PDCA-Zyklus: Ablauf und Beispiele im Überblick!

Jeder Prozess lässt sich verbessern. Nach dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung ist es wichtig, dass man als Projektteam immer darauf achtet, wie man noch effizienter an dem Ziel bzw. den einzelnen Aufgaben arbeiten kann. Eine Möglichkeit, dies zu bewerkstelligen, ist mit dem PDCA-Zyklus.

Der PDCA-Zyklus ist kein einmaliger Ablauf, sondern ein fortlaufender Feedbackprozess für Iterationen und Prozessverbesserungen. Indem sie dem PDCA-Zyklus folgen, entwickeln Teams Hypothesen, testen diese Ideen und verbessern sie in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Abkürzung: KVP).

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über den PDCA-Zyklus, woher dieser stammt und was in den einzelnen Phasen zu beachten ist. Dazu zeigen wir Ihnen auch die Vor- und Nachteile, die mit diesem Modell kommen.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Beginnen wir mit der Definition vom PDCA-Zyklus. Das Plan-Do–Check-Act Modell ist eine nützliche Methode für das Angehen, Analysieren und Lösen von Geschäftsproblemen. Diese Methode baut auf dem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung auf, darum bietet er ein gewisses Maß an Flexibilität und schrittweiser Optimierung. 

Der PDCA-Zyklus, auch Deming-Kreis genannt, wurde erstmals vom amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart, dem Vater der statistischen Qualitätskontrolle, vorgestellt. In seinem Buch „Economic control of quality manufactured product“ wandte Shewhart diese wissenschaftliche Methode auf die wirtschaftliche Qualitätskontrolle und Qualitätsverbesserung an. 

Diese These von Shewhart wurde vom Statistiker William Edwards Deming weiterentwickelt, der sich für Shewharts Arbeit einsetzte. Deming erweiterte Shewharts Idee und setzte die wissenschaftliche Methode nicht nur zur Qualitätskontrolle, sondern auch zur Prozessverbesserung ein.

Deming lehrte diese Methode, die er als Shewhart-Cycle bezeichnete, anschließend japanischen Ingenieuren. Dort vermischte sich der Shewhart-Zyklus mit Kaizen (dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung, das von Kaoru Ishikawa aus Japan entwickelt wurde), dem Toyota-Produktionssystem und der Lean-Manufacturing-Methode zu dem, was wir heute Plan-Do-Check-Act (PDCA) nennen. 

Heutzutage wird das PDCA-Modell üblicherweise als Teil des Lean-Projektmanagements angewendet.

Diese Methodik hat viele Namen, darunter:

• Plan-Do-Check-Act-Zyklus

• Deming-Zyklus oder Deming-Rad

• Shewhart-Zyklus

• Kontrollzyklus

• Plan-Do-Study-Act-Zyklus (PDSA-Cycle)

Gibt es einen Unterschied zwischen PDCA und PDSA?

Mit PDCA und PDSA ist im Grunde genommen das gleiche Modell gemeint. Ursprünglich nannte William Edwards Deming das Modell den PDSA-Zyklus. Hierbei wurde das “Check” durch “Study” ersetzt.

Deming lehnte den Begriff “Check” ab, weil er zu Missverständnissen führen konnte. In der dritten Phase sollte nämlich nicht nur ein Abgleich zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand erfolgen. Vielmehr ist es wichtig, aus den Auswertungen zu lernen und dadurch eine nachhaltige Qualitätsverbesserung zu erzielen.

Wann kommt der PDCA-Zyklus zum Einsatz?

Die PDCA-Methode ist ein Framework für die Herangehensweise und Lösung von Projektmanagement- und Prozessverbesserungsproblemen. Daher kann er für eine Vielzahl von Projekten eingesetzt werden. Teams, die diesen Zyklus verwenden, machen sich das Element der kontinuierlichen Verbesserung zu eigen. Anstatt den Zyklus für einen durchgängigen Prozess zu verwenden, bietet der PDCA-Zyklus eine Möglichkeit, eine kontinuierliche Verbesserung von Prozessen zu gewährleisten und den iterativen Prozess durchzuführen. 

Bei folgenden Beispielen ist der PDCA-Zyklus besonders nützlich:

• Einen sich wiederholenden Arbeitsprozess optimieren

• Einen neuen Geschäftsprozess entwickeln

• Die Methode der kontinuierlichen Verbesserung einführen

• Veränderungen schnell herbeiführen und sofortige Ergebnisse sehen wollen

• Fehler minimieren und Ergebnisse maximieren wollen

• Mehrere Lösungen schnell testen wollen

• Bei der Entwicklung eines MVP

Wie funktioniert der PDCA-Zyklus?

Die vier Schritte des PDCA-Prozesses stecken schon im Namen: Planen, Durchführen, Überprüfen und Handeln. Wichtig ist, dass es sich bei diesem Prozess um einen Zyklus handelt. Sobald man das Ende erreicht hat, beginnt man wieder von vorne. 

1. Planen (Plan)

In der ersten Phase des PDCA-Zyklus gilt es herauszufinden, was zu tun ist. Wie bei jedem Projektplan umfasst dies eine Vielzahl von Informationen, darunter:

• Die Projektziele

• Erfolgskennzahlen

• Die Projektergebnisse bzw. das Endresultat

• Projektbeteiligte

• Der Projektzeitplan

• Alle relevanten Projektrisiken oder Einschränkungen

Sie können die Methode für eine Vielzahl von Projekten verwenden. Unabhängig davon, ob Sie ein neues Projekt von Grund auf entwickeln oder den PDCA-Zyklus als Qualitätsverbesserungsprojekt nutzen. Die Investition in eine solide Planungsphase ist eine gute Möglichkeit, das Projekt auf den richtigen Weg zu bringen. 

Denken Sie daran, dass PDCA ein Zyklus ist. Es ist in Ordnung, wenn Sie beim ersten Mal nicht alle Antworten parat haben, da Sie diesen Zyklus sehr wahrscheinlich mehrmals durchlaufen werden. Jedes Mal, wenn Sie den Zyklus erneut durchlaufen, bewerten Sie Ihren Projektplan neu, um sicherzustellen, dass er aktuell und genau auf Ihre Projektziele ausgerichtet ist. 

2. Durchführen (Do)

Sobald Sie Ihren Projektplan ausgearbeitet haben, besteht der nächste Schritt darin, ihn umzusetzen. Wie die meisten Arten des Lean-Projektmanagements umfasst auch PDCA kleine, schrittweise Änderungen. In der Umsetzungsphase sollten Sie den Projektplan in kleinem Maßstab umsetzen, um sicherzustellen, dass er sich bewährt. 

3. Überprüfen (Check)

Bewerten Sie den Test, den Sie in der Durchführungsphase des PDCA-Zyklus vorgenommen haben, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verlaufen ist. Höchstwahrscheinlich werden Sie in dieser dritten Phase Punkte finden, die Sie verbessern können. Schließlich heißt es ja nicht umsonst „kontinuierliche Verbesserung“! Die Check-Phase ist entscheidend, um diese kleinen Dinge zu finden, bevor sie zu umfangreich und problematisch werden. 

Überprüfen Sie bei Bedarf Ihren Projektplan, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt immer noch den Projektzielen entspricht. Wenn Sie feststellen, dass Sie den Projektplan ändern müssen, können Sie dies auch schon jetzt tun. 

4. Handeln (Act)

Nach dem Überprüfen treten Sie in die Phase des Handelns ein, in der das Projekt oder die Prozessverbesserung vollständig umgesetzt wird. Vergessen Sie nicht, dass der PDCA-Zyklus ein Kreislauf ist. Kehren Sie nach der letzten Phase oder zu einem anderen Zeitpunkt bei Bedarf in die Planungsphase zurück, um Ihr Projekt oder Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. 

Welche Vor- und Nachteile hat der PDCA-Zyklus?

Die PDCA-Methode ist ein leistungsfähiges Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung, aber es gibt auch einige Nachteile bei der Anwendung dieses Systems. Werfen wir also einen Blick auf die Vor- und Nachteile: 

Vorteile: 

• Hilfreich für Teams, die mit der kontinuierlichen Verbesserung beginnen wollen

• Flexible Methodik für nahezu jedes Projekt

• Veränderungen können schnell umgesetzt werden und Ergebnisse liefern

• Sie können PDCA als Standardverfahren verwenden, um die unternehmensweite Standardisierung ohne den Einsatz eines Projektmanagementbüros (PMO) zu erhöhen

• Bewährte Methodik der kontinuierlichen Verbesserung

Nachteile:

• Damit der PDCA-Zyklus möglichst effektiv durchgeführt werden kann, benötigen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung

• Ein wirklicher Wert entsteht nur dann, wenn man den Zyklus immer und immer wieder durchführt. Es ist jedoch keine effektive Methode, wenn man sie nur einmal durchführen will. 

• Erfordert Zeit zur Umsetzung und zum Erlernen

• Es ist keine gute Lösung für dringende Projekte, da man in der Regel davon ausgeht, dass der Zyklus mehrmals durchlaufen werden muss

Geplant-Durchgeführt-Überprüft-Gehandelt

Der PDCA-Zyklus ist eine wirksame Methode zur Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungen und zur Problemlösung. Um den PDCA-Zyklus optimal zu nutzen, helfen Ihnen Projektplanungstools, Ihre Projekte zum Erfolg zu führen. Planen, verwalten und überwachen Sie die Projekte Ihres Teams, damit Sie Ihre Ziele termingerecht erreichen.