Wie FOND OF seine vielen Einzelhandelsmarken mit Asana verwaltet

Vor acht Jahren fuhren vier Männer mit ihrer neuesten Kreation im Schlepptau durch Deutschland: der allererste ergonomische Rucksack für die Schule. Ihre Vision war es, ergonomische Rucksäcke – traditionell auf Erwachsene ausgerichtet – in die Klassenzimmer Deutschlands und der Welt zu bringen. Sie fuhren von Einzelhändler zu Einzelhändler im ganzen Land und machten sich daran, ihre frühen Produkte zu verkaufen und schnelle Rückmeldungen zu erhalten, um sich zu verbessern.

Das Produkt mit dem Namen „ergobag“ erwies sich als großer Erfolg. In den folgenden acht Jahren wuchs das Unternehmen von einem Produkt, das aus einem Auto verkauft wurde, zu acht separaten Taschenmarken, die weltweit Abnehmer finden. Heute verfügt jedes Grundschulklassenzimmer in Deutschland über mindestens eine ergobag und das Unternehmen achtet auf einen schnellen Feedback-Zyklus mit seinen Kunden und Händlern.

In diesem Jahr haben eben diese Gründer ihre mehr als zweihundert Mitarbeiter gefragt, was sie sich für den neuen High-Tech-Campus ihres Unternehmens erhoffen, der bald entstehen soll. Die Erwartungen sind hoch, da das Unternehmen für eine hervorragende Mitarbeitererfahrung bekannt ist. Es ist keine Überraschung, dass der Name des Unternehmens FOND OF ist.

Die Verbindung aller acht Marken ist die Unternehmens- oder Dachmarke von FOND OF sowie deren Arbeitgebermarke. Hinter diesen beiden außergewöhnlichen Marken steht Martin Steinbach, Head of Corporate and Employer Brand von FOND OF. Er stellt sicher, dass alle acht Marken unter der übergreifenden FOND OF-Marke verbunden sind und arbeitet daran, die Arbeitgebermarke von FOND OF für die Gewinnung von Top-Talenten bekannt zu machen. Martin balanciert beides wunderbar, weil er von der Unternehmenskultur und Arbeitsweise von FOND OF ebenso besessen ist wie vom Image der Unternehmensmarke. Schließlich ist er für die gesamte Unternehmens-PR von FOND OF verantwortlich, wie zum Beispiel die jüngste Neuausrichtung der Marke.

Engagement für Innovation und Wachstum

Und das nicht nur bei Rucksäcken, sondern auch bei Menschen! FOND OF war schon immer bestrebt, Innovationen voranzutreiben; schließlich waren sie das erste Unternehmen, das ergonomische Rucksäcke in den Unterrichtsraum brachte. Und man ist stolz darauf, mit seinen Entwürfen und Produktionsverfahren der Konkurrenz voraus zu sein. Im Laufe der Jahre haben sie von einem einzigen ergonomischen Rucksack für Kinder auf Rucksäcke für Kunden jeden Alters expandiert. Während ihres gesamten Wachstums haben sie sich der Nachhaltigkeit und Funktionalität verpflichtet.

Anstatt mit den Produkten anzufangen, beginnt die Innovation bei FOND OF schon lange bevor die Rucksäcke hergestellt werden: mit dem Mitarbeitererlebnis und der Arbeitgebermarke. Um das Wachstum und die globale Expansion ihres Produkts zu unterstützen, hat sich FOND OF schnell zu einem Team von zweihundert Mitarbeitern entwickelt, die alle im Hauptsitz in Köln arbeiten.

Es gibt einen unterstützenden Aspekt für unser Unternehmen, nämlich den, das wir Dinge gerne tun – ‚We are fond of things‘. Wir sind begeistert von unserer Arbeit und es spielt keine Rolle, ob es ein Rucksack oder eine Marke oder eine Website ist... Uns motiviert die Zusammenarbeit, nicht das Endergebnis.”

Um Mitarbeiter glücklich und zufrieden zu halten, wird häufig Feedback eingeholt und häufig werden Gruppenveranstaltungen geplant. Tatsächlich reiste das gesamte Unternehmen nach Vietnam, um den Produktionsprozess besser zu verstehen und das gesamte Unternehmen zusammenzubringen.

„Wir waren davon überzeugt, dass die Zusammenarbeit unserer Teams in Köln und Vietnam unser Team animieren und motivieren würde“, sagt Martin über die unternehmensweite Reise. Auch das Engagement von FOND OF für Transparenz bei Kunden und Mitarbeitern glänzte auf ihrer Reise: „Wir haben viel Zeit und Energie investiert, um die richtigen Partner in Asien zu finden“, erinnert sich Martin, „also wollten wir der Welt unsere Fabriken und fleißigen Mitarbeiter zeigen.“

„Schließlich leben wir in einer globalisierten Welt und wollten, dass unser Team und unsere Kunden verstehen, was es für ein deutsches Unternehmen bedeutet, seine Rucksäcke und Taschen in Vietnam zu produzieren“, sagt Martin.

Der innovative Ansatz von FOND OF, eine transparente, kollaborative und unterhaltsame Arbeitsumgebung zu schaffen, ist für ihren Geschäftserfolg von größter Bedeutung und macht sie auf dem deutschen Talentmarkt wirklich einzigartig.

Asana und das Mitarbeitererlebnis

Martin und sein Team wissen, dass man bei der Gewinnung und Einstellung der besten Talente seine Arbeitgebermarke darstellen und sich von der Konkurrenz abheben muss. Bei FOND OF setzt diese Marke auf Authentizität: Die Arbeitskultur authentisch zu portraitieren und einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem jeder Mitarbeiter sein wahres Selbst zeigen kann.

Wir sehen uns nicht nur als Hersteller von Rucksäcken. Stattdessen sind wir eine Plattform für Menschen, die etwas zusammen unternehmen.”

Das FOND OF-Personalteam verlässt sich bei allen organisatorischen Entwicklungsbedürfnissen auf Asana, von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bis zur Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf Unternehmensrichtlinien und -ereignisse. Vom ersten Tag an erhalten Mitarbeiter Zugriff auf ein Projekt mit Aufgaben für Neueinstellungen. Diese beschäftigen sich zum Beispiel mit dem, was sie in ihrer ersten Woche und ihrem ersten Monat erwartet, oder mit bevorstehenden Veranstaltungen, einer Erinnerung an ein Mittagessen mit ihrem Kollegen und mit allgemeinen Informationen über das Unternehmen. Sie enthalten auch Richtlinien für Reisekosten und Referenzmaterialien, die neue Angestellte möglicherweise später benötigen.

Durch die Einführung neuer Mitarbeiter am ersten Tag können sie sich mit dem Produkt vertraut machen, das im gesamten Unternehmen genutzt wird, und ebenso mit dem Ort, an dem sich alle Informationen befinden, die sie für den Erfolg benötigen. Die Einbindung eines solch wesentlichen Schritts in das Mitarbeitererlebnis hilft Neueinstellungen, sich sofort wie zu Hause zu fühlen, und versetzt die Personalabteilung in die Lage, ihre Zeit damit zu verbringen, ihre Prozesse für zukünftige Mitarbeiter weiter zu verbessern.

„Unsere Hauptpriorität bezüglich des Mitarbeitererlebnisses ist, dass sich jeder wohl fühlt, wenn er zur Arbeit kommt“, sagt Martin. Die Einführung neuer Mitarbeiter spiegelt die Prioritäten des Mitarbeitererlebnisses von FOND OF wider. Ihr Engagement für ein großartiges Mitarbeitererlebnis geht aber auch über den ersten Tag hinaus.

Unsere Hauptpriorität bezüglich des Mitarbeitererlebnisses ist, dass sich jeder wohl fühlt, wenn er zur Arbeit kommt.”

Indem sie sich auf Asana verlassen, um E-Mails zu reduzieren und sowohl Arbeit als auch Kommunikation an einem zentralen Ort zu halten, werden die FOND OF-Mitarbeiter nicht von endlosen E-Mail-Verläufen und Arbeit, die verloren geht, überwältigt. Mit Asana können FOND OF-Mitarbeiter reibungslos in die Firma einsteigen und ihre Ziele erreichen.

Die Verwaltung von acht Marken mit Asana

Sind die Mitarbeiter erst einmal auf Erfolg ausgerichtet, können sie besser zum Geschäftserfolg beitragen. Im Falle von FOND OF bedeutet das, ihre Unternehmensmarke, acht verschiedene Marken und ihre Arbeitgebermarke zu unterstützen.

Jedes Jahr hat FOND OF zwei große Markteinführungen – im Frühling und im Herbst – für jede ihrer acht Linien. Jede Marke hat ihr eigenes einzigartiges Team, bestehend aus einem globalen Markenverantwortlichem sowie einem Markenmanager, Marketingmanager, Designer, Verkaufsleiter und Produktmanager. Jedes Markenteam agiert wie ein kleines Startup und ist verantwortlich für den eigenen Vertrieb, das Marketing und die Kommunikation, das Design und das Produktmanagement.

Aber die Verwaltung von acht Marken ist keine Leichtigkeit, daher verwendet jedes einzelne Markenteam Asana, um alle seine Kampagnen und Starts zu verfolgen. Sie halten auch alle acht Marken auf einer Linie, indem sie intern so viel wie möglich von ihrer kreativen Arbeit abwickeln, vom Marketing bis zum Design und Sourcing. „Wir glauben, dass wir das beste Produkt produzieren, wenn wir den Prozess von Anfang bis Ende selbst durchführen“, sagt Martin. Alles vom Design für Print und Web bis hin zur Website-Entwicklung geschieht intern.

Teams verwenden Aufgabenvorlagen, um kreative Dienste wie Web- und Druckdesigns anzufordern. Sie füllen benutzerdefinierte Felder aus, um mehr Informationen für ihre Designer bereitzustellen, beispielsweise die Marke, den Status der Arbeit oder kreative Anforderungen. Wenn Designs fertig sind und die Arbeit den Entwicklern übergeben wird, verwenden sie Asana, um Tickets für ihre verschiedenen Web-Objekte zu verfolgen.

„Ohne Asana-Aufgabe kann ich keine Services bei unseren digitalen Teams bestellen. Dies ist das Formular, das ich ausfüllen muss, um jegliche Dienstleistungen im eigenen Haus zu erledigen.“

Sie nutzen ebenfalls ein Asana-Projekt, um alle ihre PR-Tätigkeiten zu verfolgen, von der Sammlung von Pressetexten und Fotos bis hin zur Fertigstellung der Kopie für die Presse. Alles, von der Entwicklung des Designs bis hin zur Veröffentlichung, zu verfolgen ist essentiell, um alle acht Marken auf Kurs zu halten, pünktlich zu liefern und diese unter der Marke FOND OF gleichermaßen auszurichten.

Martins Rolle als Head of Corporate Brand bedeutet, dass er dafür sorgt, dass alles unter die übergeordnete Marke von FOND OF passt, ebenso wie bei großen Projekten wie der kürzlich erfolgten Neuausrichtung der Marke. Das Nachverfolgen einer Markenneugestaltung, die sich auf alle acht Untermarken auswirkt sowie auf größere PR-Strategien, bedeutet, dass Martin zu jeder Zeit eine Menge Bälle zu jonglieren hat. Er verfolgt all seine Arbeit – von Pressemitteilungen bis hin zu Konferenzen und Content-Partnerschaften – in Asana. „Ohne Asana hätte ich aufgeben müssen!“, sagt Martin über FOND OFs kürzliche Neuausrichtung der Marke.

Jeden auf dem Laufenden zu halten, stellt alle zufrieden

Das Managen von acht Marken, einer Unternehmensmarke und eines innovativen Mitarbeitererlebnisses lässt viel Raum für Details, die übersehen werden könnten. Als das Unternehmen zur Zusammenarbeit hauptsächlich auf E-Mails angewiesen war, wurden E-Mail-Verläufe oft lang und schwierig zu verwalten. Die Teams kämpften dadurch mit mehr Arbeit rund um die Arbeit, und hatten so weniger Zeit für wirkungsvolle Aufgaben.

„Wenn man einer E-Mail mit mehr als einem Empfänger antwortet, produziert man noch mehr E-Mails als zuvor“, sagt Martin. Aber er und seine Kollegen sind viel zu sehr damit beschäftigt, die besten Produkte und Erfahrungen zu liefern, als das zuzulassen: „In Asana vermehren sich Gesprächsverläufe nicht“, sagt er. „Jeder Beteiligte kann informiert werden und man kann etwas auch nicht mehr folgen, wenn man möchte. Alle sparen Zeit und sind effizienter.“

Wenn die Mitarbeiter zufrieden sind, kann das FOND OF-Team jedes Jahr erfolgreiche Markteinführungen umsetzen und sich auf noch größere Aufgaben konzentrieren. Die Verwendung von Asana zur Verwaltung aller Arbeiten ermöglicht FOND OF kurze Reaktionszeiten, die einem Startup mehr ähneln als einem Unternehmen.

Ihre neueste Aufgabe besteht darin, einen neuen Campus für sechs- bis achthundert Menschen zu planen, in dem der FOND OF-Hauptsitz sowie weitere Unternehmen und ein Coworking-Space untergebracht werden sollen. Der Campus wird eines der am meisten digitalisierten Gebäude in Deutschland sein und jeder FOND OF-Mitarbeiter hat ihn mitgestaltet. Wir sind der Meinung, dass auch wir gerne dort arbeiten würden.