Jones Knowles Ritchie gestaltet Markendesigns mit Asana

Jones Knowles Ritchie (JKR) ist eine vielfach ausgezeichnete und weltweit tätige Designagentur. In den letzten 30 Jahren hat sie mit Kunden wie ABInBev, Dunkin’, Burger King und vielen weiteren Unternehmen an Markendesign, Strategieentwicklung, Verpackungslösungen, Werbung sowie innovativen Produkteinführungen zusammengearbeitet.

Mit einer bunt zusammengewürfelten Truppe aus 300 „unterschiedlich gesinnter Menschen“ in drei Zeitzonen arbeitet JKR im festen Glauben, dass Kreativität eine einzigartige Fähigkeit ist, die unweigerlich zu Innovationen führt. Für solche unkonventionelle Arbeit braucht man gute Organisation und höchste Effizienz auf betrieblicher Ebene – hier kommt Casey James ins Spiel. Als Head of Creative Operations in New York verbindet Casey einzelne Abteilungen miteinander und stellt sicher, dass alles glattläuft, intern und extern, sowohl für Teams als auch für Kunden. Sein Team leistet außerdem Unterstützung bei der Personalsuche, Ressourcenplanung und Technologieimplementierungen, und stellt dem Vorstand von JKR Informationen über laufende Projekte zur Verfügung, um ihn bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Als Casey Teil des Teams wurde, verwalteten die JKR-Mitarbeiter ihre Arbeit in mehreren Tools sowie in E-Mails, Tabellenkalkulationsprogrammen, Chats und über Meetings. Jedes Team hatte seine eigene Arbeitsweise und ein kontinuierlicher, effizienter Informationsfluss war ausgeschlossen:

• Mit Anfragen von vielen Seiten und über viele Kanäle hatten die Teammitglieder Probleme, herauszufinden, welche Aufgaben sie zu erfüllen hatten und waren gezwungen, sich dabei verschiedenster Informationsquellen zu bedienen.

• Es war schwierig, Genehmigungen einzuholen und viele Aufgaben blieben auf der Strecke.

• Die Führungsebene hatte keinen ausreichenden Überblick, weder über die Personalplanung noch über den Projektstatus.

Da es keine zentrale Informationsquelle gab, gab es auch keine standardisierten Arbeitsweisen. Insgesamt war die Zusammenarbeit erschwert und der Erfolg des Unternehmens nicht nachvollziehbar. Casey suchte also nach einer Work-Management-Plattform, auf der die Arbeit der New Yorker Firma verwaltet werden konnte und die darüber hinaus skalierbar war.

Die Kollegen konnten die Aufgaben nicht effektiv verfolgen. Wir hofften einfach, dass alle ihre Arbeit rechtzeitig und im richtigen Format abgaben.”

Die Suche nach einem zentralen Ort für die Arbeit

Casey brauchte ein Tool, das JKR zu einer Strukturierung der Arbeit, einer verbesserten Zusammenarbeit und neuen Wegen zur Verwaltung von Anfragen aller Art verhalf – er sah sich quasi gezwungen, den gesamten Arbeitsablauf zu standardisieren. Sein Hauptziel war es, dass jedes Team und jeder Mitarbeiter bei JKR das Tool nutzt. Und die Lösung musste auch für Prozesse mit mehreren beteiligten Teams funktionieren; die Einführung eines neuen Mitarbeiters zum Beispiel erforderte eine Zusammenarbeit zwischen dem einstellenden Manager, der Abteilung für Personalbeschaffung sowie den Personal- und IT-Abteilungen.

Casey evaluierte sämtliche Work Management Tools auf dem Markt und teilte sie in drei Kategorien ein: „zu wenig“, „zu viel“ und „genau richtig“ – und Asana war „genau richtig“. Casey stellte fest, dass es für ein breites Spektrum an Anwendungsfällen und Teams funktioniert, für Mitarbeiter mit unterschiedlichem technischen Vorwissen zugänglich ist, und mit Listen, Boards und der Zeitleiste für jedes Projekt mehrere Ansichten bietet, damit sich jeder die passende aussuchen kann.

Casey fand es außerdem überzeugend, dass Asana cloudbasiert ist und damit aktuelle Informationen von überall aus erreichbar sind. Und Asana verbessert die Plattform durch neue Funktionen immer weiter, was gerade Asana-Power-User bei JKR sehr zu schätzen wissen.

Mein wichtigstes Ziel war es, dass jeder Asana nutzt. Wenn wir zum Beispiel die Einführung neuer Mitarbeiter organisieren, verwenden wir Asana, um viele Teams in einem einzigen Prozess zusammenzubringen.”

Power-User und Asana Professional Services

Zum Start des Rollouts konzentrierte sich Casey zunächst auf ein einzelnes Team bei JKR, das sich bereits mit der Plattform auskannte. Er führte Benennungskonventionen und eine einheitliche Struktur ein, und weitete die Nutzung dann erfolgreich auf ein weiteres Team aus. Nach Monaten von Versuchen, Tests und der Gestaltung komplexer Abläufe wurde Asana schließlich vom gesamten New Yorker Büro von JKR genutzt. Spezifische Regeln und Prozeduren halfen den Teams, sich zurechtzufinden und zu verstehen, wann Asana statt E-Mails oder Slack genutzt werden sollte.

Während des umfassenderen Rollouts engagierte Casey Asana Professional Services (Dienstleistungen für Unternehmen). Durch diese Unterstützung und Expertise konnten Abläufe verbessert und optimale Arbeitsweisen festgelegt werden. Professional Services ermöglichte Einsichten über ein Framework für Change Management, Best Practices und Lösungen, um sicherzustellen, dass alle JKR-Teams die Funktionalitäten der Plattform voll ausnutzen können.

Casey achtete darauf, wer die Power-User waren, und ließ sie direkt vom Asana-Team von „Dienstleistungen für Unternehmen“ schulen. Dann versammelte er diese Power-User in der sogenannten „Asana-Meisterklasse“, und sie wurden zu Asana-Champions innerhalb von JKR. Die Asana-Meisterklasse bestand aus Mitarbeitern aus dem ganzen Unternehmen, ob Projektmanager, Producer oder Account Manager. Die Nutzung von Asana wurde in unterschiedlichen Teams erprobt und es zeigte sich, dass alle davon profitierten.

Das Team von „Dienstleistungen für Unternehmen“ bot uns erstklassige Lösungen. Diese Unterstützung und Expertise brachte unsere Arbeit weiter.”

Casey hebt hervor, dass es für einen erfolgreichen Rollout neuer Technologien wichtig ist, realistische Erwartungen und Ziele zu setzen. Bei der Implementierung von Asana visierte er drei Stufen an:

1. Navigation. Jeder kann sich in Asana orientieren und verstehen, was es leistet und wo Informationen zu finden sind.

2. Kompetenz und Konsistenz. Teams im ganzen Unternehmen nutzen Asana auf die gleiche Weise. Sie verwenden Benennungskonventionen und Tools wie Formulare für Anfragen.

3. Nutzung für Fortgeschrittene. Eine anspruchsvollere Stufe, bei der Mitarbeiter anspruchsvolle Abläufe und Funktionen nutzen, etwa die Integration von Adobe Creative Cloud und die Genehmigung von Design-Dateien in Asana.

Und auch Ermutigung ist während eines Rollouts angebracht. Casey achtet darauf, Mitarbeitern, die in Asana großartige Arbeit leisten, zu loben – sowohl öffentlich als auch persönlich.

Asana ist dynamisch. Die Plattform hat die Art und Weise verändert, wie Menschen ihre Arbeit sehen, verwalten, nachverfolgen und wie sie zusammenarbeiten.”

Asana hilft JKR bei der Skalierung

Inzwischen wird Asana in der New Yorker Niederlassung sowie von einer Reihe global zusammenarbeitender Teams in London und Schanghai genutzt. Ob ein Rebranding, 3D-Visualisierungen oder ein Fototermin – Projekte beginnen immer mit einer Mastervorlage, was enorm Zeit spart. Das Team fügt Aufgaben zu mehreren Projekten hinzu, und hält so Informationen über die Arbeit am gesamten Portfolio auf dem neuesten Stand.

Teams im ganzen Unternehmen nutzen Asana für viele Funktionen, unter anderem für kreative Zusammenarbeit, das Nachverfolgen und Weiterleiten von Anfragen, die Verwaltung freiberuflicher Mitarbeiter über interne Initiativen bis hin zur Kundenarbeit. Asana wurde zur Plattform, auf der einzelne Mitarbeiter auch persönliche Checklisten aufsetzen und sich selbst organisieren können. Von IT bis Design wird sie genutzt, um Arbeit aktiv zu gestalten und von A bis Z zu verwalten.

JKR hat außerdem ein Asana-Board namens „Teams Tools“ erstellt, wo interne Trainingsvideos, Richtlinien und Best Practices wie Konventionen für Dateinamen zu finden sind. Diese Hilfe zur Selbsthilfe gibt allen die Möglichkeit, wichtige Unterlagen zu finden, ohne danach fragen zu müssen, und spart so wiederum Zeit.

JKR hat Asana mit den anderen Werkzeugen in seinem Technologie-Stack integriert, um alle Anwendungen zu synchronisieren. Mit der Slack-Integration können sie Asana-Aktualisierungen sehen und aus Slack-Nachrichten Asana-Aufgaben machen; mit Asana + Outlook werden aus E-Mails Aktionen und Aufgabenkommentare; und die Integration von Asana + Miro erstellt Aufgaben aus Whiteboards von virtuellen Brainstorming-Sitzungen. Und wenn JKR die Integrationen später voll ausnutzt, kann die Everhour-Integration helfen, nachzuverfolgen, wie viel Zeit für eine Aufgabe oder ein Projekt aufgewendet wurde.

Das Management hat nun eine Übersicht über die Arbeit, und die Verwaltung von Projektressourcen ist präziser und reproduzierbarer geworden. Führungskräfte können sofort sehen, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nehmen wird und wie viele Aufgaben ihre Kollegen noch zu erledigen haben.

Und noch ein großer Vorteil: Casey erzählt, dass er immer seltener in sein E-Mail-Postfach schauen muss.

Als ich bei JKR angefangen habe, musste ich mich mit 30-50 E-Mails pro Stunde herumschlagen. Der Klassiker: ‚Wo ist diese oder jene Datei?‘ Dank Asana gehören diese E-Mails der Vergangenheit an.”

Asana hilft JKR, Risiken zu minimieren und ihre Agentur zu erweitern

Asana hat dabei geholfen, die Arbeit von JKR zu systematisieren. Wie wertvoll die Arbeit mit Asana ist, wurde insbesondere klar, als Teams aufgrund der COVID-19-Pandemie von zu Hause aus arbeiten mussten. Das System für Heimarbeit bei JKR New York unterscheidet sich minimal von der Büroarbeit – hauptsächlich, weil Asana bereits im Vorfeld implementiert wurde. Alles war transparent, nachverfolgbar, und von überall aus zugänglich, sodass die Arbeit nahtlos weiterging, als alle Mitarbeiter auf einmal ins Homeoffice wechseln mussten.

Laut der Umfrage zur Anatomie der Arbeit: Remote Teams haben beinahe zwei Drittel (62 %) der Vollzeit-Wissensarbeiter ihre Nutzung von Kollaborationstools verstärkt, und ein Fünftel solche Tools zum ersten Mal genutzt, als ortsunabhängige Arbeit im Jahr 2020 schlagartig zunahm. Aber JKR machte einfach nahtlos weiter, als die Pandemie begann.

Und auch über die Pandemie hinaus hat JKR jetzt ein ganzheitliches Verständnis davon, wie die Arbeit im Unternehmen idealerweise erledigt wird. Sie wird von ein und derselben Vision angetrieben, hat ein zentrales „Zuhause“, und lässt Menschen besser zusammenarbeiten – das hilft einerseits der Firma beim Skalieren und vereinfacht andererseits auch die Bereitstellung neuer Dienstleistungen für seine Kunden weltweit.

Es war schon fast Schicksal und glückliche Fügung, Asana Ende 2019 eingeführt und die Anwendung im Januar 2020 unternehmensweit ausgedehnt zu haben. Als wir dann auf Heimarbeit umschalteten, war es für viele der Teams ein weitgehend nahtloser Übergang. Asana half uns, Risiken zu minimieren und die Kontinuität zu wahren.”