KENDO skaliert effektiv – und arbeitet schneller – mit Asana

Highlights

Herausforderungen

• Die Mitarbeitenden verwalteten ihre Arbeit in verschiedenen Tools, was es fast unmöglich machte, einen Überblick über die Arbeitsvorgänge zu erhalten. Dies ließ Teams isoliert und Führungskräfte im Unklaren.

• KENDO befindet sich in einer Zeit des schnellen Wachstums, und die Verwaltung der Arbeit in E-Mails und Tabellen konnte nicht mit dem Wachstum des Unternehmens skaliert werden.

• Ein Mangel an einheitlichen Prozessen bedeutete getrennte Arbeitsabläufe mit unklaren Fristen, die zu mangelnder Verantwortlichkeit und dazu führten, dass wichtige Arbeit übersehen wurde.

Lösung

• KENDO implementierte Asana als zentrale Informationsquelle, in der Mitarbeitende über Abteilungen und Positionsebenen hinweg einen Überblick darüber haben, was wann erledigt wird. Mit dem rasanten Wachstum kommt noch mehr Arbeit – diese zentralisierte Sichtbarkeit hat es ihnen ermöglicht, die wichtigsten Initiativen zuerst zu priorisieren, um ihre Marken auszubauen.

• Teams sind in der Lage, Prozesse zu optimieren, von der Erstellung von Marketingkalendern bis hin zur Automatisierung von IT-Anfragen in Backlogs, um ihre wichtigsten Aufgaben schneller zu erledigen. 

• Führungskräfte sind in der Lage, schnell Entscheidungen zu treffen, die die Blockierung der Arbeit aufheben und die Verantwortlichkeit in den Teams fördern, da sie Einblick in Aktualisierungen und Genehmigungsanfragen haben.

Ergebnisse

• 87 Arbeitstage eingespart: Allein durch die Verwendung von Asana hat KENDO schätzungsweise drei Monate Zeit eingespart, die zuvor jährlich für die Koordination der Arbeit aufgewendet wurden.

• 58 % mehr Zeitersparnis: Durch die Erweiterung der Anzahl der Mitarbeitenden, die Asana zur Verwaltung ihrer Arbeit verwenden, hat KENDO die Zeitersparnis in nur einem Jahr um 58 % erhöht.

• Aufbau stärkerer Marken: Mit kuratierten Asana-Projekten haben Marketingteams einen vollständigen Überblick darüber, was wo passiert, damit sie eine konsistente Kommunikation gewährleisten, Möglichkeiten zur Steigerung der Kampagnenwirkung erkennen und besser mit Kunden in Kontakt treten können.

Direkter Kundenkontakt durch abgestimmte digitale Aktivierungen

Die Ausrichtung von Inhalten und Botschaften über Teams und Kanäle hinweg ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für groß angelegte digitale Aktivierungen wie die Einführung neuer Produkte und Werbekampagnen. 

Durch die Abstimmung aller Aktivierungen auf der gesamten Website, im Performance-Marketing und im Kundenbeziehungsmanagementsystem durch asynchrone Arbeit in Asana kann das digitale Team jetzt mehr Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und die Optimierung der Arbeit zwischen den Teams identifizieren und so deren Wirkung steigern. 

Verbesserte (und erweiterte) Planung 

• In der Vergangenheit verwendeten Teams individuelle, statische Tabellen für die Planung und Festlegung von Zeitleisten. Die Arbeit fand isoliert statt, was sie verlangsamte und es schwieriger machte, sicherzustellen, dass alles erledigt wurde. Mit Asana hat das digitale Team einen kollaborativen, vernetzten Planungsprozess entwickelt, den es mit allen seinen funktionsübergreifenden Partnern einsetzt.

• Jetzt können sie nicht nur Aufgaben und Meilensteine für jede Aktivierung verfolgen, sondern auch ihren Prozess vorgeben, sodass nichts übersehen wird. 

Verbesserte Projekttransparenz und -verantwortung

• Das digitale Team nutzt Asana als „digitalen Kalender“, in dem alle digitalen Aktivierungen, die markenübergreifend stattfinden, angezeigt, verfolgt und unterstützt werden können. Dadurch erhalten sie einen einzigen, umfassenden Kalender, der den individuellen Kalender jedes Teams in einem einheitlichen Raum verbindet, sodass jeder weiß, wann welche Arbeit erledigt wird.

• Diese Einsicht in die Arbeit der anderen ermöglicht es ihnen, effektiver zusammenzuarbeiten, ohne dass zusätzliche Meetings erforderlich sind. Infolgedessen können sie die Reichweite über alle Kanäle hinweg maximieren und so ein konsistenteres und leistungsfähigeres Verbrauchererlebnis schaffen, das den digitalen Vertrieb unterstützt.

Mehr Verantwortlichkeit für reibungslosere Marketing-Workflows

Zuvor war der Workflow des Marketingteams fragmentiert und stützte sich stark auf E-Mails und Checklisten für das Projektmanagement. Es war schwierig, die Verantwortlichkeit zu fördern und einen ganzheitlichen Überblick über Pläne und Fortschritte zu erhalten, da sich jeder auf seine individuellen Aufgaben konzentrierte.

Asana ersetzte das unzusammenhängende System durch eine einheitliche, handlungsorientierte Plattform. Jetzt können sie alle an einem Ort arbeiten, um Social-Media-Aktivierungen, Influencer-Geschenke, Kampagnen und Erlebnismarketing durchzuführen.

Eine zentrale Informationsquelle

• Asana hat die Kommunikation über Projekte zentralisiert, den Genehmigungsprozess optimiert und die Arbeit, die zuvor im Durcheinander verloren gegangen ist, an die Oberfläche gebracht.

• Das Team kann den gesamten Arbeitsumfang in Echtzeit einsehen. Diese Transparenz hat die Verwirrung und Ineffizienz des alten Systems beseitigt, und Vorlagen stellen sicher, dass jedes Mal ein konsistenter Prozess mit klaren Zielen und Fälligkeitsdaten eingehalten wird.

• Da sie an einem Ort kommunizieren, arbeiten und alle Details sehen können, können die Teammitglieder wichtige Aufgaben leicht identifizieren und priorisieren, was die Gesamteffizienz und Verantwortlichkeit erhöht.

Richtig berechnete IT-Projekte beginnen damit, jedes Mal die richtigen Details zu erhalten

Zuvor war das IT-Team in einer kontinuierlichen Feedback-Schleife gefangen. Das Unternehmen wuchs schnell und ohne die richtigen Prozesse fehlten wichtige Informationen für Anfragen zum Projektumfang. So blieben Projekte oft in der Warteschlange stecken.

Mit Asana verfügt das IT-Team nun über einen strukturierten Ansatz, um Anfragen zu sammeln, zu priorisieren, Fristen zuzuweisen und den Kreislauf zu schließen. 

Optimierte Anfragen für effektivere Workflows 

• Das IT-Team hatte Schwierigkeiten, die Arbeit effektiv zu organisieren und zu priorisieren. Jetzt verwenden sie ein Asana-Formular für IT-Anfragen, das sich automatisch in eine Aufgabe mit benutzerdefinierten Feldern verwandelt, um die Informationen zu erfassen und zu markieren. Ein Projektmanager überprüft und plant jedes Projekt, wobei die Führungskräfte es vor dem Produktionsstart abzeichnen, um ein klares Start- und Enddatum für jedes Projekt zu gewährleisten.

• Indem sie ihre benutzerdefinierten Felder kuratieren, um sicherzustellen, dass sie von Anfang an über die genauen Informationen verfügen, die sie benötigen, haben sie unnötiges Hin und Her mit Beteiligten reduziert, um Anfragen abzuschließen.

• Dieser optimierte Prozess ermöglicht es dem IT-Team, bis zu 40 Projekte gleichzeitig zu verwalten.

Vollständige Barrierefreiheit

• Ältere Führungskräfte waren oft im Unklaren darüber, welche Arbeit ihre Teams anforderten, wie sie vorankamen und welche Details notwendig waren, um dem IT-Team bei der Priorisierung zu helfen. Jetzt können Anforderungsaufgaben zu mehreren Projekten hinzugefügt werden, sodass jeder – auch Führungskräfte – schnell und einfach auf Statusaktualisierungen oder relevante Informationen zugreifen kann.

• Mit diesem verbesserten Einblick in den Prozess kann das IT-Team jede Anfrage einsehen, die Informationen erhalten, die es benötigt, um sie genau zu erfassen, und Feedback von Führungskräften darüber erhalten, was basierend auf den Geschäftsanforderungen und den verfügbaren Ressourcen priorisiert werden soll. Jetzt haben sie kürzere handlungsorientierte Meetings für eine effektivere Priorisierung, die mit klar definierten Projekten enden.

Eine Lösung, die mit dem Team wächst

KENDO wächst und das Unternehmen braucht eine Lösung, die mit ihm wächst. Aus diesem Grund verwendet das Unternehmen Asana, um Prozesse zu systematisieren, Schritte zu automatisieren und die Arbeit zu optimieren. Mit einigen der bekanntesten und aufregendsten Marken unter ihrem Label können sich KENDO-Teams jetzt darauf konzentrieren, Kundenkäufe zu fördern und den Unternehmensumsatz mit gezielter, genau definierter Klarheit im gesamten Unternehmen zu steigern.