Das Marketingteam von CityFibre verbessert den Einblick in alle Arbeitsvorgänge und optimiert Prozesse mit Asana

CityFibre läuft so reibungslos wie seine Netzwerke. CityFibre ist Großbritanniens drittgrößter Anbieter für digitale Infrastrukturen. Das Unternehmen bietet Breitbandanschlüsse für Geschäfts- und Verbraucherdienstleister, lokale Behörden und Mobilfunkbetreiber und verfügt über bestehende Netzwerke in mehr als 70 Städten und Gemeinden. Zurzeit läuft der Ausbau einer frei zugänglichen Glasfaserinfrastruktur für bis zu 8 Millionen Haushalte und Unternehmen.

Victoria Sanches, Marketing Operations Manager, und Liz Dean, Senior Marketing Operations Manager, kamen 2019 zu CityFibre, wobei Victoria Teil des Corporate Marketing and Communications Teams ist und Liz zum Consumer Team gehört. Diese beiden Teams arbeiten mit internen und externen Zielgruppen, zu denen sowohl Privatpersonen als auch Bauträger, wichtige Interessenvertreter der Stadt, Baupartner und mehr zählen.

Um den rasanten Aufstieg von CityFibre aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass das Team Zugriff auf die Informationen hat, die es für die optimale Betreuung der verschiedenen Zielgruppen braucht, benötigten beide Marketingteams ein Workflow-Management-Tool, das die Zusammenarbeit vereinfacht.

Mit Asana haben wir Klarheit und die Gewissheit, dass wir mit aktuellen Informationen zu Projekten und Aufgaben arbeiten, um gemeinsam unsere Ziele zu erreichen.”

Effiziente Prozesse für eine erfolgreiche Zukunft

Eine der Schlüsselaufgaben von Liz und Victoria ist es, die Arbeitsabläufe der Marketingteams zu verbessern. Das wollen sie durch die Optimierung von Prozessen und Plattformen, durch neue Erkenntnisse und die Anpassung bisheriger Ansätze erreichen.

Victoria hatte in der Vergangenheit bereits mit Projektmanagement-Tools gearbeitet. Sie erkannte, dass das bei ihrem Einstieg bei CityFibre eingesetzte Tool nur grundlegende Funktionen bot und stellte fest, dass es andere Tools gab, die besser zu den Anforderungen des Teams passten.

Gemeinsam erstellten Victoria und das Team eine Liste mit Herausforderungen beim Work Management, die es zu bewältigen galt, damit jeder Bestleistungen erbringen konnte. Die Verwendung von Tabellen zum Nachverfolgen der Arbeit führte zu unnötigem Aufwand und machte es schwierig, schnell zu erkennen, wer woran arbeitete. Außerdem war es für einige Mitarbeiter dadurch schwer, benötigte Informationen zu finden.

Insgesamt ging zu viel Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ verloren: Aktivitäten wie die Suche nach Informationen, das Einholen von Status-Updates und die Kommunikation über die Arbeit kosteten viel Arbeitszeit. Die Marketingteams von CityFibre sind nicht die einzigen, die festgestellt haben, dass die Arbeit rund um die Arbeit den Tag bestimmt – weltweit nimmt sie laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit fast zwei Drittel (60 %) der Arbeitszeit von Angestellten in Anspruch.

Angesichts des rasanten Wachstums des Unternehmens brauchten die Marketingteams von CityFibre ein Tool, das ihnen die benötigten Informationen und Verantwortlichkeiten übersichtlich zur Verfügung stellte.

Hohe Anforderungen an Work Management

Die Marketingsteams von CityFibre benötigten ein Arbeitsmanagement-Tool, das folgende Anforderungen erfüllte:

• Klarheit darüber, wer was bis wann erledigt

• Organisation von Projekten, Aufgaben und dringenden Anfragen nach Priorität

• Ein zentraler Ort für die gesamten Arbeitsvorgänge zur Sicherstellung eines einheitlichen Branding

• Geeignet für die Verwaltung externer Agenturen und Zulieferer

• Umstrukturierung ihrer Prozesse für Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Genauigkeit

Nachdem das Team eine Reihe von Plattformen in die engere Wahl gezogen und getestet hatte, fiel die Wahl auf Asana, da es sich als hervorragende Lösung für die Bedürfnisse des Marketingteams erwies. Und Integrationen wie Office 365 sorgen für eine einfache Kompatibilität mit den bestehenden Anwendungen von CityFibre.

Sanfter Umstieg

Victoria und Liz begannen die Umstellung ihrer Teams auf Asana, indem sie ihren Produktionsmanagementprozess für Kreativinhalte auf die Plattform verlagerten. Dieser findet gemeinsam mit einer externen Designagentur statt. Nachdem sie sich eingehend damit beschäftigt hatten, wie dieser Prozess mit Asana am besten strukturiert werden konnte, holten Liz und Victoria auch weitere Teammitglieder an Bord von Asana.

Victoria und Liz wussten, dass die Vorteile von Asana die Teammitglieder überzeugen würden, sobald sie die Funktionen der Plattform selbst sehen würden. Also präsentierten sie ihnen die Vorteile von Asana:

• Sie erstellten interne Testimonials und Anwendungsbeispiele, um das Potenzial von Asana zu veranschaulichen und die „Mundpropaganda“ zu fördern.

• Sie machten die Einführung von Asana zu einem gemeinschaftlichen Projekt und gaben dem größeren Team Inputs, wie die neuen Prozesse funktionieren konnten.

• Sie befürworteten eine Phase des Experimentierens und Testens, damit Teams ein Gefühl dafür entwickeln konnten, wie sich Asana an ihre Bedürfnisse anpassen ließ. Das beinhaltete auch die Einrichtung einer Sandbox-Umgebung.

• Sie ernannten in jedem Team einen Asana-Champion, der der erste Anlaufpunkt für Fragen und Tipps ist.

• Sie ermutigten die Nutzer, das Asana Ambassador-Training zu absolvieren.

Planung, Nachverfolgung und Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Asana

Heute nutzen alle Mitarbeiter des Corporate-Marketing- und Consumer-Teams Asana für die Produktion kreativer Inhalte, PR-Prozesse, Social-Media-Planung und mehr. Mit Asana hat das Marketingteam von CityFibre Folgendes entwickelt:

• Einen städtischen PR-Kalender, der ein Asana-Board nutzt, um den PR-Prozess von der ersten Anfrage für eine Pressemitteilung bis hin zur Übergabe an die Presse zu automatisieren. Der Wechsel von E-Mails zu Asana hat dazu geführt, dass die einzelnen Arbeitsschritte nahtlos ineinander übergehen. Dabei werden Aufgaben den Teammitgliedern genau dann automatisch zugewiesen, wann sie benötigt werden, und alle Informationen sind an einem Ort für jeden einsehbar.

• Verschiedene Marketing-Kampagnen, sowohl intern als auch extern, unter Verwendung von Asana, um das Arbeitspensum zu verwalten und Ressourcen mit externen Agenturen genau zuzuweisen. Asana spielte eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der eng getakteten Weihnachtskampagne „Christmas Connections“, die nach nur zwei Monaten Vorbereitung gestartet wurde. Außerdem war es essenziell für die Entwicklung von "The CityFibreWay", einer internen Initiative, die die Unternehmenskultur definiert.

• Einen Social-Media-Kalender, der funktionsübergreifende Teams über ein Asana-Board verknüpft, um Planung, Freigaben und Management zu koordinieren. Asana fungiert als ein einziger, zentraler Ort, um alle geplanten Kampagnen, Beiträge, Ad-hoc-Anfragen und Pressemitteilungen samt deren Entwicklung und automatisierten Genehmigungsprozessen zu sehen. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Freigaben erfolgen, bevor Inhalte veröffentlicht werden.

• Einführungsprozesse für neue Teammitglieder, mit einer Schritt-für-Schritt-Checkliste, die neue Mitarbeiter am Anfang abarbeiten müssen. Die Zentralisierung und Standardisierung des Einführungsprozesses durch Asana bedeutet, dass neue Mitarbeiter, die ortsunabhängig arbeiten und vielleicht weit vom Unternehmensstandort entfernt sind, eine zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Unternehmensinformationen haben. Das reicht vom Kennenlernen von Teammitgliedern über Anmeldedaten und Links und hilfreiche Ressourcen bis hin zum Lern- und Entwicklungsportal von CityFibre – sie haben alles an einem Ort.

Planung, Nachverfolgung und Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Asana

Zudem konnte das Marketingteam dank der Regeln und Formulare in Asana unzählige Stunden einsparen.

Regeln und benutzerdefinierte Felder haben es ihnen ermöglicht, die Zuweisung neuer Aufgaben zum richtigen Projekt in Asana zu automatisieren. Dadurch sehen die verschiedenen Teams sofort alle Informationen, die sie brauchen. Die Verwendung von Regeln bedeutet auch, dass sie unterschiedliche Ansichten für verschiedene Teams einrichten können. Während das PR-Team beispielsweise alle Dokumente für ein bestimmtes Vorhaben einsehen kann, sehen die regionalen Marketingteams nur die für sie relevanten Inhalte. Das erhöht die Sichtbarkeit der jeweils benötigten Informationen und verbessert die Effizienz.

Inzwischen verwendet das Team benutzerdefinierte Formulare, um Briefings für neue Aktivitäten zu standardisieren und zu vereinfachen. Die Verwendung von Formularen hat sich als besonders wertvoll erwiesen, wenn es darum geht, Informationen an Agenturen zu senden. So kann CityFibre neue Briefings verwalten und sicherstellen, dass alle Informationen vorhanden sind, bevor sie sich an die Arbeit machen.

Insgesamt hat Asana die Übersicht und Effizienz der Marketingteams von CityFibre verbessert. Sie verbringen weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit und können sich stärker auf die Umsetzung ihrer Projekte konzentrieren.

Dank Asana können wir unsere bewährten Prozesse problemlos für alle Arbeitsanfragen anwenden. Das bedeutet, dass wir nicht jeden Schritt eines neuen Projekts mikromanagen müssen, um sicherzustellen, dass wir die richtigen Arbeitsabläufe verwenden und die gewünschten Ergebnisse erreichen. Wenn ein Projekt einem früheren Projekt ähnelt, sind alle Schritte, Regeln und Rahmenbedingungen in Asana vorhanden und wir müssen sie nur noch duplizieren. Und wenn es sich um etwas völlig Neues handelt, können wir ein Projekt ganz einfach neu erstellen und an die jeweiligen Anforderungen anpassen.”

Schnellere Prozesse für CityFibre und das Vereinigte Königreich

CityFibre befindet sich mitten in einem riesigen Mobilisierungsprozess, bei dem in diesem Jahr Dutzende neuer Gigabit-Städte erschlossen werden. Diese ehrgeizigen Wachstumspläne stehen für das Unternehmen im Mittelpunkt, weshalb es Lösungen zur Optimierung von Prozessen in jedem Arbeitsbereich benötigt. Die Marketingabteilung stellt die eigenen Erfahrungen mit den Vorteilen von Asana anderen Teams zur Verfügung und sucht nach Möglichkeiten, wie auch weitere Teams von der Plattform profitieren können.

Mit optimierten und leistungsstarken Prozessen, die die Arbeit hinter den Kulissen beschleunigen, kann CityFibre seine Mission, Gemeinden in ganz Großbritannien mit blitzschneller Infrastruktur zu versorgen, jetzt besser denn je umsetzen.