Mit Asana hilft Together We Rise neunmal mehr Kindern in der Pflege

Als Danny Mendoza zum ersten Mal erfuhr, dass sein Cousin in einem Auto lebte, mobilisierte er Ressourcen, um ihn zu unterstützen und ihm bei der Aufnahme in eine Pflegefamilie zu helfen. Während dieses Prozesses hat er die Bedingungen kennengelernt, unter denen die meisten Pflegekinder leben: vom Tragen ihrer Habseligkeiten von Haus zu Haus in einem Müllsack bis hin zur Trennung von Geschwistern und einem nicht abgeschlossenen Studium. Also gründete Danny Together We Rise, eine gemeinnützige Organisation, die sich der Lebensverbesserung von Kindern in Pflegefamilien widmet.

Together We Rise arbeitet mit Tausenden von Freiwilligen, Sozialarbeitern, gerichtlich ernannten Fachanwälten und anderen Partnern, wie Toyota, Disney und JetBlue, um die Lebensbedingungen von Pflegekindern zu verbessern. Menschen, die keine Pflegeeltern sind, haben mithilfe dieser Organisation die Möglichkeit, einen positiven Einfluss auf die Pflegekinder auszuüben, und verbessern damit Tausende von Leben.

Als Gründer konzentriert sich Danny auf die Vision und Strategie der Organisation. Sein 35-köpfiges Team ist verteilt auf Brea in Kalifornien und Austin in Texas und organisiert die angebotenen Programme wie Reisetasche, Skateboard, Fahrrad und Stipendienprogramme.

Verantwortungsbewusstsein ist der Schlüssel

Als die Organisation 2014 den zweiten Standort öffnete, hatten Sie Probleme in Bezug auf Verantwortlichkeiten. Die Teammitglieder hatten Schwierigkeiten, sich an all das zu erinnern, was zu tun war, und mit den endlosen E-Mails und Haftnotizen verlor man schnell den Überblick. Dannys Team war besonders frustriert, wenn Aufgaben übersehen wurden, denn kleine Details wie ein Geburtstag oder der Schulabschluss bedeuten den Pflegekindern sehr viel. Ohne einen Weg zur Nachverfolgung ihrer Aktivitäten, konnten sie nicht die gewünschte Wirkung erzielen, die aus ihrer Sicht möglich war.

Für die Kinder in der Pflege Verantwortung zu übernehmen, ist der wichtigste Teil unserer Arbeit. Vor Asana hatten wir keine Möglichkeit, all die kleinen Details und Verantwortlichkeiten zu bewältigen.”

Um dem Team die Verantwortung zu übertragen und die gesamte Arbeit so zu verwalten, dass E-Mails und Haftnotizen entfallen, baten Danny und sein Team um Vorschläge aus ihrem Netzwerk. Als ein Freund sich meldete und Asana vorschlug, ging Danny der Sache auf den Grund. Er erkannte die Möglichkeit, seinem Team Aufgaben und Fristen zuzuweisen und somit ein System der Verantwortlichkeit zu schaffen. Also beschloss er, es auszuprobieren.

Angefangen bei einem kleinen, einfachen Projekt – der Planung seiner eigenen Geburtstagsfeier – holte Danny sein Team auf einfache und unterhaltsame Weise an Bord von Asana. Funktionen wie „Gefällt mir“-Angaben und das Abhaken von Aufgaben, ähnlich einer To-do-Liste, fühlten sich vertraut und intuitiv an und erleichterten dem Team den Einstieg mit Asana. Um Asana in ihre Prozesse einzubinden, ermutigte Danny das gesamte Team, täglich einen Blick in Asana zu werfen. Zusätzlich unterstützte er sein Team mit Schulungsvideos von Asana, als sie dem Tool weitere Workflows hinzufügen wollten.

Größere Ziele definieren, umsetzen und erreichen

Seitdem Danny sein Team auf Asana umgestellt hat, konnten er und die Organisation einen Anstieg der Verantwortlichkeit, Transparenz und Skalierbarkeit verzeichnen. Letztlich bedeutete dies eine Verbesserung der Ergebnisse. Und so gelingt es:

Verantwortlichkeit bedeutet, kein Detail zu übersehen: Durch die Verwendung von Asana für die Planung von Events und für Tagesordnungen sind die Verantwortlichkeiten unter den Beteiligten während jedes Schrittes geklärt. Somit wird die Anzahl der übersehenen Details erheblich reduziert. Zudem wird auf diese Weise dafür gesorgt, dass Teamkollegen ihre Aufgaben nicht vergessen, was kurz vor einer Veranstaltung besonders kritisch ist.

Mit Asana erreichen wir mehr, da die Verantwortlichkeiten aller Teammitglieder geklärt sind, der Status aller Aufgaben stets nachvollzogen werden kann und sich dadurch die ständigen Kontrollen erübrigen.”

Transparenz ermöglicht eine effektivere Unternehmensführung: Mit Asana können Danny und das Führungsteam alle Arbeitsvorgänge in der gesamten Organisation aus der Vogelperspektive betrachten und bei Bedarf die Details einzelner Aufgaben aufrufen. Bei sensibleren Themen kann er mit seinen Mitarbeitern mithilfe von privaten Aufgaben vertraulich kommunizieren.

Von einem Gründer wird erwartet, dass er stets aus dem Stegreif über alle Vorgänge in der Organisation Bescheid weiß. Das ist natürlich unmöglich. Zum Erfassen und Nachvollziehen aller Arbeitsvorgänge ist für uns ein Tool wie Asana von entscheidender Bedeutung.”

Durch Abstimmung kann das Team mehr leisten: Vor Asana hatte Danny keine kollaborative Möglichkeit, seine Strategie und Ziele mit dem Team zu teilen. Das schränkte die Wirkung der Organisation aufgrund von Unsicherheiten über Prioritäten stark ein. Jetzt werden die Ziele in Asana festgelegt. So weiß jeder, auf welche Aufgaben er sich konzentrieren soll, wie z. B. die Einführung des neuen Stipendienprogramms. Durch die Integration von Asana mit Hubspot und Google Tabellen mithilfe von Zapier haben Danny und sein Team die Arbeitsschritte im Prozess der Spenderverwaltung automatisiert. Dadurch können sie sich auf den Aufbau von Beziehungen konzentrieren, anstatt ständig nachfragen zu müssen. Mithilfe von Asana kann die gesamte Organisation Zielvorgaben jetzt besser setzen und mehr Programme ins Leben rufen, die jährlich über 90.000 Kindern helfen. Das entspricht einer 9-fachen Steigerung!

Einführung von Technologie im Büro und in der Pflege

Nach der Verwirklichung von Verantwortlichkeit, Transparenz und Erfolg durch Asana wurde das Team von Together We Rise von der dafür angewandten Software inspiriert. Sie beschlossen, diese auch für die Dienstleistungen anzuwenden, die sie in der Kinderpflege anboten. Mit der neuen Technologie im Büro konnten sie nun mehr tun, um die Pflege zu Hause zu verbessern.

Vor der Einführung von Asana in unserer Organisation waren wir in der Lage, ca. 10.000 Pflegekindern pro Jahr zu helfen. Mit Asana konnten wir die Zahl auf 90.000 Kinder pro Jahr erhöhen.”

Die Begeisterung für Technologie hört für Danny und sein Team nicht bei Asana auf. Momentan planen sie die Einführung eines neuen Tools, mit dem Pflegekinder, ihre Familien und Sozialarbeiter Fotos und Erinnerungen in eine App hochladen können. So werden alle ihre Erinnerungen an einem Ort aufbewahrt – egal wo sie leben.