Der Umgang mit Unternehmenswandel

„The Wind of Change“

In dem berühmten Song thematisierten die Scorpions genau das, worüber wir heute sprechen möchten: Changes (Veränderungen). Sowohl im Leben als auch im Beruf entwickeln wir uns ständig weiter. Und manchmal sind die Veränderungen so groß, dass ihre Auswirkungen im gesamten Unternehmen zu spüren sind.

Was bedeutet „Unternehmenswandel“?

Ein Unternehmenswandel tritt auf, wenn ein Unternehmen eine große Veränderung erlebt, die die meisten oder alle Mitarbeiter betrifft. Diese Art von Veränderung ist weitreichend, da sie sich auf die Unternehmenskultur, die Infrastruktur, die Technologien und die internen Prozesse auswirken kann. Mit anderen Worten: Der Unternehmenswandel verändert den Arbeitsalltag Ihres Teams. Manchmal werden diese großen Veränderungen sorgfältig geplant, manchmal finden sie aber auch ohne jegliche Vorankündigung statt.

Hier sind einige Beispiele für Unternehmenswandel:

• Führungswechsel, wie z. B. die Einführung eines neuen CEO oder Abteilungsleiters.

• Zusammenführung oder Übernahme von Unternehmen.

• Umstrukturierung von Unternehmen.

• Einführung neuer Technologien, wie beispielsweise die Umstellung von E-Mail-Programmen auf Projektmanagement-Software.

• Aktualisierung Ihrer Unternehmensziele aufgrund des Unternehmenswachstums, wie beispielsweise die Umstellung der Lead-Generierung auf das Upselling.

Unternehmenswandel vs. unternehmerisches Change Management

Die Begriffe Unternehmenswandel und unternehmerisches Change Management gehen oft miteinander einher. Das liegt daran, dass es bei großen Veränderungen wichtig ist, zu planen, wie Sie Ihre Mitarbeiter anleiten und sicherstellen, dass diese in der neuen Umgebung auf den Erfolg hinarbeiten. Genau darum geht es beim Change Management – um die Vorbereitung auf und den Umgang mit neuen organisatorischen Veränderungen.

Unternehmenswandel jedoch beschreibt an sich nur den Übergang, nicht aber den Prozess, den Sie zur Bewältigung von Veränderungen eingeführt haben. Das bedeutet, dass Sie immer dann, wenn Sie einen Unternehmenswandel erwarten oder erleben, auch mit der Vorbereitung Ihres Change-Management-Prozesses beginnen sollten, um zu planen, wie Sie die Übergänge reibungslos bewältigen können.

Das Veränderungsspektrum

Organisatorische Veränderungen können unterschiedlich tiefgreifend sein – und genau hier kommt das Veränderungsspektrum ins Spiel. Auf der einen Seite des Spektrums stehen die schrittweisen Veränderungen, also kleinere Änderungen, die Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit vornimmt. Auf der anderen Seite des Spektrums stehen die transformatorischen Veränderungen, die große Änderungen darstellen, in denen Ihr Unternehmen bestehende Prozesse oder Infrastrukturen komplett umstellt. Im Folgenden wird der Unterschied zwischen schrittweisen und transformatorischen Veränderungen erläutert. Beachten Sie jedoch, dass Ihre spezielle Situation möglicherweise nicht direkt in eine dieser Kategorien fällt. Es kann sein, dass Sie sich irgendwo dazwischen wiederfinden.

Schrittweise Veränderungen

Schrittweise Veränderungen sind kleinere Änderungen, die Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit durchläuft. Schrittweise Veränderungen gehen oft einher mit stetigem Wachstum und kontinuierlicher Verbesserung. Denn wenn Unternehmen wachsen, funktionieren alte Prozesse, Strategien und Ressourcen möglicherweise nicht mehr so gut wie zuvor. Schrittweise Veränderungen haben weniger unmittelbare Auswirkungen als transformatorische Veränderungen, aber sie können im Laufe der Zeit umfassender werden als erwartet. Das bedeutet, dass es zu jedem Zeitpunkt wichtig ist, Ihr Team durch solche Veränderungen zu führen und sicherzustellen, dass jeder die Unterstützung und Klarheit hat, die er oder sie braucht.

Beispiel für eine schrittweise Veränderung: Ihr Unternehmen erweitert seine Markenbekanntheit durch die Bereitstellung von Inhalten auf verschiedenen Online-Kanälen. Infolgedessen verfügen Sie über mehr Markenposten, als Sie überblicken können, einschließlich Fotos, Designs und Videos. Um alles zu verwalten, investieren Sie in ein neues Tool für das Digital Asset Management (DAM). Dies ist für das Wachstum und die Arbeitsverteilung Ihres Unternehmens zwar notwendig, kann aber auch zu einigen Schwierigkeiten führen, z. B. bei der Einweisung der Beteiligten in die Verwendung eines neuen Tools, bei der Migration von Inhalten und bei der Schaffung von Prozessen, die sicherstellen, dass die Inhalte korrekt in das DAM-System hinzugefügt werden.

Transformatorische Veränderungen

Transformatorische Veränderungen sind groß angelegte Entwicklungen, bei denen Ihr Unternehmen bestehende Prozesse oder Infrastrukturen komplett umstellen muss. Anstatt sich im Laufe der Zeit langsam anzupassen, durchläuft Ihr Unternehmen eine große Veränderung auf einmal. Wenn der Umgang mit diesen Veränderungen nicht erfolgreich verläuft, können sie zu Verwirrung und Unklarheit führen, was sich wiederum negativ auf die Moral und die Leistung des Teams auswirken kann. Daher ist es wichtig, einen Change-Management-Plan zu erstellen, der Ihr Unternehmen oder Team erfolgreich durch größere Umstellungen führt.

Beispiel für eine transformatorische Veränderung: Ihr Unternehmen ist derzeit nur in Deutschland tätig, aber Sie haben beschlossen, international zu expandieren. Infolgedessen werden Sie ein neues internationales Büro, ein Vertriebsteam und eine Infrastruktur aufbauen, um im Ausland tätig zu werden.

Arten von Unternehmenswandel

Unternehmenswandel gibt es in drei Hauptformen: Strategieänderungen, Prozessänderungen und strukturelle Änderungen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die einzelnen Formen mit Beispielen.

Strategieänderungen

Strategieänderungen sind Änderungen des strategischen Plans, der Geschäftsziele oder des Unternehmensleitbilds. Diese Art von Unternehmenswandel wirkt sich auf die individuellen Ziele Ihres Teams aus und darauf, wie die Teammitglieder ihre Arbeit priorisieren sollten.

Beispiel für eine Strategieänderung: Wenn Ihr Unternehmen wächst, verlagert sich Ihr Schwerpunkt möglicherweise von der Entwicklung neuer Produkte auf die Verfeinerung Ihrer bestehenden Produkte. Das bedeutet, dass sich auch Ihre Geschäftsziele ändern müssen: von der Steigerung der Markenbekanntheit und der Vergrößerung Ihres Portfolios zur Verbesserung der Kundentreue und -zufriedenheit. Für Ihr individuelles Produktteam könnte das bedeuten, dass sie sich weniger auf Funktionsentwicklungen und mehr auf Nutzertests konzentrieren.

Prozessänderungen

Prozessänderungen sind Änderungen der Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Dazu können Änderungen an bestehenden Prozessen oder die Einführung völlig neuer Arbeitsabläufe gehören. Prozessänderungen haben oft erhebliche Auswirkungen auf den Arbeitsalltag Ihres Teams.

Beispiel für eine Prozessänderung: Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat ein neues rechtliches Prüfverfahren für die gesamte externe Kommunikation eingeführt. Dies hat unmittelbare Auswirkungen auf Ihr Marketingteam, da es nun einen zusätzlichen rechtlichen Prüfungsschritt im Arbeitsablauf der Inhaltserstellung gibt.

Strukturelle Änderungen

Strukturelle Änderungen sind Änderungen an der Organisation Ihres Unternehmens oder Ihres Teams. Wenn sie nicht korrekt implementiert werden, können strukturelle Änderungen Unklarheit darüber verursachen, wer für was verantwortlich ist und wer wann eingebunden werden sollte.

Beispiel für eine strukturelle Veränderung: Stellen Sie sich vor, Ihr Start-up hat gerade ein neues Personalteam zusammengestellt, um die wachsende Zahl neuer Angestellter zu verwalten. Infolgedessen sind die einzelnen Personalleiter nicht mehr für den gesamten Einführungsprozess verantwortlich. Aufgrund dieser Änderungen in Ihrer Unternehmensstruktur müssen Sie festlegen, welche spezifischen Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung fallen und welche Aufgaben die Personalleiter zu erledigen haben.

3 Fallstricke des Unternehmenswandels – und wie man sie vermeiden kann

Unternehmenswandel ist wie ein Sprung in ein Schwimmbecken. Nach dem ersten Aufprall bilden sich Wellen, die sich nach außen ausbreiten und sich schließlich auf die gesamte Wasseroberfläche des Schwimmbeckens auswirken. In ähnlicher Weise kann eine Veränderung in Ihrem Unternehmen störende Wellen verursachen, die jeden Mitarbeiter betreffen.

Etwas zusätzliche Planung kann Ihnen und Ihrem Team jedoch dabei helfen, sich in einem veränderten Arbeitsumfeld zurechtzufinden. Im Folgenden finden Sie die drei wichtigsten Fallstricke des Unternehmenswandels und wie Sie diese vermeiden können.

Sinkende Arbeitsmoral und Unternehmenskultur

Es liegt in der Natur des Menschen, sich gegen Veränderungen zu sträuben, vor allem wenn man nicht weiß, warum diese Veränderungen stattfinden und was die Zukunft bringt. Das bedeutet, dass große Umstellungen ohne effektive Kommunikation zu einer Verschlechterung des Geschäftsklimas und einem Rückgang der Arbeitsmoral führen können.

Diese Auswirkung ist oft besonders schwer zu erkennen, muss aber als erstes aus der Welt geräumt werden. Die Unternehmenskultur prägt und definiert Ihr Arbeitsumfeld – ohne eine gute Kultur ist Ihr Team nicht motiviert und nicht auf Erfolg eingestellt.

Sie können zum Beispiel bei der Einführung eines neuen Tools für die Personalverwaltung in Ihrem Team auf großen Widerstand stoßen. Die Mitarbeiter sind mit der aktuellen Software vertraut – und auch wenn diese nicht ideal ist, kann es sich einfacher anfühlen, bei dem zu bleiben, was man kennt, als Zeit und Energie darauf zu verwenden, sich in ein weiteres Tool einzuarbeiten. Wenn Ihr Team die Hintergründe dieser Veränderung nicht kennt, könnte sie sich wie nur eine weitere Hürde für Ihr Team anfühlen und sich negativ auf die Arbeitsmoral auswirken.

Es ist jedoch nicht realistisch, Veränderungen für immer zu vermeiden, vor allem dann nicht, wenn neue Prozesse Ihrem Team helfen könnten, lästige Arbeit rund um die Arbeit zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Unternehmenswandel kann die Moral beeinträchtigen, wenn er nicht richtig durchgeführt wird, aber mit der richtigen Vorgehensweise können Sie Veränderungen nutzen, um eine noch stärkere Unternehmenskultur aufzubauen.

Als Manager können Sie die Unternehmenskultur in Zeiten des Wandels schützen (und sogar verbessern). So geht's:

• Verwenden Sie einen Change-Management-Prozess. Ein Veränderungsprozess ist unerlässlich, um zu kommunizieren, warum die Veränderung wichtig ist, was Ihr Team erwarten kann und wie es auf Erfolg hinarbeiten kann. Bei Asana haben wir zum Beispiel den Asana-Wandel entwickelt, um Teams bei der Einführung neuer Tools oder Technologien auf Unternehmensebene zu unterstützen. Der Asana-Wandel basiert auf einem von Dr. John Kotter entwickelten Change-Management-Modell und umfasst Schritte zur Klärung der Gründe, zur Festlegung von Erfolgsmetriken und zum Feiern der ersten Erfolge Ihres Teams.

• Legen Sie gemeinsame Ziele fest. Klare Ziele zu setzen und zu kommunizieren, hilft Ihrem Team zu verstehen, warum der Unternehmenswandel wichtig ist. Ziele tragen dazu bei, die intrinsische Motivation zu fördern und Ihr Team für die Zukunft zu begeistern. Sie könnten beispielsweise dieses SMART-Ziel für die Umstellung auf ein neues HR-Management-Tool festlegen: „Bis zum Ende des ersten Quartals soll der Zeitaufwand für HR-Aufgaben, wie z. B. Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Gehaltsverhandlungen und Einreichung von Leistungsbeurteilungen, um 50 % gesenkt werden.“

• Üben Sie sich in emotionaler Intelligenz. Veränderungen sind schwierig, und es ist wichtig, zu erkennen, dass verschiedene Menschen auf unterschiedliche Weise mit Veränderungen umgehen. Die Förderung Ihrer emotionalen Intelligenz hilft Ihnen, Ihre eigenen Emotionen zu verstehen und die Emotionen anderer Menschen richtig zu erkennen. So können Sie mit Empathie kommunizieren, stärkere Beziehungen aufbauen und Konflikte effektiv bewältigen. In Zeiten des Wandels hilft Ihnen emotionale Intelligenz zu verstehen, wie es Ihrem Team geht, sodass Sie Ihren Teammitgliedern die nötige Unterstützung geben können.

• Bitten Sie um Feedback. Das Erbitten von Feedback ist in zweierlei Hinsicht hilfreich. Erstens hilft Ihnen das Feedback, die Anliegen Ihres Teams zu verstehen sowie die Prozesse und die Kommunikation innerhalb des Team zu verbessern. Und zweitens zeigt Ihre Frage nach Feedback, dass Sie den Beitrag jedes Teammitglieds zu schätzen wissen, vor allem, wenn Sie konkrete Schritte unternehmen, um auf die Anliegen Ihres Teams einzugehen. Feedback ist vor allem in Zeiten von Unternehmenswandel wichtig, da Ihr Team möglicherweise auf mehr Hindernisse oder Wachstumsschmerzen stößt als sonst.

Lähmung durch Entscheidungsfindung (Decision-making Paralysis)

Große Veränderungen können viel Unsicherheit mit sich bringen. Ohne klare Kommunikation können organisatorische Veränderungen dazu führen, dass man nicht weiß, welche Prioritäten zu setzen sind und wer wofür verantwortlich ist. Aufgrund dieser Unklarheit hat Ihr Team möglicherweise nicht die nötigen Informationen, die es braucht, um gute Entscheidungen zu treffen.

Folgende Situation: Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Produktentwicklungsteam und Ihr Unternehmen hat gerade ein brandneues Nutzerforschungsteam (UXR) gegründet, komplett mit fünf neu eingestellten Forschern. Vorher haben Sie nur Produkte getestet, um sicherzustellen, dass sie richtig funktionieren. Aber jetzt haben Sie zusätzliche Ressourcen, um Ihre Produkte im Detail zu testen und zu verbessern. Diese neuen Ressourcen sind jedoch mit einer gewissen Unklarheit behaftet. Sind Sie immer noch für das Testen zuständig, oder ist dies die Aufgabe des UXR-Teams? Wann sollten Sie das Team in den Produktentwicklungsprozess einbinden? Wer entscheidet, ob ein Produktfeature erfolgreich ist oder nicht? All diese Fragen können die Entscheidungsfindung erschweren.

Glücklicherweise lässt sich diese Ungewissheit mit folgenden Strategien lösen:

• Erstellen Sie ein RACI-Diagramm für wichtige Vorhaben. Ein RACI-Diagramm zeigt auf, wer für jede Aufgabe, jeden Meilenstein oder jede Leistung innerhalb eines Projekts Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert) ist. Durch die Erstellung eines RACI-Diagramms werden klare Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt und Unklarheiten darüber vermieden, wer wann einbezogen werden sollte. In der Fortführung des obigen Beispiels, könnten Sie ein RACI-Diagramm erstellen, um die Zuständigkeiten der Beteiligten für Ihren Produkttestprozess festzulegen. Sie können auch RACI-Diagramme von Fall zu Fall für besonders knifflige oder komplexe Produkte erstellen, die möglicherweise einen etwas anderen Prozess erfordern.

• Verbinden Sie Ziele mit der zugrundeliegenden Arbeit. Entscheidungsfindung ist eigentlich nur eine Form der Priorisierung – um eine Entscheidung zu treffen, müssen Sie entscheiden, ob eine Option wichtiger ist als eine andere. Und bevor Sie entscheiden können, was wichtig ist, müssen Sie wissen, wie sich Ihre tägliche Arbeit in übergreifende Ziele einfügt. Das bedeutet, dass die Festlegung klarer Ziele (und deren Verknüpfung mit der Arbeit Ihres Teams) eine der besten Methoden ist, um Ihrem Team in Zeiten des Unternehmenswandels zu helfen, gute Entscheidungen zu treffen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Ziel Ihres Produktentwicklungsteams ist es, die Nutzerzufriedenheit in diesem Jahr um 30 % zu steigern. Wenn alle Teammitglieder auf dieses Ziel ausgerichtet sind, fällt die Entscheidung leichter, mit dem UXR-Team zusammenzuarbeiten, um bestehende Produkte zu optimieren, anstatt neue zu entwickeln.

• Zentralisieren Sie die Zusammenarbeit an einem Ort. Wenn es um die Entscheidungsfindung geht, ist Klarheit der Schlüssel. Sie müssen sicherstellen, dass jedes Teammitglied und jeder Beteiligte Zugang zu aktuellen Informationen über jedes Projekt hat. Denn was nützen Ihre RACI-Diagramme und Projektziele, wenn niemand weiß, wo diese zu finden sind? Deshalb kann die Zentralisierung der Zusammenarbeit in einem Projektmanagement-Tool sicherstellen, dass Ihr Team über die Ressourcen und Informationen verfügt, die es braucht, um in Zeiten der Veränderung richtige Entscheidungen zu treffen. Mit Asana können Sie beispielsweise Projekt- und Aufgabeninformationen teilen, sodass wichtige Details dort ausgetauscht werden, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet. Außerdem können Sie die Arbeit direkt mit den Zielen verbinden, sodass klar erkennbar ist, wie jede Aufgabe zu Ihren Gesamtzielen beiträgt.

Abfall der Unternehmensleistung

Manchmal ist Unternehmenswandel nicht auf Wachstum zurückzuführen, sondern auf eine unvorhergesehene Unterbrechung des Geschäftsbetriebs, beispielsweise durch einen Einnahmeverlust, einen Sicherheitsverstoß oder den Verlust von wichtigen Mitarbeitern. Die Leistung Ihres Unternehmens kann bei solchen plötzlichen Veränderungen gefährdet sein, vor allem, wenn Sie keinen Notfallplan haben.

Viele von uns haben genau das während der COVID-19-Pandemie erlebt. Unternehmen, die bisher auf persönlichen Kundenverkehr angewiesen waren, waren gezwungen, ihr Geschäft online zu betreiben. Museen mussten virtuelle Ausstellungen erstellen, Restaurants stellten schnell auf die Lieferung nach Hause um, und Reiseveranstalter bemühten sich, Online-Erlebnisse zu ermöglichen. Unternehmen aus all diesen Sparten mussten ihre übergeordneten Ziele ändern, um vom persönlichen Verkauf auf den Online-Verkauf umzusteigen. Sie mussten außerdem ihre Unternehmensprozesse anpassen, um andere Arten von Produkten zu produzieren. Und zu allem Überfluss mussten sie auch noch lernen, das Arbeiten von Zuhause zu integrieren. Bei all dem ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen aufgrund dieser weitreichenden organisatorischen Veränderungen eine unzureichende Geschäftsleistung erlebten und immer noch erleben.

Das heißt aber nicht, dass Sie bei der nächsten unvorhergesehenen Unterbrechung des Geschäftsbetriebs zum Scheitern verurteilt sind. Der Schlüssel besteht darin, proaktiv zu handeln. Mit etwas Vorbereitungsarbeit können Sie jetzt einen Plan zur Bewältigung von Risiken aufgrund unerwarteter organisatorischer Veränderungen erstellen. So können Sie sofort reagieren und Ihre Leistung so stabil wie möglich halten. So geht's:

• Führen Sie eine Business Impact Analysis durch. Eine solche Analyse hilft Ihnen, die Folgen von Unterbrechungen von Geschäftsprozessen vorherzusagen, sodass Sie die notwendigen Daten haben, um proaktiv Strategien zu erarbeiten, damit der Geschäftsbetrieb auch weiterhin gewährleistet ist. Die Analyse hilft bei der Beantwortung von Fragen, wie z. B. welche Prozesse am wichtigsten sind, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, welche Ressourcen Sie benötigen, um reibungslos zu funktionieren, und wie lange es dauern wird, bis Sie nach einer Unterbrechung wieder auf Kurs sind. Die Daten, die Sie während Ihrer Beurteilung sammeln, helfen Ihnen, im Voraus zu planen, wie Sie mit unvorhergesehenen Ereignissen umgehen, wenn diese eintreten.

• Erstellen Sie einen Notfallplan. Ein Notfallplan ist Ihre Absicherung. Er legt fest, wie Sie vorgehen, wenn unvorhergesehene Ereignisse Ihr Unternehmen aus der Bahn werfen – wie Sie sich neu ausrichten, wenn Sie Ihre Geschäftsziele ändern müssen, und was Sie tun werden, wenn Sie Einnahmeverluste haben und Ihr Unternehmen umstrukturieren müssen. Sie können für jedes bedeutende Risiko, das Sie in Ihrer Analyse der Geschäftsauswirkungen ermittelt haben, einen Notfallplan erstellen. Wenn dann unvorhergesehene organisatorische Veränderungen eintreten, können Sie sofort handeln.

• Erstellen Sie eine solide Grundlage. Mit einer starken Unternehmenskultur, klarer Kommunikation und effektiven Tools für die Zusammenarbeit können Sie selbst den stärksten Stürmen trotzen. Das bedeutet, dass es wichtig ist, Ihre Prozesse immer wieder zu verbessern, anstatt einfach am Status quo festzuhalten, damit Sie Veränderungen erfolgreich meistern können. Dies könnte bedeuten, dass Sie einen erstklassigen Einführungsprozess entwickeln, um Ihre Unternehmenskultur zu stärken, einen regelmäßigen Ablauf für das Geben und Erhalten von Feedback einrichten oder in ein Projektmanagement-Tool investieren, um Ihr Team bei der Koordination der täglichen Arbeit zu unterstützen.

Lernen Sie den richtigen Umgang mit Veränderungen

Unternehmenswandel kann schwierig sein, aber er ist auch die Voraussetzung für das Unternehmenswachstum. Wenn es uns gelingt, große Veränderungen effektiv zu bewältigen, schaffen wir die Voraussetzungen für den Erfolg unserer Teams in einer Welt, die sich ständig verändert.

Wenn Sie eines aus diesem Artikel mitnehmen sollten, dann ist es, dass Klarheit und Kommunikation in Zeiten des Unternehmenswandels unerlässlich sind. Erfahren Sie, wie Asana Ihrem Team helfen kann, Klarheit zu schaffen, indem es Ziele mit der Arbeit verbindet, die Zusammenarbeit an Aufgaben effektiver ermöglicht und Informationen leicht zugänglich macht.