Overstock.com bleibt #mitAsana innovativ

Groß, aber nicht schwerfällig

„Nur weil Overstock.com groß ist“, erklärt Jaime Wilson, „heißt das nicht, dass wir langsam sind.“ Jaime ist Senior Director of User Experience Design & Product bei einem Online-Einzelhändler. Obwohl das Unternehmen seit mehr als 20 Jahren im Geschäft ist und tausende von Angestellten beschäftigt, hat es noch immer die Energie eines Start-ups.

„In unserem Unternehmen werden Innovation und Experimentieren groß geschrieben. Wir sind auf unser Kerngeschäft konzentriert, doch ebenso auf große Initiativen, die viele Menschen Overstock.com nicht zutrauen würden. Aktuell sammeln Teams Ideen dazu, wie wir Verbraucher mit neuen Marken in Kontakt bringen, neue, virtuelle Einkaufserlebnisse schaffen können und gleichzeitig hochwertige Produkte in der Qualität anbieten, wie die Kunden sie in den letzten zwei Jahrzehnten von Overstock gewohnt sind.“

Blitzschnell auf dem Laufenden sein

Für Jaime steht Erfolg im direkten Zusammenhang mit Kommunikation. „Damit ein großes Team so handlungsfähig sein kann wie ein kleines, müssen alle darüber informiert sein, was in anderen Abteilungen geschieht. Alle hier teilen sehr bereitwillig, woran sie arbeiten, aber nur, weil wir unsere Arbeit miteinander teilen möchten, war es nicht automatisch auch einfach.“

Es war schwer, dafür zu sorgen, dass alle die erforderlichen Informationen zur Verfügung hatten, als unsere Teams noch mit verschiedenen Tools arbeiteten und über mehrere Plattformen kommunizierten. Man verschwendet Zeit, wenn man aufzeichnen muss, welches Team welche Software verwendet, oder sicherstellen muss, dass man Zugriff auf jedes einzelne System hat und dann auch noch lernen muss, wie das Tool funktioniert.“

Jaimes Team probierte JIRA und andere Tools zur Arbeitserfassung aus, empfand sie jedoch „als unnatürlich und umständlich“. Die Zeit, die es erforderte, diese Tools zu erlernen, verzögerte Zeitpläne von Projekten und half dem Team nicht, auf dem gleichen Stand zu bleiben. „Als wir versucht haben, diese großen Projekte zu bewältigen, hatten wir nicht die nötige Zeit, um die Leute über den aktuellen Stand zu informieren. Alle müssen bereits vor einem Meeting eine klare Vorstellung davon haben, worum es geht.“

Außerdem brauchte das Team eine einfache Methode, um ganze Personengruppen ins Projekt einzubinden und jeder Funktionsgruppe zu zeigen, was sie mit diesen Informationen anfangen soll. „Bei unserer strategischen Planung brauchen wir etwas, das sich alle Beteiligten ansehen und dann sagen können: ‚OK, ich verstehe, worum es hier geht. Nun sollten wir folgendes tun‘, ohne dass sie dabei Hilfe benötigen.“

Es beginnt mit einem einzigen Team

Für Overstock.com war es wichtig, dass die verwendeten Tools von unten nach oben angenommen wurden, statt von oben aufgezwungen wurden. Um schnell und innovativ zu handeln, mussten Teamkollegen in der Lage sein, auf eine Art und Weise zu arbeiten, die sich natürlich für sie anfühlte. Overstock.com verwendet Asana nun als Standard-Tool, um seine Arbeit zu verfolgen – und das, obwohl niemand im Unternehmen diese Entscheidung offiziell getroffen hat.

Stattdessen hat sich die Verwendung von Asana ganz automatisch verbreitet. „Ursprünglich verwendete ein Team Asana für die Projektplanung. Dann sah sich unser Design-Team Asana an, um herauszufinden, woran wir arbeiten mussten.“ Nachdem mehr als ein Team Asana nutzte, war das Upgrade zu Premium ein folgerichtiger Schritt, damit alle Zugang zu Funktionen wie den erweiterten Berichten und Sichtbarkeitseinstellungen bekamen. „Ab diesem Punkt verbreitete es sich über alle Teams und Abteilungen, sodass heute alle Teams ihre Arbeit in Asana erfassen.“

Jaime schreibt Asanas Popularität bei Overstock.com seiner Benutzerfreundlichkeit zu. „Jeder kann sich ein Asana-Projekt ansehen und versteht es auf den ersten Blick. Ich kann jemanden neu einstellen, ihm Login-Daten für Asana geben und sagen ‚Diesen Teams sollten Sie beitreten’, ohne ihm näher erklären zu müssen, wie man es verwendet. Das ist sehr praktisch.“

Ab dem ersten Tag gemeinsam

Wenn Jaimes Team ein neues Produkt einführt, kann jedes beteiligte Team ab dem ersten Tag seine Meinung äußern und auf nötige Arbeitsvorgänge hinweisen. Der Launch-Plan wird an einem zentralen Ort erstellt und Teams können die erforderlichen Aufgaben und Fälligkeitsdaten jener Person zuweisen, die für diese Aufgabe verantwortlich ist.

Außerdem meint Jaime, dass Asana für eine hohe Qualität der Kampagnen sorgt: „Wenn man in einer Asana-Gruppe zusammenarbeitet und gemeinsam alles auflistet, was für eine Produkteinführung erforderlich ist, kann man leicht Lücken erkennen, die von Anfang an bedacht werden müssen. Auf diese Weise kommen wir am Ende nicht in Bedrängnis oder müssen den Zeitplan verschieben, weil wir etwas vergessen haben.“

Ein Beispiel, wo dies sehr gut funktionierte, ist das Team für Suchmaschinenoptimierung bei Overstock.com. „Durch meine Arbeit im Team für Produkt und Design bin ich in der Regel nicht am SEO beteiligt. Vor ein paar Jahren wäre es für uns noch unvorstellbar gewesen, die SEO-Gruppe in unsere Produktpläne einzubinden, da wir sie nicht als ein Team sahen, das daran beteiligt werden sollte. Daher standen sie im Dunkeln und konnten auch keine guten Ergebnisse liefern.

Heute arbeiten wir alle mit dem gleichen Asana-Projekt, sodass das SEO-Team sehen kann, woran mein Team arbeitet, und ich daran erinnert werde, wie wichtig es ist, das SEO-Team bereits ab der Planungsphase einzubinden. „Es war fantastisch zu sehen, wie sich das SEO für Overstock.com verbessert hat, seit wir diesen Vorgang in Asana verfolgen.“

Höhere Qualität durch Zusammenarbeit

Laut Jaime war eines der überraschendsten Ergebnisse der Nutzung von Asana die enge Zusammenarbeit und der Spaß, den die Teams an der Zusammenarbeit haben. „Wir können Links zu Protoypen von neuen Produkten und Designs, an denen wir gerade arbeiten, teilen, und andere Teams können Kommentare und Reaktionen dazu hinterlassen. Ich muss sagen, dass einige der Kommentare wirklich sehr amüsant sind.“ Doch sie ist auch beeindruckt davon, wie viel Arbeit mit Asana erledigt wird. „Es würde sehr lange dauern, alles aufzuführen, wofür unser Unternehmen Asana verwendet.“ Hier sind einige der Highlights:

• Produkt-Roadmaps: Das Overstock.com-Team erfasst jedes neue Projekt ab der Ideenfindungsphase in Asana, sodass alle von Anfang an über alle laufenden Arbeitsvorgänge Bescheid wissen.

• Digitales Marketing: Die SEO-, SEM- und kostenpflichtigen Werbestrategien von Overstock.com werden in Asana verwaltet.

• Einzelgespräche: Jeder Manager kann seine Gespräche mit seinen Mitarbeitern in Asana speichern; natürlich mit entsprechenden Datenschutzeinstellungen, sodass nur die richtigen Personen Zugriff haben.

• Teammeetings: Als Jaime begann, ihre Teammeetings in Asana zu verwalten, konnte sie einen enormen Anstieg der Produktivität der Meetings beobachten. Die Tagesordnung des Meetings wird in einem eigenen Projekt verwaltet, damit alle genau wissen, worum es geht.

Ganz besonders stolz ist Jaime auf die Qualitätssteigerung der Arbeit bei Overstock.com. „Das Ziel unseres Teams ist es, unseren Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Wenn ein Projekt in Asana erledigt wird, kann ich sicher sein, dass wir dieses Ziel erreichen.“