Kontextwechsel stört Ihre Produktivität

Die meisten von uns beginnen und enden unsere Arbeitstage mit Apps, Tools und Dateien. Wir überprüfen unsere Slack-Nachrichten, wechseln zu unserem E-Mail-Postfach, sehen uns unsere digitale Aufgabenliste an und starten unser Betriebssystem. Und das gerade mal in der ersten halben Stunde. Dieses Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben, Tools und Dateien heißt Kontextwechel und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Glücklicherweise gibt es Wege, gegen den Kontextwechsel vorzugehen. Im Folgenden sehen wir uns im Detail an, was Kontextwechsel ist, was er uns tatsächlich kostet und wie wir mit unserer Aufmerksamkeit besser umgehen können.

Was ist Kontextwechsel?

Kontextwechsel bedeutet, dass Sie zwischen verschiedenen Aufgaben, Apps oder Projekten hin- und herwechseln. Es ist normal und wir alle tun es, aber wir verbringen so viel Zeit damit, zwischen Social Media, Kommunikations-Apps und Projektmanagement-Software hin und her zu springen, dass nicht mehr viel produktive Zeit und Raum für tiefgreifende Arbeit übrig bleiben. Diese Art von Ablenkung ist schlecht für die Produktivität und führt zur Überforderung, indem sie uns mehr Stress verursacht und weniger produktiv macht.

Warum wechseln wir den Kontext?

Der Grund für das ganze Hin und Her ist einfach: unsere Aufmerksamkeit wird zu sehr beansprucht. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2022 fühlt sich mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer (56 %) dazu verpflichtet, sofort auf Benachrichtigungen zu antworten. Darüber hinaus wechseln Arbeitnehmer täglich zwischen neun Apps und fühlen sich damit überfordert. Dies ergibt Sinn, denn neun Apps im Auge zu behalten, ist anstrengend.

Diese Tools und Technologien sind dafür gemacht, unsere Arbeit leichter, schneller und intelligenter zu machen. Aber zu viele nicht verknüpfte Apps haben einen gegenteiligen Effekt. Sie verlangsamen alles und machen die Arbeit komplizierter.

Was ist der Unterschied zwischen Kontextwechsel und Multitasking?

Sowohl Kontextwechsel als auch Multitasking können sich negativ auf Ihre Arbeit auswirken, aber sie unterscheiden sich leicht. Beim Kontextwechsel wird schnell zwischen verschiedenen Aufgaben gewechselt. Dies passiert normalerweise, während Sie Ihre aktuelle Arbeit noch nicht erledigt haben. Beispielszenario: Sie haben ein Projekt-Briefing zur Hälfte fertig und schon erteilt Ihre Vorgesetze Ihnen die neue Aufgabe, einen Statusbericht zu erstellen. Anstatt das Briefing zu beenden, wechseln Sie sofort zur neuen Aufgabe und beginnen, den Bericht zu erstellen.

Multitasking hingegen bedeutet, dass Sie versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Wenn wir das obige Beispielszenario für Multitasking verwenden, würden Sie gleichzeitig am Projekt-Briefing und dem Statusbericht arbeiten und zwischen beiden hin- und herwechseln. Beides kann sich auf Ihre Arbeit auswirken. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit arbeitet mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer an mehreren Aufgaben gleichzeitig während eines Meetings.

Lesenswert: 5 Mythen über Multitasking entlarvt  – und 6 Wege für mehr Produktivität ohne Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben

Die Auswirkungen: Wie Kontextwechsel Ihren Tag stört

Der Preis für Kontextwechseln ist hoch, aber wir sind so sehr daran gewöhnt, dass wir manchmal nicht einmal merken, dass wir es tun. Was schadet es schon, eine E-Mail zu beantworten, bevor ich mich wieder dem Bericht zuwende, an dem ich gearbeitet habe? Was ist so schlimm daran, mitten in einem Meeting eine kurze Frage auf Slack zu stellen?

In Wirklichkeit wirkt sich Kontextwechsel negativ darauf aus, wie wir uns auf der Arbeit fühlen. Eine Studie der University of California, Irvinestellte fest, dass Menschen nach nur 20 Minuten wiederholter Unterbrechungen über deutlich mehr Stress, Frustration, Arbeitsbelastung, Aufwand und Druck berichteten.

Das ist ein Problem, denn wir werden laufend unterbrochen. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit ergab, dass sich mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer durch ständige Benachrichtigungen überfordert fühlt.

Und den Messdaten zufolge verbringen wir viel Zeit mit Kontextwechsel:

• 42 % verwenden mehr Zeit für E-Mails als vor einem Jahr

• 40 % verwenden mehr Zeit für Videoanrufe als vor einem Jahr

• 52 % betreiben mehr Multitasking während virtuellen Meetings als vor einem Jahr

• 56 % fühlen sich gezwungen, sofort auf Benachrichtigungen zu antworten

Dies wird noch deutlicher, wenn man sich die verschiedenen Generationen anschaut. Die Millennials und Generation Z fühlen sich stärker überfordert als der Rest der Arbeitnehmer.

9 Wege, dem Kontextwechsel entgegen zu wirken

Die Zukunft der Arbeit muss nicht aus ausgebrannten, überforderten Teammitgliedern bestehen, die ein Dutzend verschiedener Apps gleichzeitig handhaben und alle paar Minuten zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln. Sie können sich selbst und Ihr Team mit ein paar einfachen Änderungen in der Denkweise und ein wenig Struktur zum Erfolg führen. Hier sind neun Tipps gegen Kontextwechsel:

1. Verwenden Sie den „Bitte nicht stören“-Modus: Erlauben Sie Angestellten, für konzentriertes Arbeiten den „Bitte nicht stören“-Modus zu verwenden oder ihren Kalender zu blockieren.

2. Verwenden Sie Tool-Integrationen: Integrieren Sie häufig verwendete Business-Tools miteinander, um die Arbeit Ihres Teams besser zu fokussieren und den Zeitaufwand und die Notwendigkeit eines Kontextwechsels zu verringern.

3. Verbessern Sie die Zusammenarbeit: Erstellen Sie mehr funktionsübergreifende Teams, die zusammenarbeiten können, ohne dass sie durch Arbeit rund um die Arbeit aufgehalten werden. Indem Sie Tools verwenden, welche die asynchrone Kommunikation fördern, können Sie den Zeitaufwand für das Wechseln zwischen verschiedenen Nachrichtenplattformen und E-Mails verringern.

4. Bündeln Sie Tools: Bündeln Sie Apps und Tools in einer zentralen Plattform, wie z. B. einer Work-Management-Plattform, um Informationen, Kommunikation und Workflows in einem einzigen Tool zugänglich zu machen.

5. Wenden Sie Zeitmanagement-Methoden an: Probieren Sie Produktivitäts-Tools aus, wie z. B. die Pomodoro-Methode, bei der Sie wiederkehrende Arbeitsblöcke und Pausen in einer bestimmten Reihenfolge festlegen. Diese strukturierten Zeitblöcke begrenzen Ablenkungen und fördern die volle Konzentration auf die anstehende Aufgabe.

6. Priorisieren Sie Aufgaben: Verwenden Sie eine Methode zur Aufgabenpriorisierung, die dafür sorgt, dass Ihre Arbeit relevant ist, um Ablenkungen abzuwehren. Probieren Sie verschiedene Methoden aus, damit Sie herausfinden, welche am besten zu Ihrer Arbeit passt. Zum Beispiel die Chunking-Methode, die dafür entwickelt wurde, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und länger konzentriert zu bleiben.

7. Verbinden Sie Ihre Arbeitsvorgänge mit Zielen: Verknüpfen Sie jede einzelne Aufgabe mit den zugrunde liegenden Zielen und Vorhaben. Dieser synchrone Prozess sorgt dafür, dass Sie konzentriert bleiben und nicht ständig dem Kontextwechsel ausgesetzt sind. Zusätzlich ergibt sich der Vorteil, dass der Fortschritt bis zum Erreichen langfristiger Ziele deutlich wird und Ihnen ersichtlich ist, wie wichtig Ihre täglichen Aufgaben sind.

8. Planen Sie Zeit für Zusammenarbeit: Verwenden Sie Software für ortsunabhängiges Arbeiten, um virtuelle Coworking-Sitzungen abzuhalten oder treffen Sie sich persönlich, wenn es möglich ist. Solche persönlichen Gespräche beschränken Ablenkungen, weil es schwieriger ist, auf eine Nachricht zu antworten, wenn man sich mitten in einem Gespräch befindet.

9. Reduzieren Sie unnötige Meetings: Braucht es für das Status-Update wirklich einen 30-minütigen Anruf und eine Präsentation? Oder können Sie Ablenkungen begrenzen und es als Projektstatusbericht übermitteln?

Behalten Sie Ihre Benachrichtigungen im Griff und gewinnen Sie Zeit zurück

Kontextwechsel ist zu einem normalen Bestandteil des Arbeitstages geworden. Manchmal scheint es, dass nicht einmal 30 Sekunden vergehen, bis Sie wieder einen Benachrichtigungston hören. Es gibt einen permanenten Kampf um Ihre Aufmerksamkeit, aber mit klaren Grenzen und einem Manager, der Sie unterstützt, können Sie den inneren Frieden genießen, der sich aus konzentrierter Arbeit ergibt.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir arbeiten? Lesen Sie den vollständigen Bericht zur Anatomie der Arbeit mit den neuesten Erkenntnissen und Forschungsergebnissen zur Arbeit im Jahr 2022.