FOCUS Bikes: Maximale Beschleunigung mit Asana

Um in einem agilen Markt zu bestehen, stellt Asana die ideale Plattform dar ”

Bei FOCUS Bikes steht gemeinsam Radfahren an erster Stelle. Der Fahrradhersteller für Performances Bikes bietet Mountainbikes, Rennräder, E-Bikes und Pure Bikes für jede Art von Radfahrern an. FOCUS Bikes setzt aber auch intern auf eine agile und flexible Arbeitsweise. Als essentielle Grundlage für das Work-Management setzt FOCUS Bikes auf das Asana Work-Management-System.

Bei der Pon.Bike Gruppe dreht sich alles ums Fahrrad. FOCUS Bikes ist ein Tochterunternehmen der Pon.Bike Gruppe mit Firmensitz in Amsterdam, die zu den fünftgrößten Fahrradproduzenten weltweit zählt. Die Pon.Bike Gruppe wiederum gehört zu dem niederländischen Mischkonzern Pon Holdings mit insgesamt etwa 12.000 Mitarbeitern. So zählen weitere 10 Fahrradhersteller wie Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff und Urban Arrow mit Sitz in Europa, Nordamerika, Asien und Australien ebenfalls zur Unternehmensgruppe. Daneben gibt es weitere Standorte in Asien und das Produktions- und Montagewerk in Cloppenburg. Innerhalb der PON.Bike-Gruppe entwickelt, produziert und vermarktet jede Marke ihre Produkte eigenständig. Doch die Stärken und Erfahrungen der verschiedenen Marken werden von allen gemeinsam in einem internen Synergie-Netzwerk äußerst gewinnbringend genutzt.

In Stuttgart, dem Firmensitz der Marke FOCUS Bikes, halten rund 150 Mitarbeiter das Kerngeschäft mit Rennrädern und E-Bikes in Gang. Die Räder werden unter dem Slogan “Ride together. Ride beyond" vermarktet. Intern interagieren die Abteilungen Entwicklung, Produktmanagement, Marketing, Sales und Produktion über Grenzen hinweg mit allen anderen Standorten. Jeder Mitarbeiter, der mit FOCUS Bikes zu tun hat ist über Asana in reibungslose und schnelle Arbeitsprozesse einbezogen. Zudem sind 100 externe Partner wie Lieferanten und Agenturen ebenfalls in das Work-Management-System mit eingebunden.

Asana - das fehlende Glied in der Workflow-Kette

Als Patrick Lenkner 2017 zu FOCUS Bikes kam, arbeitete das Unternehmens-Netzwerk noch mit verschiedensten Werkzeugen - unter anderem mit E-Mails, Skype, Excel-Tabellen, Servern zur Datenspeicherung und Basecamp, was sich oft als recht fehleranfällig erwies. Waren Mitarbeiter im Urlaub, konnte nicht auf wichtige Dokumente zugegriffen werden, die jeweils nächsten Arbeitsschritte waren nur auf handschriftlichen ToDo-Listen vermerkt. Eine der ersten Aufgaben von Patrick Lenkner war, ein funktionierendes und transparentes Work-Management-System aufzubauen. So machte er sich auf die Suche nach einer Lösung, die alle Anforderungen der Nutzergruppe abbilden konnte. Teams sollten die Funktionen individuell nach Bedarf anpassen können, um einen geeigneten Workflow aufzusetzen. Gleichzeitig sollte das Tool bei den Arbeitsprozessen in die Tiefe gehen können. Unterschiedliche Ansichten, Listen, Boards und Timelines sollten für jedes Projekt, jeden Workflow und jede Abteilung anpassbar sein. Entscheidend war auch die Integration mit Google Workspace, da FOCUS Bikes mittlerweile vorwiegend mit Google Apps arbeitet. Für die Zusammenarbeit mit China war ein Tool erforderlich, das einen Zugang von dort ermöglicht. Und natürlich mussten auch die enormen Sicherheitsanforderungen des übergeordneten Pon Konzerns gewährleistet sein.

Zunächst prüften Patrick Lenkner und sein Vorgesetzter Ben Gerold vom Team Engineering gemeinsam mit der IT Abteilung mehrere Tools bis ins Detail. Sie suchten ein Werkzeug, welches wirklich alle Anforderungen abdecken konnte, damit am Ende kein zusätzliches Tool mit weiteren Funktionen mühsam integriert werden muss. Das sehr übersichtliche Design der Asana Plattform und der hohe Spaßfaktor bei der Nutzung weckten schnell ihre Aufmerksamkeit. Doch Asana bot weitaus mehr. Ein detaillierter Überblick über Timelines, übersichtliche Listen und strukturierte Board-Ansichten entsprachen klar den gewünschten Anforderungen.

Es gab während der Einführung Mitarbeiter, die darauf bestanden, ab sofort ausschließlich mit Asana zu arbeiten ”

Von der hohen Anwenderfreundlichkeit und den zahlreichen Optionen in Asana waren Patrick Lenkner und Ben Gerold enorm begeistert. 2018 kam folgerichtig die Einführung von Asana - zunächst nur in der Abteilung Engineering. Die 15 Mitarbeiter des Engineering-Teams nutzten das Tool bald für das gesamte Work-Management ihrer Abteilung. Von dort wurde die Begeisterung auch aufgrund der bereits erwähnten Synergie-Kultur bei Pon Bikes schnell in weitere Abteilungen getragen. Es ging sogar so weit, dass nach den ersten Schritten mit Asana manche Mitarbeiter nicht mehr bereit waren, zum alten Arbeitsstil zurückzukehren. Dies führte dazu, dass auf Anfrage nach und nach immer mehr Kollegen an Bord gebracht wurden. Die Arbeitsweise wurde dadurch wesentlich effizienter. Das Beste war: Die Mitarbeiter hatten sogar eine Menge Spaß dabei. Dennoch war die Einführung gut durchdacht und Patrick Lenkner wurde schließlich zum Asana Ambassador. So machte er intern Werbung, räumte Zweifel aus, bot Schulungen und regelmäßige Q&A-Sessions an. Besonders hilfreich zum Erlernen der neuen Gewohnheiten waren die konsequente Einhaltung der neuen Gegebenheiten und die regelmäßigen Rückmeldungen. Dadurch wurden Unklarheiten und Bedenken aufgelöst aber auch Erfolge und Ideen regelmäßig kommuniziert.

Es fällt nichts mehr durch - die Fehlerquote hat sich sehr stark verringert

Heute gilt das Engineering-Team als Ursprung und für die Verbreitung von Asana bei FOCUS Bikes. Aussagen wie “Es fällt nichts mehr durch - es gibt viel weniger Fehler als früher” beeindruckten die Mitarbeiter während der Rollout-Phase. Schnell war es Vergangenheit, in scheinbar endlosen E-Mail-Loops den Überblick zu verlieren und das bequeme Anklicken eines Like-Buttons macht immer wieder Freude. Von 2018 bis 2020 wurden alle Funktionen in Google Workspace und Asana gebracht. Die Bedeutung von E-Mails rutschte in der Folge deutlich nach unten, alle Links zu Google Drive Files und Channels sind heute zentral in Asana hinterlegt. So wurde alles auf ein gemeinsames Office-Setup ausgerichtet und FOCUS Bikes vernetzte sich über Asana mit allen Standorten und Partnern - ganz egal ob in Cloppenburg oder Asien. Innerhalb der Pon.Bike Gruppe ist FOCUS Bikes mit der Asana-Integration das große Vorbild. Andere Marken sind ebenfalls am Start und wollen Asana in ihre Arbeitsabläufe einbinden. Neben FOCUS Bikes ist das Tool aktuell im Produktionswerk Derby Cycle und bei Kalkhoff im Einsatz. Gazelle und Pon.Automotive haben ebenfalls bereits Interesse bekundet.

Je mehr Mitarbeiter mit Asana arbeiten, desto mehr Spaß macht es und desto besser funktioniert es. Alle Mitarbeiter sollten an Bord genommen werden. ”

Asana radelt bei allen Projekten und Workflows mit

Asana unterstützt alle Aspekte eines Projekts, sei es in den SCRUM Workflows, in Team Meetings, bei Reportings von der Ideenfindung über Preisfindung bis hin zur Serienproduktion. Seit Implementierung profitiert FOCUS Bikes von mehr Transparenz und verbesserten Durchlaufzeiten, einer höheren Produktivität, weniger Missverständnissen und einer deutlich geringeren Fehlerquote.

Als im März 2020 Corona-bedingt alle Mitarbeiter angewiesen wurden, auf Home-Office umzustellen, war FOCUS Bikes durch die erfolgte Umstellung auf Asana bestens vorbereitet. Die Mitarbeiter klappten einfach ihre Notebooks zu, gingen nach Hause und arbeiteten nahtlos genau da weiter, wo sie im Büro aufgehört hatten. “Dank Asana war die Situation relativ entspannt.”, attestiert Patrick Lenkner. “Die Mitarbeiter waren stolz auf die fortschrittliche und standortunabhängige Arbeitsweise.”

Es war als hätten wir vom kommenden Corona-bedingten Home-Office gewusst und konnten es eineinhalb Jahre im voraus vorbereiten. Wir hatten das perfekte Timing ”

Von der Entwicklung direkt zum Fließband mit Asana

Durch die Konzernstruktur gibt es die Schnittstelle zu Industrial Engineering im Produktions- und Montagewerk Derby Cycle. Dort werden die von FOCUS Bikes eingereichten Entwicklungen aufbereitet, um dann in die Fließbandfertigung zu gehen. Asana ist als wichtiger Bestandteil in diesen Arbeitsprozess mit einbezogen. Zunächst wird ein “Pilotfahrrad” gebaut. Dabei zeigen sich alle Herausforderungen, um die Serienfertigung vorzubereiten. Die Organisation des Pilotfahrrads, die Erfassung aller möglichen Hindernisse und die Abarbeitung finden komplett in Asana statt. Das ist ein großer Schritt, bei dem Asana mithilft, die Ergebnisse der Büroarbeit direkt in die Produktion zu übertragen. Am Ende steht das fertige Fahrrad. Eines der ersten Bikes, das mit Asana mittels Industrial Engineering so hergestellt wurde, wurde übrigens von einem Asana-Mitarbeiter gekauft.

Asana ist wie Business Social Media. Es funktioniert wie Instagram und darin machen wir jetzt unsere Projekte. Das ist sehr cool”

FOCUS Bikes macht das Rennen im Fahrradmarkt mit Asana

Als die Asana-Einführung bei FOCUS Bikes gestartet wurde, bestand das Team aus 30 Mitarbeitern. Doch durch die boomende Nachfrage nach Fahrrädern hat FOCUS Bikes eine Startup-typische Wachstumsphase hinter sich. Nach nur zwei Jahren sind heute 150 Mitarbeiter im Einsatz. Der Kontakt zu anderen Pon.Bike Firmen hat sich zusätzlich intensiviert. Diese enorme Wachstumsphase wurde von Anfang an in Asana vorangetrieben.

Der Fahrradmarkt erlebt einen enormen Boom machte das einfache Fahrrad immer mehr zu einem Lifestyle-Produkt. FOCUS Bikes ist ambitioniert, das richtige Fahrrad für den Kunden mittels agilem Work Management möglichst schnell zu entwickeln und auf den Markt zu bringen. Ist beispielsweise im April eine neue E-Bike Technologie verfügbar, will FOCUS Bikes spätestens im Mai Fahrräder mit genau dieser Technologie auf den Markt bringen und nicht erst ein Jahr später. Das richtige Fahrrad mit der richtigen Qualität soll zum richtigen Zeitpunkt auf den Markt kommen. Hier lebt FOCUS Bikes das selbst aufgestellte Mantra “Right Bike. Right Time. Right Quality”. Dieser äußerst agile Workflow wird massiv durch Asana unterstützt und untermauert den Erfolg von FOCUS Bikes.

Asana unterstützt FOCUS Bikes in einem sich schnell ändernden Markt

Patrick Lenkner sieht weitere enorme Herausforderungen für die Branche. Da gab es zum einen die Havarie am Suez-Kanal, der Luftfrachtverkehr ist ohnehin eingeschränkt und Corona zeigt weitere nicht nur für die Wirtschaft schädliche Auswirkungen. Da gewohnte Lieferketten nicht mehr intakt waren, kam es zu erheblich erhöhten Lieferzeiten für bestimmte Fahrradteile. Demgegenüber steht die weltweit hohe und weiter steigende Nachfrage nach Fahrrädern. Die Gründe für den Nachfrageanstieg sind vielschichtig. Viele Länder implementieren alternative Verkehrskonzepte und investieren unter anderem in den Ausbau der Infrastruktur für Fahrräder. Fahrrad fahren ist dadurch hoch attraktiv geworden. Immer mehr Menschen fahren mit E-Bikes und sehen eine kostengünstige und gleichzeitig umweltschonende Alternative zum Auto oder zu öffentlichen Verkehrsmitteln. Der Begriff Mobilitätswende ist in aller Munde. Weil die Technologiebranche Einzug in die Fahrradproduktion hält und Technologiesprünge immer häufiger stattfinden, werden die Innovationszyklen immer kürzer. Das Rad wird wortwörtlich immer öfter neu erfunden. Um in diesem Umfeld zu bestehen, ist eine agile und extrem vorausschauende Planung nötig. Asana stellt zur Bewältigung dieser Anforderungen eine ideale Plattform dar.

Asana macht mindestens so viel Spaß wie Radfahren

Das junge Team von FOCUS Bikes hat einen eigenen Spirit. Am meisten Spaß haben sie daran, das richtige Bike auf den Markt zu bringen und auch gemeinsame Ausfahrten damit zu machen. Folgende Asana-Funktionen sind seit dem Roll-Out besonders beliebt und im steten Einsatz:

• My Tasks: Damit ist jeder in der Lage, seine persönlichen To-dos selbständig über zahlreiche Projekte hinweg zu managen.

• Portfolio und Dashboards: Um den Überblick über zahlreiche Projekte zu behalten.

• Xtra Delight: Sobald eine Aufgabe erledigt ist, fliegen jede Menge Daumen und Einhörner durchs Bild.

Was hätte man rückblickend anders machen können?

Sicherlich viel. Aber Patrick Lenkner würde heute das Roll-Out von Asana genauso handhaben wie vor 3 Jahren. “Es war einfach perfekt, die Einführung nicht sofort in der ganzen Firma zu machen. In einer einzigen Abteilung haben wir es geschafft, dass das Tool richtig rund lief. Das macht Spaß.” Ein von oben angeordnetes Roll-Out von Asana hätte zu einem anderen Ergebnis geführt. Wertvolle Zeit, sich eingehend mit dem Tool zu beschäftigen, alle Hacks und Kniffe kennenzulernen, hätte gefehlt. Durch die schrittweise freiwillige Einführung konnte Asana organisch in das Work-Management von FOCUS Bikes hineinwachsen. Der heiße Tipp von Patrick Lenkner für ein Asana-Rollout lautet:

Fangt schnell an! Sammelt schnell Erfahrungen! Und adaptiert Asana an Eure individuellen Bedürfnisse! ”