Das Customer Events Team von Autodesk ist mithilfe von Asana um 50 % effizienter

Auch wenn durch die COVID-19-Pandemie alle Präsenzveranstaltungen auf der ganzen Welt vorübergehend eingestellt wurden, nutzt Autodesk Asana weiterhin für digitale Veranstaltungen und technische Anfragen und optimiert damit den Planungsprozess für seine künftigen Präsenzveranstaltungen.

Autodesk entwickelt Software für Menschen, die Dinge herstellen – von Wolkenkratzern über Sportautos bis hin zu Smartphones. Ihre Tools für 3D-Design, Engineering und Konstruktion versammeln eine weltweite Gemeinschaft auf den Veranstaltungen von Autodesk: Mehr als 30 Industriemessen pro Jahr und drei Benutzerkonferenzen – Autodesk University (AU). Die AU-Veranstaltung in Las Vegas verzeichnet mehr als 12.000 Teilnehmer.

Das 30-köpfige Global Customer Events Team von Autodesk kümmert sich um die Logistik jeder Veranstaltung, und die Projektmanagement-Organisation (PMO) sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft. Die PMO bearbeitet Anfragen von anderen Kollegen bei Autodesk, überwacht die Zeitpläne und koordiniert die Entwicklung neuer Veranstaltungstechnologien, wie z. B. einer Registrierungswebsite oder einer mobilen Konferenz-App.

Bisher fehlte dem Global Customer Event Team ein zentrales Projektmanagement-Tool zur Erfassung von Zeitabläufen, Arbeitsanfragen und Besprechungsnotizen. Die Informationen wurden in Datensilos aufbewahrt, was zu diesen Problemen führte:

• Unsicherheit über Verantwortlichkeiten und Fristen, mit der Folge einer ineffizienten Planung und mehr „Arbeit rund um die Arbeit“

• Zeitverschwendung bei der Suche und Neuerfassung von Informationen von einzelnen Eventmanagern, statt einer zentralen Informationsquelle

• Mangelnde Konsistenz beim Zuständigkeitenwechsel unter den Teamkollegen, mit der Folge fehlender Dokumentation und verlangsamter Ausführung

Joël St-Pierre, Leiter der PMO-Abteilung für Global Customer Events, suchte nach einem Work Management Tool, das sowohl eine solide Plattform für die Arbeit seiner Abteilung bot, als auch das Verantwortungsbewusstsein und die Effizienz des gesamten Veranstaltungsteams förderte.

Verantwortungsbewusstsein, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind die wichtigsten Vorteile eines guten Projektmanagements und der richtigen Tools. ”

Ein Tool so einfach, dass jeder es nutzen kann

Joël wollte eine Plattform, die jedes Teammitglied im Handumdrehen erlernen kann. Sie hatten in der Vergangenheit bereits andere Tools eingesetzt, aber die meisten waren zu komplex, um sie langfristig zu implementieren. Eine einfach zu bedienende Anwendung sollte die Arbeit des gesamten Teams vereinen, sei es für die Planung von Veranstaltungen, die Abwicklung von Arbeitsanfragen oder einfach für effektivere Meetings. Joël musste sicherstellen, dass alle Zeitvorgaben und Projekte abgedeckt waren und dass alle Informationen möglichst nachhaltig abgelegt wurden, sodass ein Projekt auch dann erfolgreich weitergeführt werden konnte, wenn ein Teammitglied zu einem anderen Projekt wechselte.

Wir hatten nicht die Möglichkeit, dem Team ausführlich ein neues Tool beizubringen, deshalb wollten wir etwas finden, das leicht zu erlernen ist oder das die Leute bereits nutzten. ”

Weniger E-Mails? Ich bin dabei!

Joël entschied sich schließlich für Asana, weil es benutzerfreundlich ist und alle Funktionen umfasst, die das Global Customer Event Team für seine Arbeit benötigt. Um es auch anderen Teams von Autodesk University nahezubringen, entwarf er eine Zeitleiste für die Produktionsabläufe und benutzte sie bei den Meetings. Im Rahmen der Asana-Grundlagenschulung erlernten die Mitarbeiter den Umgang mit Asana und Joël führte die Teilnehmer persönlich durch das System. Damit konnten sie es direkt im Einsatz für die aktuellen Veranstaltungen und Projekten sehen.

Die Teammitglieder haben Asana zu schätzen gelernt, als sie eine Zeitleiste für AU Las Vegas 2019 planten. Sie haben sofort erkannt, wie wertvoll Asana sein kann, angefangen bei der reduzierten Anzahl von E-Mails bis hin zur Entlastung bei den manuellen Tätigkeiten.

Schnellere Ergebnisse, weniger Fehler und effizientere Meetings

Heute verwendet das Global Customer Events Team von Autodesk Asana für sein allgemeines Projektmanagement und für die Planung wichtiger Zeitabläufe, damit alle Beteiligten mit den gleichen Informationen arbeiten. Außerdem verwenden sie vergangene Asana-Projekte als Vorlagen für zukünftige Veranstaltungen, wobei sie die Vorlagen entsprechend den gewonnenen Erkenntnissen anpassen und verbessern. Diese Vorlagen beschleunigen die Planung und gewährleisten, dass keine wesentlichen Schritte versäumt werden. Denn selbst kleine Details können eine Veranstaltung zum Scheitern bringen.

Darüber hinaus haben Joël und sein Team ihren Prozess für eingehende Anfragen überarbeitet und ihn mithilfe von Regeln automatisiert. Nun können alle anderen Teams von Autodesk ein Asana-Formular ausfüllen, um eine Anfrage einzureichen, z. B. für eine Live-Übertragung eines Vortrags, die Ausrichtung einer VIP-Veranstaltung oder die Bekanntmachung eines Kurses auf der AU-Website. Durch den Einsatz von Regeln werden die Aufgaben automatisch den richtigen Teamkollegen zugewiesen, benutzerdefinierte Felder festgelegt und das Projekt über Genehmigungen gesteuert, woraufhin die Anfrage zu einem eigenen Asana-Projekt wird.

Dank dieses Zuweisungssystems kann das Team nun fünfmal schneller auf eingehende Anfragen reagieren. Alle Informationen werden an einer Stelle erfasst, drei manuelle Genehmigungsschritte können übersprungen werden und die E-Mail fällt somit vollständig aus dem Anfrageprozess. Außerdem wird dadurch das Risiko für menschliches Versagen verringert, da durch den Einsatz von Regeln gewährleistet ist, dass alle Schritte korrekt ablaufen. Durch zentralisierte Anfragen kann das Team bestimmte Muster und Problembereiche erkennen – wie z. B. den Umfang der benötigten Livestreams – und an die Führungsebene berichten, um die zukünftige Planung zu verbessern. Für die projektübergreifende Überwachung des Fortschritts verwenden sie Portfolios und Projektstatusaktualisierungen.

Durch den Einsatz von Asana für die Koordination ihrer Projekte konnten die Teammitglieder die Anzahl ihrer Koordinierungsmails um 75 % reduzieren. Und nach eigener Einschätzung arbeiten sie jetzt um 50 % effektiver, da alle Informationen, Pläne und Fristen an einer zentralen Stelle erfasst werden. Auch die Zusammenarbeit hat sich erheblich verbessert: Das Team nutzt Asana für seine Meetings, um die Tagesordnungen und Mitschriften zu erfassen und die Aktionspunkte in Echtzeit auf die Beteiligten zu verteilen. Die Verantwortlichkeiten werden jede Woche überprüft, damit die Funktionen und Aufgaben produktiv erörtert werden können und jeder weiß, was auf ihn zukommt.

Mit Asana sind wir nun Meister im Meeting-Management und verzeichnen außerdem eine deutliche Reduzierung des E-Mailverkehrs. ”

Wartungsarbeiten am Uhrwerk – damit bald alles wieder wie geschmiert läuft

Mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie änderte sich die gesamte Eventlandschaft und alle persönlichen Zusammenkünfte wurden auf Eis gelegt. Joël nutzte die kurze Planungspause für die Weiterentwicklung der PMO, wohingegen sich das Global Customer Events Team von Autodesk darauf konzentrierte, seine Effizienz noch weiter zu optimieren. Es entwickelte Prozesse, Arbeitsabläufe und neue Veranstaltungsvorlagen mit Schwerpunkt auf digitalen Veranstaltungen. Auf diese Weise ist Autodesk nun mehr denn je darauf vorbereitet, die Innovationsträger von morgen zusammenzubringen.

Im ersten Jahr einer Veranstaltung erfordert es einigen Aufwand, ein solides Asana-Projekt einzurichten. Aber im nächsten Jahr können Sie die Vorlage einfach duplizieren, die Daten ändern und schon sind Sie startklar. ”