Mit Asana bietet HelloFresh seinen Kunden innovative Rezepte

HelloFresh hat ein ambitioniertes Ziel: die Art und Weise, wie wir essen, für immer zu ändern. Das Ziel des Unternehmens ist es, jeden Haushalt mit vollwertigen, selbstgekochten Mahlzeiten zu versorgen – ohne Einkaufen und ohne große Mühe. Und das Unternehmen ist auf dem besten Weg, dieses Ziel zu erreichen. HelloFresh ist mittlerweile der weltweit größte Anbieter von Kochboxen und hat seit seiner Gründung in Deutschland im Jahr 2011 ein beachtliches Wachstum verzeichnet.

Innerhalb von nur einem Jahrzehnt hat das Unternehmen allein im Jahr 2021 rund 1 Milliarde Kochboxen an Kunden in 17 Ländern geliefert und damit einen jährlichen Nettoumsatz von 6 Milliarden Euro erzielt. Im Jahr 2017 schloss HelloFresh einen erfolgreichen Börsengang an der Börse Frankfurt ab und festigte seinen Status als weltweit beliebtester Anbieter von Kochboxen.

Um die Art und Weise zu verändern, wie wir essen, bietet HelloFresh Kochboxen, die alle Zutaten für eine selbstgekochte, gesunde und leckere Mahlzeit enthalten. Alles, was die Kunden für eine leckere Mahlzeit benötigen, wird genau geplant, zusammengestellt und ihnen zur gewünschten Zeit nach Hause geliefert. Dadurch lassen sich auch Lebensmittelabfälle vermeiden und die Kunden sparen Geld, da HelloFresh nur die genaue Menge an Zutaten kauft, die benötigt wird.

Technologie: Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei HelloFresh

Technologie ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die weltweite Expansion von HelloFresh. Wie das Unternehmen in seinem HelloTech-Blog mitteilt, nutzt es Technologie, um Mehrwert für seine Kunden zu schaffen. In dem Blog werden Themen wie Lieferkettenmanagement, Kubernetes-Cluster und Kafka für die Datenkoordination behandelt.

Die Lieferkette ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Unternehmen wie HelloFresh. Das Unternehmen muss stets hochwertige Zutaten für seine Kochboxen beschaffen und sich gleichzeitig an die sich ändernden Kundenvorlieben und die saisonale Verfügbarkeit der Zutaten anpassen.

Hierbei verlässt sich HelloFresh auf seine zwölfköpfige Abteilung zur strategischen Beschaffung, die die Einkaufsaktivitäten in der DACH-Region koordiniert. Um diesen komplexen Prozess zu managen, verwendet das Team Asana. Dadurch hat das Team immer den Überblick über alle Arbeitsschritte innerhalb der Abteilung und kann potenzielle Fehler vermeiden.

Asana ermöglicht erfolgreiche funktionsübergreifende Zusammenarbeit bei HelloFresh

Das strategische Beschaffungsteam arbeitet eng mit den Rezeptentwicklern von HelloFresh zusammen, um innovative, aber einfache, leckere und saisonale Mahlzeiten für die Kunden zu entwickeln. Diese Kooperation funktioniert wie folgt: Die Rezeptentwickler müssen wissen, welche Zutaten ihnen zur Verfügung stehen, und das strategische Beschaffungsteam muss in der Lage sein, diese Zutaten in ausreichender Menge zu beschaffen. Hinzu kommt die komplexe Aufgabe, die Zutaten zum richtigen Preis einzukaufen, da HelloFresh seinen Kunden frische und günstige Mahlzeiten garantiert. Außerdem wird Feedback von Kunden berücksichtigt, um die Qualität und Attraktivität der Rezepte kontinuierlich zu verbessern.

Es ist nicht einfach, die Beschaffung der Zutaten und die Entwicklung der Rezepte aufeinander abzustimmen. In seinem Hauptsitz in Deutschland verlässt sich HelloFresh daher auf Asana. So wird sichergestellt, dass die einzelnen Abteilungen (wie strategische Beschaffung und Zutatenentwicklung) ihre Aufgaben koordinieren und reibungslos zusammenarbeiten können.

Bevor HelloFresh seine Arbeit in Asana koordiniert hat, verließ sich das Unternehmen auf Tabellen, um die Beschaffung der Zutaten und den Inventarprozess aufeinander abzustimmen. Diese Tabellen wurden dann per E-Mail zwischen den einzelnen Teams ausgetauscht. HelloFresh war sich bewusst, dass sie diese kritischen Arbeitsschritte verbessern mussten. Das Unternehmen suchte einen Weg, die Kommunikation und das Verantwortungsbewusstsein zu verbessern und die besten Zutaten und Rezepte zu priorisieren, um so die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Heute kann jedes Teammitglied Asana nutzen, um auf Projekte zur Verwaltung des Zutateninventars zuzugreifen und dabei zu berücksichtigen, welche Zutaten nur zu bestimmten Jahreszeiten und nur für eine bestimmte Ernährungsweise verfügbar sind. Außerdem können Produkte, die für den rohen Verzehr nicht geeignet sind, von bestimmten Rezepten ausgeschlossen werden. Mit Asana sind alle Informationen über die Zutaten jederzeit und einfach zugänglich. Das hat dazu geführt, dass das Team schneller arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen kann.

Auch das Team für die Zutatenentwicklung nutzt Asana, um Anfragen nach neuen Zutaten mit dem strategischen Beschaffungsteam zu koordinieren und das Inventar zu verwalten, das in den Rezepten verwendet wird, die die Kunden bestellen. In einem geschäftigen Monat können mehr als 100 Anfragen nach neuen Produkten und Zutaten eingehen. Es gibt also viele dynamische Faktoren, die verwaltet werden, viele Teams, die miteinander zusammenarbeiten, und viele Arbeitsschritte, die erledigt werden müssen. HelloFresh DACH bietet beispielsweise 30 verschiedene Rezepte pro Woche. Flexibilität und Agilität sind also unverzichtbar.

Eine reibungslose Umstellung auf Asana

Laut Mónica Mora, einer Zutatenentwicklerin, verlief die Umstellung auf Asana einfach und reibungslos. „Bei der Einführung von Asana haben wir einen einfachen Wasserfall-Prozess verfolgt. Wir haben zunächst unsere gesamte Arbeit abgebildet und sie dann in Asana übertragen“, berichtet Mónica. „Dann haben wir ermittelt, wer in welcher Phase der Zutatenbeschaffung beteiligt ist und welche Einzelheiten und Unteraufgaben für jede Maßnahme zugewiesen werden müssen, um die Anfrage durchzuführen. Wir haben dabei versucht, den vorherigen Prozess so genau wie möglich nachzubilden, um einen reibungslosen Übergang für die Teammitglieder zu gewährleisten.“

Asana ist das perfekte Tool für das Zutaten-Team, sagt Mónica: „Wir greifen oft auf Regeln zurück, um die Schritte in unserem Prozess zu automatisieren. Eine Zutatenanfrage wird als Aufgabe in unserem Projekt abgebildet und sie durchläuft automatisch verschiedene Abschnitte und Phasen in unserem Workflow. Wenn die Anfrage in einen neuen Abschnitt verschoben wird, wird die Aufgabe automatisch dem Teammitglied neu zugewiesen, das für den nächsten Schritt verantwortlich ist. Wenn zum Beispiel eine Testmahlzeit fertiggestellt wurde, wird die entsprechende Aufgabe der Person zugewiesen, die für die Qualitätskontrolle zuständig ist. Anschließend wird die Anfrage verschoben und der strategischen Beschaffungsabteilung zugewiesen, die für den Einkauf des Produkts verantwortlich ist.“ So kann das Team sehen, in welcher Phase sich die Anfrage befindet und wer für den jeweiligen Schritt zuständig ist. „Sobald die perfekte Zutat getestet und genehmigt wurde, informiert Asana automatisch alle Beteiligten, dass die Zutat ins Repertoire aufgenommen wurde“, sagt Mónica. „Anschließend können unsere Rezeptentwickler die neue Zutat in neuen Mahlzeiten verwenden.“

HelloFresh optimiert seine Prozesse mit Asana

Durch die Einführung von Asana für die Zutatenbeschaffung und den Inventarprozess kann HelloFresh neue saisonale Rezepte schneller entwickeln und bereitstellen, die den Vorlieben der Kunden entsprechen. Mónica betont, dass mit Asana Aktionspunkte sichtbar und Verantwortlichkeiten klar sind und die Teammitglieder wissen, wann sie ihre Arbeit erledigen müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass Termine eingehalten werden, was letztlich allen die Arbeit leichter macht.

Eine köstliche Zukunft mit Asana

Nach den großartigen Erfolgen mit Asana integriert HelloFresh derzeit neue Prozesse in die Plattform, wie zum Beispiel die Aufnahme neuer Anbieter und die Aussonderung von Zutaten, um eine nahtlose Abstimmung auf die Zutatenanfragen zu ermöglichen. Mónica geht davon aus, dass Asana in Zukunft auch von anderen Teams noch mehr genutzt wird, wenn sie erst einmal die Vorteile sehen, die Teams der strategischen Beschaffung und der Zutatenentwicklung erleben. Andere Teams probieren Asana beispielsweise bereits für das Testen von Rezepten und die Berichterstattung aus. Für ihr eigenes Team plant Mónica, die leistungsstarken Features und zeitsparenden Berichtsfunktionen von Asana verstärkt zu nutzen, um innovative Rezepte für die sich ständig ändernden Vorlieben der Kunden zu entwickeln. Das klingt doch wirklich lecker.