Wie Sie die betriebliche Effizienz verbessern

Beginnen wir heute mit einer Frage: Wie sehen Ihre Arbeitsabläufe genau aus? Gibt es bestimmte Prozesse oder fixe Abläufe dafür, wie Sie etwas erledigen? Wurden diese Prozesse von Ihrem Manager eingeführt? Und ist Ihre Art, Dinge zu erledigen, auch die effizienteste? 

In den meisten Fällen sind Teammitglieder dazu angehalten, Ihre Arbeit auf eine bestimmte Weise zu erledigen. Manager legen diese Prozesse fest, um die betriebliche Effizienz zu verbessern. Aber was genau bedeutet betriebliche Effizienz und wie steht sie mit diesen Prozessen in Zusammenhang?

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema wissen müssen. 

Was ist betriebliche Effizienz?

Betriebliche Effizienz beschreibt die Fähigkeit eines Teams, ein qualitatives Endprodukt mit weniger Ressourcen fertigzustellen. Sie wird durch das Verhältnis von Inputs (alles, was Sie an Ressourcen in das Projekt einfließen lassen) und Outputs (das Produkt oder Ergebnis Ihrer Arbeit) quantifiziert. 

Inputs, wie z. B. Geld, Personal oder Arbeitsstunden, sind Ressourcen, die Sie investieren, um Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen. Outputs stehen für die Ergebnisse, die Sie am Ende des Projektzeitplans erreichen möchten. Der Output kann oft mit dem Projektziel gleichgesetzt werden. 

Die Begriffe betriebliche Effizienz und betriebliche Produktivität werden oft synonym verwendet, bedeuten in diesem Kontext aber nicht genau dasselbe. Betriebliche Effizienz meint den Prozess, bei dem dasselbe Ergebnis mit weniger Ressourcen erreicht werden soll. Bei betrieblicher Produktivität soll hingegen mit denselben Ressourcen der Output vergrößert werden. 

Sehen wir uns beide Begriffe anhand eines Beispiels an:

Ein Produktionsteam besteht aus 20 Mitarbeitern und produziert 100 Kleidungsstücke pro Stunde. Bei der Einführung einer Strategie für die betriebliche Effizienz würde man das Team verkleinern und trotzdem weiterhin 100 Kleidungsstücke pro Stunde herstellen. Im Sinne der betrieblichen Produktivität würde man den Herstellungsprozess so optimieren, dass 20 Mitarbeiter mehr als 100 Kleidungsstücke pro Stunde herstellen können.

Mit diesen 4 Schritten optimieren Sie die betriebliche Effizienz Ihres Teams

Die Optimierung Ihrer betrieblichen Effizienz kann Ihr Team in vielerlei Hinsicht unterstützen. Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wird reduziert, die Rentabilität erhöht und die allgemeinen Produktionskosten verringert. Am besten beginnen Sie mit diesen vier Schritten:

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihren Status quo

Bestimmen Sie zunächst, welche Funktionen Ihres Teams Sie gerne optimieren möchten. Welche Ziele will dieses Team erreichen? Was sind die Key Performance Indicators (KPIs) bzw. welche Kennzahlen erfasst Ihr Team regelmäßig? Nutzen Sie die Antworten auf diese Fragen, um die Ausgangswerte für Ihr Team festzulegen. Mit diesen werden Sie die betriebliche Effizienz berechnen.

Die betriebliche Effizienz ist wie eine Gleichung, Sie dividieren den Output (Umsatz, Verkäufe, Leads, etc.) durch den Input (Ressourcen, Anzahl der Arbeitsstunden, Anzahl der Teammitglieder). Wenn Sie dieses Verhältnis erstellen, überlegen Sie sich, welche Einheiten für Ihr Team am sinnvollsten sind.

Wenn Sie beispielsweise ein Team für die Talentakquise betrieblich effizienter gestalten wollen, macht es nicht viel Sinn, als Output den Umsatz heranzuziehen. Eine hilfreichere Kennzahl wäre die Anzahl an Angeboten, die das Team Bewerbern während der Stunden, die es für die Kandidatensuche aufwendet, verschickt. 

Nachdem Sie die besten Einheiten für die Messung gewählt haben, verwenden Sie folgendes Verhältnis als Benchmarking-Instrument.

Beispiel – Bestimmung der Ausgangswerte: Ein Content-Marketingteam bestehend aus 5 Mitgliedern erstellt pro Monat 20 Artikel

• Input: 5 Teammitglieder

• Output: 20 Artikel

• Verhältnis Ihrer Ausgangswerte: 4:1

Schritt 2: Standardisieren Sie Ihre Prozesse

Bereits bei diesem Schritt beginnen Sie, die Effizienz Ihrer betrieblichen Prozesse zu verbessern. Werfen Sie zunächst einen Blick auf Ihren aktuellen Geschäftsbetrieb und die Art und Weisen, wie Teammitglieder Ihre Aufgaben erledigen. 

Diese Fragen können hier hilfreich sein:

• Welche Arbeitsvorgänge Ihres Team sind leicht wiederholbar? Denken Sie dabei zum Beispiel an administrative Aufgaben oder schriftliche Kommunikation. 

• Erledigen Ihre Teammitglieder ihre Aufgaben alle auf dieselbe Weise? 

• Können Sie in Ihren aktuellen Prozessen etwaige Engpässe erkennen?

Die Automatisierung ist die beste Freundin der betrieblichen Effizienz. Wenn Sie einen Prozess optimieren möchten, identifizieren Sie als Erstes einfach wiederholbare Aufgaben, die Sie automatisieren können. Angestellte verbringen 13 % mit doppelt oder mehrfach ausgeführten Arbeiten. Durch die Automatisierung dieser Prozesse lässt sich diese Situation einfach verbessern: Zeitaufwendige und ineffiziente Vorgänge sowie die Wahrscheinlichkeit für menschliche Fehler werden reduziert.

Die Erstellung von standardisierten Geschäftsprozessen ist eine einfache und rentable Möglichkeit, um Ihre betrieblichen Arbeitsabläufe zu optimieren. Damit können Sie ein einheitlicheres Endprodukt erstellen und gleichzeitig den dafür benötigten Zeitaufwand reduzieren.

Beispiel – Standardisierung von Prozessen

Unser 5-köpfiges Content-Marketingteam hat derzeit keinen standardisierten Prozess für die Erstellung von Artikeln. Mit folgenden Möglichkeiten könnte das Team seinen Workflow optimieren:

• Vorlagen für wiederkehrende Arbeitsvorgänge: Die Content-Autoren einigen sich auf einen einheitlichen Schreibprozess und einen Workflow mit Abhängigkeiten und regelmäßigen Überprüfungsschleifen. Dadurch wissen alle, für welche Arbeitsschritte sie verantwortlich sind und an wen sie die fertigen Texte zur Überprüfung weiterleiten müssen.

• Automatisierungsmöglichkeiten: Mit einem Tool legt das Team Abhängigkeiten fest. Dadurch wird die Arbeit automatisch an die richtige Person weitergeleitet, sobald die vorhergehende Aufgabe erledigt wurde. Das reduziert das viele Hin und Her, um den Status eines Artikels zu erfahren.

Schritt 3: Erfassen Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter

Achten Sie bei der Einführung von neuen standardisierten Prozessen unbedingt darauf, die Arbeitsauslastung Ihres Teams im Blick zu behalten, um Burnout zu verhindern. Durch neue Prozesse kommt es zu Änderungen bei den Arbeitsabläufen. Solche Prozessänderungen erfordern immer eine Anpassungszeit, weshalb es wichtig ist, auf ein ausgeglichenes Arbeitspensum zu achten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern sowohl genügend Zeit, um sich anzupassen, als auch die Möglichkeit, andere Aufgaben zu erledigen.

Sollten Sie bemerken, dass die Auslastung Ihres Teams durch die neuen Workflows zu hoch wird, passen Sie die Prozesse an. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder nicht zu viel Arbeit auf einmal erledigen müssen. Das Streben nach betrieblicher Effizienz ist oft eine langsamere, dafür kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit. 

Wenn Sie durch Ihren neuen Prozess merken, dass Ihr Team dauerhaft überlastet ist, nehmen Sie sich Zeit, um Ziele und Prozesse entsprechend anzupassen. Dadurch können Sie nicht nur Burnout verhindern, sondern zukünftig auch Ihren erwartbaren Output realistischer einschätzen. Nutzen Sie dieses neue Verhältnis, um bei neuen Projekten Ihres Teams informierte Entscheidungen zu treffen.

Beispiel – Überwachung der Auslastung Ihrer Angestellten: 

Unser 5-köpfiges Content-Marketingteam hat es sich zum Ziel gesetzt, monatlich 25 Artikel zu verfassen. 

So könnte ein Manager das Arbeitspensum seiner Mitarbeiter im Blick behalten:

• Prozesse anpassen: Das Content-Team hat herausgefunden, dass die Platzierung neuer Artikel auf der Website am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Nachdem es die Kapazitäten des Web-Produktionsteams überprüft hat, entscheidet das Team, diesen Schritt an die Kollegen zu übergeben, da sie mehr Arbeitsstunden zur Verfügung haben.

• Ziele anpassen: Da das Web-Produktionsteam sich von nun an um diesen Schritt kümmert, muss sich das Content-Marketingteam keine Gedanken mehr darüber machen. Das Team erweitert daher sein Ziel von 25 auf 30 Artikel pro Monat.

Schritt 4: Legen Sie neue Ziele für Ihr Team fest

Vergleichen Sie den Output Ihres Teams – den es mithilfe des neuen Prozesses schafft – mit Ihrem eingangs festgelegten Verhältnis. Wenn Ihr Verhältnis von Output zu Input größer ist, dürfen Sie sich freuen: Ihre Optimierungsstrategie hat funktioniert.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihrem Team neue Ziele zu geben. Wie bereits erwähnt, ermöglicht betriebliche Effizienz eine kontinuierliche Verbesserung. Nachdem Sie Ihre Ausgangswerte ermittelt haben, versuchen Sie die Effizienz zu steigern. Nach einem von Ihrem Team bestimmten Zeitraum beginnt dieser Prozess von vorne und Sie versuchen, Ihre Effizienz noch weiter zu verbessern.

Warum es sinnvoll ist, die betriebliche Effizienz zu messen

Der Optimierungsprozess der betrieblichen Effizienz beansprucht Zeit und Arbeit – aber wozu? Hier sind die vier wichtigsten Vorteile, die die Einführung von Strategien für mehr betriebliche Effizienz mit sich bringt.

Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung

Mit der Einführung eines neuen Prozesses können Sie Zeit einsparen – aber nicht von heute auf morgen. Neue Prozesse erfordern einen Anpassungszeitraum, wodurch das Zeitersparnis anfangs womöglich nicht gleich ersichtlich ist. Trotz dieser Übergangsphase sparen Sie mit der Einführung neuer, effizienterer Prozesse langfristig aber Zeit ein.

Gehen wir noch einmal zurück zu unserem Beispiel mit dem Content-Marketingteam. Es kann vorkommen, dass ein Content-Autor vor der Veröffentlichung seines Textes eine abschließende rechtliche Genehmigungen einholen muss. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und mit den richtigen Work Management Tools kann das Team die Rechtsabteilung automatisch benachrichtigen lassen, dass es eine Genehmigung benötigt. Dies erfolgt wie von selbst, sobald der Entwurf fertig ist. 

Minimierung menschlicher Fehler durch Automatisierung

Durch Automatisierung kann Ihr Team sichergehen, dass alles, was erledigt werden soll, auch wirklich erledigt wird. Indem Sie einen lückenlosen Workflow erstellen, können Sie bereits in einer frühen Projektphase alle Schritte festlegen und automatisieren. 

Greifen wir noch einmal auf das Beispiel unseres Content-Marketingteams zurück. Ein Content-Autor kann nie wieder vergessen, die rechtliche Genehmigung einzuholen, da dies ein automatisierter Schritt im Prozess ist. Sobald der Autor seinen Entwurf als erledigt markiert, erhält das Rechtsteam eine Benachrichtigung. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Überprüfung nicht übersehen werden kann.

Weniger Arbeit rund um die Arbeit

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana verbringen Angestellte 60 % Ihrer Arbeitszeit mit der Koordinierung von Arbeitsvorgängen, wie dem Einholen von Genehmigungen, der Suche nach Informationen oder der Kommunikation über Aufgaben. Wenn es Ihnen gelingt, die Arbeit rund um die Arbeit zu verringern, hat Ihr Team mehr Zeit für die fachlichen Tätigkeiten, für die es eigentlich eingestellt wurde. Der Fokus verlagert sich von der Koordination auf die tatsächliche Arbeit, was wiederum bedeutet, dass sich Ihre Mitarbeiter auf das Erreichen ihrer Ziele konzentrieren können.

Sorgen Sie auf einfache Weise für ein ausgewogenes Arbeitspensum

Sorgen Sie mit Workload dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht überfordert und Ihre Projekte ordnungsgemäß besetzt sind. Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über die Kapazitäten aller Mitarbeiter und sehen Sie auf einfache Weise weitere Aufgabendetails ein. Verhindern Sie Burnout und stellen Sie sicher, dass Ihr Team die richtige Arbeit zur richtigen Zeit erledigt.