Das APAC PR-Team von HubSpot verwaltet das Programmmanagement mit Asana an einem Ort, um die Effizienz zu steigern

HubSpot ist eine führende Wachstumsplattform, die Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstsoftware vertreibt und ein leistungsstarkes kostenloses CRM bietet. Über 60.500 Kunden in mehr als 100 Ländern nutzen die preisgekrönte Software, Dienstleistungen und den Support von HubSpot, um die Art und Weise, wie sie Kunden gewinnen, ansprechen und begeistern, zu verändern.

Als Elissa Hudson 2018 die Leitung der PR-Abteilung von HubSpot für die Region Asien-Pazifik übernahm, hatte sie eine große Aufgabe vor sich. Sie arbeitet von Sydney, Australien, aus und ist als Teil des regionalen Marketingteams für den Aufbau der Markenbekanntheit für HubSpot verantwortlich. Im Rahmen ihrer Tätigkeit treibt sie die Medienberichterstattung in wichtigen Ländern in der gesamten APAC-Region voran.

Die manuelle Nachverfolgung der Aufgaben war verwaltungstechnisch ein Albtraum

Elissa arbeitete mit drei PR-Agenturen sowie verschiedenen Kollegen auf unterschiedlichen Kontinenten zusammen und unterstand direkt der Regionaldirektorin in Singapur. Sie war mit einer großen Anzahl von Aufgaben aus verschiedenen Zeitzonen gleichzeitig konfrontiert. Manchmal musste sie an 30 verschiedenen Medien-Storys gleichzeitig arbeiten, von denen jede einzelne zahlreiche Aufgaben umfasste, wie das Zusammentragen von Zitaten von Sprechenden, das Erstellen von Inhalten, die Bereitstellung von Bildern, die Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern und vieles mehr.

Elissa nutzte entweder Stift und Papier für tägliche Aufgaben oder Tabellenkalkulationsprogramme für das Projektmanagement, aber dieses manuelle System der Aufgabennachverfolgung war alles andere als ideal und hatte kritische Probleme zur Folge:

• Wichtige Aktionspunkte und To-dos für Beiträge in den Medien wurden übersehen, was zu verpassten Opportunities führte.

• Die Arbeit der Agenturen geriet ins Stocken, weil Aufgaben nicht schnell genug erledigt wurden.

• Es gab keine einheitliche Übersicht über den Fortschritt der einzelnen Medienbeiträge, was es schwierig machte, vorherzusagen, ob die monatlichen Abdeckungsziele erreicht wurden oder nicht.

Vom Chaos zum zentralisierten Management

Das Team benötigte ein Tool, das Story-Pipelines, persönliche To-dos und die Zusammenarbeit mit Führungskräften nahtlos verwalten konnte. Alle Aufgaben mussten eigenständig existieren, damit sie nicht übersehen wurden, und gleichzeitig war ein System erforderlich, das einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt bieten würde.

Asana bot eine intuitive und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, eine mobile App für die Planung von unterwegs und die Integration von zwei Tools, die für die Arbeit des Teams unerlässlich sind: Gmail und Slack. Am wichtigsten war jedoch, dass Asana die Standardisierung von Prozessen ermöglicht und Aufgaben in spezifischen Projekten und Boards zusammenführt. Dies ermöglichte die einfache Erledigung von Aufgaben und eine effektive Möglichkeit, die Entwicklungen in jeder Region nachzuverfolgen.

Effizienzsteigerung und bessere Einblicke

Der Alltag des Teams ist dank Asana jetzt völlig anders. Für Elissa beginnt alles mit ihrem morgendlichen Pendeln zur Arbeit, bei dem sie ihren Tag bequem mit der mobilen App von Asana planen und Prioritäten festlegen kann. Die Gmail- und Slack-Integration ermöglicht es ihr, Anfragen von Kollegen aus dem Ausland in nachverfolgbare Aufgaben umzuwandeln. Elemente, die den Input einer Führungskraft erfordern, können einfach zugewiesen und zur Tagesordnung des nächsten Einzelgesprächs hinzugefügt werden.

Bei der Arbeit mit Medien-Opportunities nutzt das Team die Vorteile von Asana-Projekten in der Boardansicht maximal aus. Alle Opportunities sind nach Regionen farblich gekennzeichnet und nach ihrem Entwicklungsstand kategorisiert. Das Team kann ganz einfach visualisieren, welche Stories derzeit in Arbeit sind, und Unteraufgaben zu Projekten hinzufügen, um sicherzustellen, dass kleinere Schritte nicht übersehen werden und zu Verzögerungen der Projekte führen.

Die Visualisierung hilft Elissa und ihrem Team auch, Einblicke darüber zu gewinnen, inwiefern ihre Arbeit tatsächlich zu den Zielen beiträgt. Früher musste sich das Team auf Tabellen verlassen, doch jetzt kann es schnell erkennen, in welcher Phase sich die einzelnen Opportunites befinden. Dies ermöglicht eine einfache Vorhersage darüber, wie weit eine bestimmte Story entwickelt ist oder wann eine Platzierung live gehen soll, was eine genauere Planung und Prognose über die Abdeckung ermöglicht. Wenn eine Lücke in der Pipeline-Abdeckung festgestellt wird, kann das Team die Leitung übernehmen und proaktiv Stories einbringen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Skalierung leicht gemacht

Elissa erweitert ihr internes Team, um die Medien-Abdeckung in den wichtigsten Regionen zu fördern. Sie nutzt Asana als Grundlage für das Onboarding und die Zusammenarbeit. Zunächst wird sie für die Leitung der Region Asien einen PR-Experten einstellen. Dieser Mitarbeitende ist Elissa direkt unterstellt. Asana dient als Verbindungsstelle, die die Arbeit der beiden verknüpft, damit sie unabhängig vom Standort und der Zeitzone zusammenarbeiten können.

Ein umfassender Einblick in Projekte und Prozesse ermöglicht auch einen reibungslosen Onboarding-Prozess, der es Elissa und ihrem wachsenden Team ermöglicht, HubSpot in der gesamten APAC-Region weiter zu skalieren.