Lessons learned: Ablauf und Vorlage im Überblick!

Die Projektergebnisse sind nicht die einzigen wertvollen Dinge, die Sie aus einem Projekt mitnehmen können. Ganz gleich, ob Ihre Initiative ein durchschlagender Erfolg, ein trauriger Misserfolg oder irgendetwas dazwischen ist, aus jedem Projekt kann man etwas lernen. 

Das effektive Erfassen und Dokumentieren der Lessons Learned kann jedoch schwierig sein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die im Rahmen des Projektmanagements gewonnenen Erkenntnisse umsetzen und festhalten können. So wird’s gemacht. 

Was ist Lessons Learned?

Der englische Begriff “The Lessons Learned” bedeutet auf Deutsch “Gewonnene Erkenntnisse”. Bei jedem Projekt lernen Sie etwas Neues, aber ein Rückblick auf die gewonnenen Erkenntnisse stellt sicher, dass Sie diese Informationen erfassen und kodifizieren, um sie mit anderen Teams zu teilen. Wenn Sie die Lessons learned in einem Erfahrungsbericht festhalten, kann das gesamte Projektteam dieses Dokument nutzen, um zukünftige Projekte zu verbessern. 

Die gesammelten Erfahrungen können an andere Projektmanager weitergegeben werden, die ähnliche Initiativen durchführen, oder von Teammitgliedern genutzt werden, die mit ähnlichen Projekten beginnen. Der Erfahrungsaustausch zwischen Teams ist eine gute Möglichkeit, um zu verhindern, dass dieselben negativen Erfahrungen und Fehler erneut gemacht werden. Sie können nicht nur selbst aus Ihren Projektfehlern lernen – mit einem Erfahrungsbericht können auch alle anderen daraus lernen. 

Sie können die gewonnenen Erkenntnisse zu jedem Zeitpunkt des Projektverlaufs erfassen. Je nach Komplexität des Projekts kann es sogar sinnvoll sein, am Ende jeder Projektmanagement-Phase ein Meeting zu den gewonnenen Erkenntnissen durchzuführen, um die Informationen zu erfassen, solange sie noch frisch sind. Auf diese Weise können Sie auswerten, was gut gelaufen ist, was schief gelaufen ist und was Sie daraus lernen können. 

Warum findet ein Erfahrungsaustausch nicht immer statt?

Ein Erfahrungsaustausch kann sehr hilfreich sein, vor allem für zukünftige Projekte. In der Berufswelt findet die Praxis der Lessons Learned jedoch nicht so oft statt wie gewünscht. Die Gründe hierfür können sehr unterschiedlich sein:

• Oftmals fehlt es Führungskräften an der Motivation, den Erfahrungsaustausch effizient umzusetzen. Dieser wird nicht ernst genug genommen und wird daher einfach vernachlässigt.

• In vielen Fällen fehlt auch das Wissen, wie ein Erfahrungsaustausch richtig durchgeführt werden sollte.

• Manchmal ist es aber auch die Angst, neue Wege und Projektmanagement-Methoden auszuprobieren, die den Prozess des Erfahrungsaustausches verhindern.

Jedem Unternehmen und auch jeder Führungskraft sollte bewusst werden, wie wertvoll Wissen und Erfahrungen in der heutigen Zeit sind. Es ist wichtig, die Lessons Learned an andere Teams und Mitarbeiter weiterzugeben, denn dies fördert den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

Die verschiedenen Arten von Lessons Learned Meetings

Vielleicht haben Sie schon einmal einen Erfahrungsaustausch unter einem anderen Namen durchgeführt. Entwicklerteams führen oft eine Version des Erfahrungsaustauschs durch, die so genannten „5 Whys“, die speziell darauf abzielen, die Grundursache für das Scheitern von Projekten zu ermitteln. Scrum-Teams führen am Ende einer Sprint-Sitzung Retrospektiven durch. Einige Projektteams führen auch „Postmortems“ beim Projektabschluss durch. 

Das Wichtigste ist, dass Sie die Informationen erfassen und mit allen teilen. Unabhängig davon, wie Sie es nennen, sollten Sie mindestens ein Meeting zu den Lessons Learned pro Projekt durchführen.

Welche Ziele verfolgt Lessons Learned?

Bevor wir näher darauf eingehen, wie Sie die Lessons Learned Methode umsetzen können, möchten wir noch kurz darauf eingehen, was das Ziel dieser Methode ist.

Bei Lessons Learned geht es darum, die gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse zusammenzufassen und zu dokumentieren. Die Informationen können so schnell und einfach Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die ähnliche Herausforderungen meistern müssen.

Dadurch erhöht sich die Erfolgsquote von Projekten, während zugleich die Fehlerquote verringert werden kann. Zudem wird mit dieser Methode der Aufbau eines Informationmanagement-Systems gefördert.

Dazu eignen sich besonders digitale Projektmanagement-Tools. Hier können Sie die Projekte planen, Aufgaben zuweisen und Informationen speichern. Diese sind dadurch für die jeweiligen Mitarbeiter jederzeit zugänglich.

Wie funktioniert die Lessons Learned - Methode?

Wenn Sie gerade erst mit dem Sammeln von Erfahrungen beginnen, sollten Sie die folgenden fünf Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen des Projekts genau erfassen, dokumentieren und so weitergeben, dass alle darauf zugreifen können. 

Schritt 1: Identifizieren

In dieser Phase werden die aus dem Projekt gewonnenen Erkenntnisse ermittelt und in Schritt zwei dokumentiert. Die Phase „Identifizieren“ besteht aus drei Schritten: 

Umfrage zu den Lessons Learned senden

Senden Sie unmittelbar nach Abschluss des Projekts – oder bei größeren Initiativen am Ende einer wichtigen Projektphase bzw. Meilenstein – eine Umfrage zu den gewonnenen Erkenntnissen an alle Mitglieder des Projektteams. Auf diese Weise erfassen Sie das Feedback, solange es noch in den Köpfen aller Beteiligten präsent ist. Fassen Sie diese Informationen dann zusammen, um ein allgemeines Bild davon zu erhalten, was jeder aus dem Projekt gelernt hat. 

Die Umfrage zu den gewonnenen Erkenntnissen ist einer der wichtigsten Teile des Erfahrungsaustauschs. Nachstehend finden Sie eine Vorlage, die Sie verwenden können. Diese Umfrage ist in der Regel für jedes Projekt allgemein gültig, aber Sie können die Fragen an die Bedürfnisse Ihres Projekts anpassen. 

Meeting zu den Lessons Learned planen

Wählen Sie vor dem Meeting einen Moderator aus. Idealerweise sollte es sich beim Moderator nicht um den Projektleiter handeln, damit sich die Teammitglieder wohl fühlen und frei sprechen können. Bitten Sie den Teamleiter oder ein anderes Teammitglied, das Meeting zu leiten. 

Nach der Planung des Meetings über die gewonnenen Erkenntnisse gibt der Moderator alle Informationen bekannt, die im Vorfeld gelesen werden sollten, um sicherzustellen, dass die Mitglieder des Projektteams auf demselben Stand sind. Dazu könnten Projektplanungsunterlagen wie der Projektplan oder die Projektziele erneut ausgetauscht werden. Je nach Komplexität des Projekts können Sie auch einen Zeitplan für das Projekt und die erzielten Ergebnisse bereitstellen. 

Erfahrungsaustausch durchführen

Veranstalten Sie zusätzlich zur Umfrage zu den Lessons Learned ein Live-Brainstorming-Meeting für alle Teammitglieder. Hier können die Teammitglieder die gewonnenen Erkenntnisse vertiefen. Im Brainstorming-Meeting zu den gemachten Erfahrungen sollten vor allem folgende Fragen gestellt werden: 

1. Was ist gut gelaufen? 

2. Was ist schlecht gelaufen? 

3. Wo besteht Verbesserungspotenzial? 

Schritt 2: Dokumentieren

Der Hauptzweck eines Erfahrungsaustauschs besteht darin, die Lessons learned mit dem gesamten Team zu teilen. Planen Sie die Erstellung eines detaillierten Berichts über die gewonnenen Erkenntnisse mit allen Projektinformationen und Diskussionsnotizen sowie ein Executive Summary der gewonnenen Erkenntnisse für die relevanten Projektbeteiligten. 

Format eines Berichts über die Lessons Learned

• Executive Summary

• Zusammenfassung der Ergebnisse

• Umfrage(n) zu den Lessons Learned

• Verbesserungsvorschläge im Detail

Schritt 3: Analysieren

Analysieren Sie die Lessons Learned und wenden Sie sie an, damit andere Teams und künftige Projekte davon profitieren können. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Erfahrungsaustausch mitten im Projekt durchführen. Analysieren Sie die Informationen aus der Umfrage zu den gewonnenen Erkenntnissen, um Ihr Projekt in den kommenden Phasen effektiv zu verbessern. Wenn Sie den Erfahrungsaustausch am Ende eines Projekts durchführen, nutzen Sie die Analysephase, um Erkenntnisse und Möglichkeiten zu sammeln, bevor Sie das nächste Projekt beginnen. 

Schritt 4: Speichern

Speichern Sie die Lessons Learned an einem zentralen Ort, auf den jeder zugreifen kann, z. B. in einem Projektmanagement-Tool. Mit einer zentralen Quelle des Wissens können Projektleiter auf gemeinsame Informationen zugreifen, um sich optimal auf ihre Projekte vorzubereiten. 

Schritt 5: Abrufen 

Wenn Sie im weiteren Verlauf Folgeprojekte durchführen, suchen Sie nach einem Erfahrungsbericht aus einem früheren Projekt, um die gleichen Fehler zu vermeiden. Diese Berichte sollten in einer zentralen Informationsquelle veröffentlicht werden, die alle Projektmanager vor Beginn des Projektplanungsprozesses einsehen können. 

Lessons Learned Vorlage

Versenden Sie in der ersten Phase eines Erfahrungsaustauschs eine Umfrage zu den Lessons Learned, um die Informationen des Projektteams zu erfassen. Obwohl Sie das Projekt auch persönlich besprechen werden, ist die Umfrage zu den Lessons Learned ein wichtiger Bestandteil der Projektabwicklung, um sicherzustellen, dass Sie genaue Informationen erhalten, um aus Ihren Projekten zu lernen. 

Hier finden Sie ein Beispiel für eine allgemeine Vorlage einer Umfrage zu den Lessons Learned, die Sie für jedes Projekt verwenden können.

Bitte geben Sie an, inwieweit Sie den folgenden Aussagen zustimmen oder nicht zustimmen: 

Wenn Sie „stimme nicht zu“ oder „stimme überhaupt nicht zu“ gewählt haben, geben Sie bitte zusätzliche Informationen an, um unseren zukünftigen Projektplanungsprozess zu verbessern. 

Projektplanung

Der Projektplan war ausreichend detailliert. Ich hatte alles Nötige, um zu verstehen, worum es bei dem Projekt ging. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Im Projektplan wurde der Zweck des Projekts klar erläutert. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Der Umfang des Projekts war gut definiert. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Der Projektzeitplan war klar und einfach zu befolgen. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Der Projektkommunikationsplan legte klar fest, wie und wo ich über die Projektarbeit kommunizieren sollte. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Der Projektplan wurde an alle Beteiligten weitergegeben und war leicht auffindbar. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Als Beteiligter bin ich mit dem Grad meiner Beteiligung am Projektplanungsprozess zufrieden. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Projektdurchführung

Ich habe die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten während des Projektzyklus verstanden.

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Die Projektbeteiligten waren engagiert und effektiv in die Projektarbeit involviert.

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Die Zusammenarbeit am Projekt hat funktioniert. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Der Projektmanager war verfügbar und ansprechbar. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Die Projektänderungen waren überschaubar und blieben im Rahmen des Projektumfangs.

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Der ursprüngliche Projektzeitplan, der im Projektplan dokumentiert war, entsprach weitgehend dem tatsächlichen Projektzeitplan. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Das Projektergebnis entsprach dem, was in der ursprünglichen Projektcharta festgelegt wurde. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Jeder Einzelne des Projektteams wusste über die gemeinsamen Ziele und individuellen Verantwortlichkeiten Bescheid. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Ergebnis

Das Projekt war realistisch und realisierbar. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Die Aufgaben waren während des gesamten Projektzyklus klar definiert. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Das Projekt verfügte über aussagekräftige Leistungskennzahlen zur Erfolgsmessung. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Ich glaube, wir haben das Projektziel erreicht. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Meine Beteiligung an dem Projekt – einschließlich Arbeitsbelastung, Zeit und Aufwand – entsprach meinen Erwartungen. 

• Stimme voll und ganz zu

• Stimme zu 

• Neutral 

• Stimme nicht zu 

• Stimme überhaupt nicht zu 

• Nicht zutreffend

Lessons Learned - So können Sie Erkenntnisse gewinnen

Die Erfassung von Lessons Learned kann Ihnen helfen, institutionelles Wissen zu ermitteln und weiterzugeben. Anstatt das Rad neu zu erfinden, haben Teammitglieder und Projektleiter einen klaren Einblick in das, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was verbessert werden kann. 

Indem Sie die gelernten Lektionen aus der Vergangenheit mit der zukünftigen Arbeit des Teams verknüpfen, können Sie Ihr neues Projekt richtig angehen. Wenn jeder genau weiß, wer was wann macht, was passiert ist – und warum – ist Ihr Team besser in der Lage, seine wichtigsten Aufgaben zu erledigen.