Hudl schreibt seinen Leitfaden für Erfolg im Marketing mit Asana neu

Hudl stellt weltweit mehr als 4,3 Millionen Trainern, Sportlern und Sportanalysten eine Leistungsanalyse-Software zur Verfügung. Das Unternehmen ist in verschiedene Marktbereiche (z. B. Fußball, Basketball, Football) eingeteilt, um bestmöglich auf die Bedürfnisse der Kunden aus unterschiedlichen Sportarten eingehen zu können. Im Zentrum dieser Bereiche befindet sich das große Marketing- und Designteam von Hudl, das mit allen Bereichen zusammenarbeitet, um marktspezifische E-Mail-Kampagnen, Web-Projekte und noch viel mehr zu erstellen.

In seinen Anfangszeiten verließ sich Hudl auf ein Team von Vollzeit-Projektmanagern, das für die Verwaltung von Web-Entwicklungsprojekten wie E-Mail-Kampagnen, Veranstaltungsmaterialien und neuen Landingpages verantwortlich war. Das Team erledigte diese Arbeit mit einer fragmentierten Mischung aus Tabellen, älteren Projektmanagement-Tools und dem Intranet des Unternehmens. Durch diesen Prozess wurde die Ressourcenplanung sehr zeitintensiv und das Team hatte wenig Einblick in den eigenen Arbeitsumfang und die Prioritäten.

Als die Anzahl der Projekte des Teams anstieg, kam es immer häufiger zu Fehlkommunikation und schlechtem Erwartungsmanagement. Es gab keine einfache Möglichkeit, die Arbeit des Einzelnen zu koordinieren und zu verfolgen und es fehlte ein Überblick über die Projekte, die in der gesamten Abteilung stattfanden. Das brachte das Team dazu, nach einem Work Management Tool zu suchen, das die Transparenz, Kontrolle und Verantwortlichkeit der eigenen Arbeit fördern würde.

Die Suche nach der richtigen Lösung

Nachdem das Team in der Vergangenheit von Projektmanagement-Software enttäuscht worden war, konzentrierte es sich bei der Suche auf drei Hauptkriterien:

• Alles in Einem: Die Lösung musste eine einzige Informationsquelle bieten, in der man alle Prioritäten und Aufgaben aller Projekte und Sportmärkte einsehen konnte.

• Echtzeit-Sichtbarkeit von Teamressourcen: Die Lösung musste Projektmanagern auch ermöglichen, die Teamauslastung in Echtzeit einfach visualisieren zu können, damit die Arbeit besser aufgeteilt werden konnte.

• Berichte zum Fortschritt: Schließlich musste die Lösung Managern ermöglichen, die fertigen Arbeitspakete während eines jeden Sprints zu messen sowie zu sehen, wo Teams blockiert waren oder Gefahr liefen, eine Frist nicht einzuhalten.

Das Team wusste, dass es auf der richtigen Spur war, als es die starke und benutzerfreundliche Plattform von Asana entdeckte.

Es war so einfach Asana anzupassen. Wir mussten unsere Prozesse nicht besonders stark verändern, um die sofortigen Vorteile einer robusten, einzigen Informationsquelle für die Ressourcenplanung und das Projektmanagement zu erkennen. ”

Funktionen wie Workload und Aufgabenabhängigkeiten eignen sich perfekt, um allen Beteiligten mehr Einblicke in ihre Workflows zu geben. Währenddessen ermöglichen es andere Funktionen, wie die Erstellung von Genehmigungen und das Nachverfolgen von Arbeitsvorgängen in mehreren Projekten, Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt nahtlos an die richtige Person zu übergeben. Mit Asana hat Hudl Einblicke in eine bessere Arbeitsweise erhalten, wo es genau so einfach ist, auf sich verändernde Geschäftsbedürfnisse und -prioritäten zu reagieren wie Aufgaben zu einem neuen Board zu verschieben oder einem neuen Beteiligten zuzuweisen.

Den Leitfaden für Erfolg schreiben

Die Entscheidung wurde gefällt und Hudl ging eine Partnerschaft mit dem Customer-Success-Team von Asana ein, um für die abteilungsweite Einführung 30-, 60- und 90-tägige Implementierungspläne samt hoher Ziele für jede Stufe im Prozess zu entwickeln. Manche dieser Ziele beinhalteten die Ausrichtung auf neue Konventionen im Projektmanagement, um den Übergang zu Asana so nahtlos wie möglich zu gestalten. Der Customer Success Manager von Asana unterstützte das Marketingteam von Hudl bei diesem Prozess, sodass es die Veränderung für das restliche Team selbstbewusst durchführen konnte.

Das Customer-Success-Team von Asana war für unseren Implementierungsprozess unverzichtbar. Es hat sich Zeit genommen, um unser Geschäftsmodell zu verstehen, und uns gezeigt, wie wir praktische Workflows und Prozesse erstellen können, um Asana optimal zu nutzen. Ohne sie hätten wir es nicht geschafft. ”

Von da an ging es mit voller Kraft daran, in Asana die neuen Workflows von Hudl zu erstellen. Das Team begann langsam mit Testläufen bei Prozessen für die Annahme von Arbeitsanfragen und Web-Sprints in Asana, um zu verstehen, wie komplette Workflows funktionieren würden. Dann kodifizierten sie sie mit Regeln und Vorlagen. Dieser „Learning-by-Doing“-Ansatz bewies sich als unbezahlbar für die Einführung des Teams und ermöglichte es, neue Funktionen und Updates zu testen und zu implementieren.

Ein „Homerun“ für Produktivität

Heute läuft die gesamte Marketing- und Kreativarbeit samt der webbezogenen Entwicklung und Sprint-Projekten bei Hudl über Asana. Sie verwenden die Plattform für alles von der Kampagnenplanung bis hin zur Erstellung neuer Landingpages und konnten einen beträchtlichen Produktivitätszuwachs im gesamten Marketingteam verzeichnen.

Vor Asana hatten wir keine Möglichkeit, die abteilungsübergreifenden Arbeitsvorgänge aus unterschiedlichen Projekten zu erfassen. Jetzt können wir alles im Detail sehen und unsere Sprint-Vorhaben glasklar nachverfolgen. ”

Wo die Zusammenarbeit zwischen Personen und Teams aus unterschiedlichen Bereichen zuvor unübersichtlich war, hat Asana für Klarheit und Vorhersehbarkeit gesorgt.

• Das Team kann nun dank der Zeitleiste und Abhängigkeiten sehen, wie die Arbeitsvorgänge zusammenhängen und wann Materialien zur Übergabe bereit sind.

• Es wurden Feedback- und Überprüfungszyklen für mehrere Beteiligte mit Genehmigungen in den Projekt-Workflow eingebaut.

• Sie können den Projektumfang sehen und ihre Zeit durch Unteraufgaben und benutzerdefinierte Felder für den Aufwand besser verwalten. Wenn Projekte fertig und bereit für die Qualitätssicherung sind, verwenden sie Vorlagen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Felder überprüft werden.

Außerdem kann das Team mit Portfolios Sprints besser mitverfolgen und Daten zu Fertigstellungen sammeln, wodurch die Planung verfeinert und zukünftige Sprints optimiert werden können. Und wenn Teammitglieder unter Zeitdruck geraten, kann die Kapazität des Teams neu bewertet und die Arbeit mit Workload neu aufgeteilt werden, sodass niemand in ein Burnout gerät.

Auf der Überholspur zu einer sicheren und kollaborativen Zukunft

Neben der gesteigerten Produktivität ist einer der größten Vorteile von Asana das gestärkte Selbstvertrauen und Engagement des Teams. Das Arbeitspensum ist besser verteilt und Teammitglieder fühlen sich bestärkt, zusätzliche Arbeitsanfragen anzupassen, wenn sie sich auf andere Prioritäten konzentrieren müssen. Zudem hat die erhöhte Sichtbarkeit neue Kommunikationskanäle geöffnet und für Empathie im gesamten Team gesorgt.

Während Hudl weiterhin die Welt der sportlichen Leistungen rockt, freut man sich, auf diesem neu entdeckten Engagement aufzubauen. Egal, ob Asana die Lücken zwischen einzelnen Projekten und unternehmensweiten Zielen schließt, oder die persönliche Entwicklung und individuelle OKRs damit nachverfolgt werden: Das Unternehmen weiß, dass Asana das richtige Tool für sein All-Star-Team ist.