiveres Erlebnis zu bieten.

Leistungsbeurteilungen sind ein wertvolles Tool im Performance Management, weil sie dabei helfen, den Feedback-Prozess klar und übersichtlich zu strukturieren. Außerdem sind sie eine großartige Möglichkeit, den Fokus von der reinen Bewertung und vergangenen Fehlern auf künftige Ziele zu lenken. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie selbst eine Vorlage für die Leistungsbeurteilung erstellen, die Sie mit Ihrer Software zur Zielsetzung kombinieren können, um Ihr Team beim Wachstum zu unterstützen.

Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Eine Leistungsbeurteilung ist ein formeller Überprüfungsprozess, um einzelne Teammitglieder basierend auf ihrer vergangenen Arbeit zu beurteilen und ihnen Feedback zu geben, damit sie auch in Zukunft erfolgreich sind. Ebenfalls bekannt unter dem Begriff „Mitarbeitergespräch“, findet die Leistungsbewertung für gewöhnlich vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich statt. Für das Feedback geben sind Sie als Führungskraft verantwortlich, für ein 360-Grad-Feedback können jedoch auch die Kollegen und Kunden miteinbezogen werden.

Bei einer Leistungsbeurteilung beurteilen Sie die Arbeit bzw. die erbrachten Leistungen eines jeden Teammitglieds und schlüsseln die Kompetenzen auf, die Ihr Mitarbeiter gerne erlangen möchte. Dabei gehen Sie bestimmte Situationen durch, in denen das Teammitglied gute Arbeit geleistet hat und wo es noch Raum für Verbesserungen gibt. Einige Unternehmen greifen auf eine Software zur virtuellen Leistungsbeurteilung zurück, aber Sie können bei diesem Prozess auch auf das Personalmanagement-Tool verzichten.

Die Leistungsbeurteilung als Selbsteinschätzung

Leistungsbeurteilungen sind eine Möglichkeit für Wachstum: Sie können mit jedem Teammitglied über die Wirkung seiner Arbeit und darüber sprechen, wie es in seiner Funktion am besten vorankommt.

Vorlagen für Leistungsbeurteilungen haben oftmals auch einen Teil zur Selbsteinschätzung. Ihr Teammitglied erhält im Rahmen eines Beurteilungsgespräch die Chance, seine eigene Karriere voranzutreiben, indem es seine Erfolge und künftigen Ziele mit Ihnen teilt. Sie könnten die Mitarbeiterbeurteilung zum Beispiel mit der Frage beginnen, worin Ihr Teammitglied seine Stärken sieht und in welchen Bereichen sich die Person gerne verbessern möchte. Auf diese Weise fühlt sich das Gespräch mehr wie ein Dialog und weniger wie eine Prüfung an.

Wie schreibe ich eine Leistungsbeurteilung?

Mit einer Vorlage für Leistungsbeurteilungen haben Sie ein standardisiertes Format an der Hand, das es Ihnen erlaubt, sich auf den Überprüfungsprozess vorzubereiten. Sie sollten diese Vorlage so anpassen, dass sie zu den Zielen Ihres Teams passt, und sie Ihren Mitarbeitern unbedingt im Vorhinein zeigen, damit auch sie wissen, worum es in dem Gespräch geht. Auf diese Weise können auch sie sich angemessen vorbereiten und den Fokus auf die zukünftige Weiterentwicklung richten. Ein solcher Ansatz ist auch weniger einschüchternd als die traditionelle, einseitige Leistungsbeurteilung.

1. Identifizieren Sie Kernkompetenzen

Es ist zwar wichtig, dass Ihre Vorlage an die Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder angepasst ist, sie sollte aber auch standardisiert sein, damit die Beurteilung all Ihrer Teammitglieder fair verläuft. Überlegen Sie also, welche Kompetenzen für Ihre Abteilung am meisten Sinn ergeben?

Die folgenden Beurteilungskriterien können Sie bei der Bewertung der Leistung der Mitarbeiter für verschiedene Teamrollen anwenden:

• Fähigkeiten und Kenntnisse für den Job

• Qualität/Quantität der Arbeit

• Umgang mit Kunden

• Beteiligung

• Eigeninitiative

• Zugehörigkeit

Zusätzlich zu diesen Kategorien können Sie in Ihrer Vorlage auch einen Bereich für Zielsetzungen und weitere Diskussionen einbauen. Auf diese Weise können Sie auf die persönliche Situation einer jeden Person eingehen, wenn Sie sie individuell treffen.

Tipp: Sie können auch unter jeder Kategorie Unterkompetenzen hinzufügen, damit Ihre Leistungsbeurteilung noch detaillierter wird. Unter „Qualität/Quantität der Arbeit“ könnte zum Beispiel Folgendes stehen: „sucht nach Wegen, die Qualität der geleisteten Arbeit zu verbessern“, „kümmert sich gewissenvoll um aufgetragene Pflichten“, „erreicht Ziele“ und „hält Fristen ein“.

2. Wählen Sie eine Bewertungsskala

Sobald die Kompetenzen für Ihre Leistungsbeurteilung fertig sind, können Sie festlegen, wie Sie die Arbeitsqualität Ihrer Teammitglieder bewerten möchten. Eine Bewertungsskala bringt zwei wichtige Vorteile:

• Sie bietet eine gemeinsame Sprache, um über Erfolge, Stärken und Möglichkeiten zu sprechen.

• Sie ermöglicht es, auf vergangene Bewertungen zurückzublicken und so die Entwicklung der Teammitglieder zu verfolgen.

Vermeiden Sie aber nach Möglichkeit eine numerische Skala, damit Teammitglieder sich weniger auf ihre „Noten“ und mehr auf ihre Kompetenzen konzentrieren können. Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass Ihre Bewertungsskala für jeden nachvollziehbar ist.

Beispiele für eine Bewertungsskala:

• Übertrifft die Erwartungen

• Übertrifft oft die Erwartungen

• Erfüllt fortlaufend die Erwartungen

• Hier gibt es Verbesserungsmöglichkeiten

Stellen Sie sicher, dass Ihr ganzes Team die Bedeutung Ihrer Bewertungsskala kennt und versteht. Zwei Personen könnten die Bewertung „erfüllt fortlaufend die Erwartungen“ zum Beispiel unterschiedlich interpretieren, und deshalb ist es auch so wichtig für eine gesunde und produktive Leistungsbeurteilung, dass jeder auf dem gleichen Stand ist.

3. Legen Sie einen Beurteilungszeitraum fest

Wenn Sie die Zeitabstände zwischen den Leistungsbeurteilungen für sich und Ihr Team festlegen, weiß jeder, wie viel Zeit er hat, um sich auf sein Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Für gewöhnlich finden Formen der Leistungsbeurteilung vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich statt und diese Zeiträume werden möglicherweise von Ihrem Unternehmen festgelegt. Wenn Ihre Teammitglieder beispielsweise weitgehend selbstständig arbeiten, könnten die Leistungsbeurteilungen monatlich stattfinden, um sicherzustellen, dass das Team häufig Feedback erhält. Ist Ihre Arbeitskultur hingegen sehr kollaborativ, sind häufige Leistungsbewertungen in Ihrem Team vermutlich nicht notwendig.

Einige Zeitabstände eignen sich eher für kurzfristige Ziele, wohingegen andere sich auf langfristige Ziele konzentrieren. Vierteljährliche Feedback-Gespräche, zum Beispiel, bieten genug Zeit, dass Ihre Teammitglieder über vergangenes Feedback nachdenken und an Zielen arbeiten können, die Sie sich gemeinsam gesetzt haben. Sobald Sie einen Zeitraum bestimmt haben, ist es wichtig, sich auch immer daran zu halten, damit Ihr Team stets weiß, was es zu erwarten hat.

Tipp: Sie können die Zeit zwischen den Leistungsbewertungen auch dazu nutzen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Rahmen der vereinbarten Ziele zu beobachten und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung bzw. Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter darin unterstützen, ihre Leistungsziele zu erreichen, profitiert davon das ganze Team.

4. Bereiten Sie eine Liste mit Fragen vor

Nun, da Sie die Grundlage für Ihre Vorlage abgeschlossen haben, können Sie sich auf den individuellen Beurteilungsprozess mit Ihren Teammitgliedern vorbereiten. Sie sollten eine Liste mit Fragen in dieses Meeting mitbringen, damit das Gespräch nicht ins Stocken gerät. Folgende Fragen könnten Sie Ihrem Mitarbeiter beispielsweise stellen:

• Auf was waren Sie in diesem Quartal stolz?

• Welche Ziele haben Sie seit der letzten Zielvereinbarung erreicht? Welche haben Sie nicht erreicht?

• Gibt es zwei oder drei Dinge, auf die Sie sich im kommenden Quartal konzentrieren möchten, um Ihre berufliche Weiterentwicklung voranzutreiben?

Stellen Sie allen Teammitgliedern die gleichen Fragen, um den Druck der Leistungsbewertungen etwas zu verringern.

Tipp: Am besten wählen Sie Fragen, die Ihre Teammitglieder dazu bringen, über ihren Arbeitsfortschritt und ihre Ziele im Rahmen einer Selbstbeurteilung nachzudenken. Während das Bewertungssystem sich für langfristige Vergleiche eignet, gibt das Mitarbeitergespräch Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, Probleme anzusprechen und sich über eigene Errungenschaften zu freuen.

5. Teilen Sie Ihre Fragen im Voraus mit Ihrem Team

Am besten bereiten Sie Ihre Teammitglieder auf ein Mitarbeitergespräch vor, indem Sie den beurteilenden Personen schon im Vorhinein erklären, dass es eins geben wird und was genau sie zu erwarten haben. Wenn Sie auch Ihre Frageliste mit Ihren Mitarbeitern teilen, hat jeder genug Zeit, sie durchzugehen und darüber nachzudenken. Das reduziert Stress und sorgt für ein offeneres und konstruktiveres Gespräch.

Sie können Ihre Mitarbeiter auch über die Art und Weise der Beurteilung der Leistung informieren, damit sie eine bessere Vorstellung von dem Gespräch haben. Wollen Sie zum Beispiel das Gespräch beginnen oder ist es Ihnen lieber, wenn das Teammitglied beginnt?

Tipp: Darüber hinaus können Sie Ihre Teammitglieder auch auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten, indem Sie sie nach ihren Errungenschaften während des Bewertungszeitraums fragen.

6. Führen Sie das Gespräch

Legen Sie neben Ihren traditionellen Meetings ein Zeitfenster für Ihre Mitarbeitergespräche fest. Sie sollten für jedes Teammitglied 30 bis 45 Minuten einplanen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern nach Möglichkeit ungefähr eine Woche vorher Bescheid, damit auch sie das Gespräch einplanen können.

Tipp: Vergessen Sie nicht, Ihre Teammitglieder während des Mitarbeitergesprächs nach ihrer Meinung zu fragen. Neben den Standardfragen zu vergangener Leistung und künftigen Zielen sollten Sie auch um Feedback zu Ihrem Managementstil oder der Unternehmenskultur bitten. Sie können sie auch fragen, wo oder ob sie sich im Unternehmen langfristig weiterentwickeln und Karrieremöglichkeiten wahrnehmen möchten.

7. Schaffen Sie Rahmenbedingungen für die Zielsetzung

Die Fragen, die Sie Ihren Teammitgliedern während des Mitarbeitergesprächs stellen, sollten in Richtung Zielsetzung führen. Wenn Sie das Gespräch mit einem festgelegten Ziel beenden, wissen Ihre Teammitglieder ganz genau, woran sie bis zur nächsten Leistungsbewertung arbeiten müssen. Zwei Optionen zur Zielsetzung sind SMART-Ziele und OKRs:

SMART-Ziele:

• Spezifisch

• Messbar

• Ausführbar

• Realistisch

• Termingebunden

OKRs:

Ziel 1

• Schlüsselergebnis 1

• Schlüsselergebnis 2

• Schlüsselergebnis 3

Jetzt, wo Ihre Teammitglieder einen Rahmen haben, an dem sie sich orientieren können, lassen Sie sie die Visionäre ihrer eigenen Ziele sein, während Sie Unterstützung leisten.

Tipp: Wenn Sie während des Zielsetzungsprozesses eher im Hintergrund mitwirken, haben Ihre Teammitglieder ein Gefühl von Kontrolle über ihre eigene zukünftige berufliche Weiterentwicklung. Auch Leistungsbewertungen können auf diese Weise angenehmer werden, weil sie weniger bürokratisch sind.

8. Seien Sie offen für Feedback

Sie sollten Ihre Teammitglieder stets fragen, wie sie Sie als Manager wahrnehmen, damit Sie auch weiterhin auf deren Bedürfnisse eingehen können. Manchmal fühlen sich Mitarbeiter allerdings nicht wohl dabei, in einem Einzelgespräch ehrliches Feedback zu geben. Wenn Sie sich also unverfälschte Ergebnisse wünschen, wäre eine Option, dass Ihre Teammitglieder ihr Feedback anonym einreichen. Sie können:

• eine anonyme Umfrage versenden

• eine physische oder virtuelle Kommentarbox aufstellen 

• ein Feedback-Meeting für Ihr Team abhalten

Betonen Sie, dass Sie offen für jede Art von Feedback sind, sei es positiv oder konstruktiv. Mit diesem Feedback können Sie ein besserer Manager werden und künftige Leistungsbewertungen ebenfalls verbessern.

Tipp: Wenn es Ihnen schwerfällt, an Feedback heranzukommen, fragen Sie doch einmal Ihre Kollegen, welche Methoden sie verwenden. Andere Manager haben vielleicht auch noch weitere Ideen und Strategien für Leistungsbewertungen. Wenn es zwischen Ihren Abteilungen Überschneidungen gibt, können Sie sich dort Ideen holen.

Eine Beispielvorlage für eine Leistungsbewertung

Unten sehen Sie eine ausgefüllte Beispielvorlage zur Leistungsbewertung. Sie können diese Vorlage Ihren Teammitgliedern zur Selbsteinschätzung geben und damit ein konstruktives Gespräch über den Arbeitsfortschritt und künftige Ziele fördern. 

Sie können eine Blanko-Version dieser Vorlage herunterladen und sie an Ihr Unternehmen bzw. Ihre Abteilung anpassen.

Mit effektiven Einzelgesprächen das Vertrauen im Team stärken

Auf eine ausgedruckte Vorlage können Sie während des persönlichen Gesprächs schnelle Notizen kritzeln, aber da viele Teams heutzutage ortsunabhängig arbeiten, ist eine Online-Software nützlicher denn je. Mit virtuellen Einzelgesprächen signalisieren Sie Ihrem Team, dass Sie stets ein offenes Ohr haben und redebereit sind. Darüber hinaus bieten sie eine großartige Gelegenheit, sich lockeres Feedback abzuholen und psychologische Sicherheit und Vertrauen aufzubauen. Entwickeln Sie eine solche Beziehung auch zu Ihrem direkten Vorgesetzten, um Ihre eigene anstehende Leistungsbewertung erfolgreich zu meistern.

Selbst wenn Sie persönlich arbeiten, können Sie Besprechungspläne für Einzelgespräche dazu nutzen, um mit Ihren Teammitgliedern über das ganze Jahr hinweg vernetzt zu bleiben.

In einem 1:1-Projekt haben Teammitglieder außerdem die Möglichkeit zu entscheiden, worüber sie mit Ihnen sprechen möchten. Stellen Sie sich das Meeting als ihre Zeit vor: Sie haben sich 30 Minuten Zeit genommen, um sie möglichst gewinnbringend für Ihr Teammitglied einzusetzen. Ihr Teammitglied möchte vielleicht einfach einmal über seine Lieblingsfernsehserie sprechen, weil etwas Zeit zum Abschalten hilft. Beim nächsten Mal führen Sie dann vielleicht ein ernsthaftes Brainstorming durch oder lösen gemeinsam ein Problem.

Warum sind Leistungsbeurteilungen wichtig?

Leistungsbewertungen sind sowohl für Manager als auch für Teammitglieder wichtig, denn wenn es auf der Arbeit hektisch zugeht, kommt die Kommunikation schnell zu kurz. Mit einem „Gut gemacht!“ kommen Sie bereits sehr weit, aber Ihre Teammitglieder brauchen auch fest eingeplante Zeiten für individuelles Feedback, damit sie weiterhin beruflich wachsen können.

Leistungsbewertungen bieten die folgenden Vorteile:

Für Manager:

• Informationen über Einstellungspraktiken

• Feedback zum Managementstil

• Updates zum Wohlbefinden der Teammitglieder

Für Teammitglieder:

• Verbesserte Kommunikation mit den Führungskräften

• Sichere Umgebung, um Probleme anzusprechen

• Feedback zur individuellen Leistung

• Möglichkeiten zum Verknüpfen von Zielen bze. Erfolgen an Beförderungen und Gehaltserhöhungen

Leistungsbewertungen können zwar Stress auslösen, sind können aber auch zur Mitarbeitermotivation beitragen und Teammitgliedern Klarheit darüber geben, wie sie sich verbessern können. Durchdachte Leistungsbewertungen helfen mit der Zeit dabei, Vertrauen aufzubauen, und zeigen Ihren Teammitgliedern, dass Sie sie und ihre Karriere fördern.

Welche Herausforderungen gibt es bei Leistungsbeurteilungen?

Eine Leistungsbeurteilung sollte von Führungskräften sorgfältig geplant werden. Gerade bei schlechten Leistungen ist es wichtig zu verstehen, wie Sie als Führungskraft damit umgehen sollten.

Auf jeden Fall ist es wichtig, dem Ganzen mit einem konstruktiven Ansatz zu begegnen. Welcher Entwicklungsbedarf herrscht und wie lässt sich dieser decken? Wie kann ein Meilenstein- bzw. Zielplan genauer aufgebaut sein, damit die Leistungsentwicklung besser gesteuert werden kann?

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Vermeiden von Beurteilungsfehlern. Hier ist es wichtig, dass Vorurteile und Stereotypen außen vorgelassen werden und eine objektive Beurteilung stattfindet. Hier sollten sowohl harte als auch weiche Faktoren miteinfließen. Die Beurteilung sollte zudem transparent sein, damit der Mitarbeiter auch falsche Beurteilungen ansprechen kann.

Noch bessere Leistungsbeurteilungen – mit Software zur Zielsetzung

Mit Asanas Software zur Zielsetzung wird Ihr Team noch öfter darüber informiert, wie es vorankommt. Dadurch wird der Druck von den beurteilten Teammitgliedern genommen, wenn wieder eine Leistungsbeurteilung ansteht.

Zielsetzungen sind förderlich für die Leistungsbeurteilung, da sie mehr auf künftige Erfolge ausgerichtet sind. Wenn Ihr Team seinen Erfolg quasi live nachverfolgen kann, ist es eher motiviert, Bestleistungen zu erbringen.